مطابق قانون مالیات های مستقیم، اشخاصی که مکلف به نگهداری دفاترند، باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سال مالیاتی ازطریق اداره ثبت شرکت ها دریافت کنند. در آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم، دفاتر به شکل زیر طبقه بندی شده است:

۱. دفتر روزنامه

۲. دفتر کل

۳. دفتر روزنامه و کل مشترک

۴. دفتر معین

۵. سایر دفاتر

تکالیف مالیاتی صاحبان کسب و کار در خصوص نگهداری دفاتر قانونی

به موجب ماده ۶ آیین نامه یاد شده، وظایف گروه های مختلف مشاغل مشمول مالیات در نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک قانونی که یکی از مباحث مهم آموزش مالیات می باشد، متفاوت است. شرح این تفاوت ها به این قرار است:

الف. صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و همه اشخاص حقوقی؛ باید دفاتر روزنامه، کل و سایر دفاتر را چه دستی و چه ماشینی (مکانیزه یا الکترونیکی)، که متکی به اسناد و مدارک باشد، نگه دارند و نکاتی را رعایت کنند:

1. رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
2. مؤدیانی که دفاترشان دستی است، باید برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی مربوط ثبت شده، استفاده کنند. درصورتیکه این دفاتر ثبت شده در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت نکند، مؤدیان می توانند از دفاتر ثبت شده همان سال استفاده کنند.
3. مؤدیان برای ثبت الکترونیکی (نرمافزاری) رویدادهای مالی شان باید از نرم افزارهای تأییدشده که با ویژگی ها و معیارها و ضوابط اعلام شده سازمان منطبق باشد، استفاده کنند. سازمان موظف است ویژگی ها و معیارها و ضوابط لازم برای این قبیل نرم افزارها را به صورت عمومی اعلام کند.
   • استفاده از نرمافزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجراشدن اصلاحیه قانون (۰۱/۰۱/۱۳۹۵) مجاز است. استفاده از این نرم افزارها بعد از این مهلت، منوط به این است که نرم افزار با ویژگی ها و معیارها و ضوابط اعلام شده سازمان مطابقت کند.
   • مؤدیان مکلفاند تا قبل از مطابقت نرم افزاری که به کار می برند، با ویژگی ها و معیارها و ضوابط اعلام شده، حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت کنند و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل نمایند.
   • در اجرای این بند، سازمان میتواند برای بررسی وظایف محول شده، از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده کند.

محاسبان به عنوان یکی از برجسته ترین موسسه های ارائه دهنده خدمات مشاوره مالیاتی در ایران و با به خدمت گرفتن با تجربه ترین و خبره ترین حسابداران، وکلا و مشاوران مالیاتی آماده ارائه مشاوره مالیاتی به بنگاه های اقتصادی و صاحبان کسب و کارها می باشد.

4. نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت تمام عملیات ها یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
5. اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی مربوط، درصورتی که احراز شود، خللی به اعتبار دفاتر وارد نمی کند.
6. نوشتن دفاتر قانونی با وسایلی که به آسانی پاک می شود، ممنوع است.
7. دفاتر و اسناد حسابداری باید براساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی نوشته شود.
8. درصورتی که دفاتر موضوع این آیین نامه در دست مقامات قضایی یا دیگر مراجع قانونی باشد یا اینکه به هر دلیلی که خارج از اختیار مؤدی است، دفتر در دسترس او نباشد، مؤدی می تواند حداکثر تا دو ماه دفاتر جدیدی تهیه کند و عملیات دفاتر قبلی را به دفاتر جدید منتقل نماید. در این مدت، تأخیر در نوشتن دفاتر جدید به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
9. برای اشخاص حقوقی جدید، تأخیر در نوشتن دفاتر از تاریخ ثبت شخص حقوقی و برای بقیه اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز است.
10. اشخاصی که شعبه یا شعبه هایی دارند، موظف اند باتوجه به روش های حسابداری به کاررفته، خلاصه عملیات شعبه یا شعبه های خود را درصورتی که دفاتر ثبت شده داشته باشند، لااقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حساب ها) در دفاتر مرکز ثبت کنند و اگر شعبه ها دفاتر ثبت شده نداشته باشند، خلاصه عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
11. ثبت دفاتر در طول سال مالی مجاز است؛ مشروط به اینکه تا تاریخ ثبت، هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد.
12. ارائه دفاتر سفید و نانوشته در حکم ارائه نکردن دفاتراست.
13. مؤدیان باید دفاتر و اسناد و مدارک لازم را نگهداری کنند و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی، ارائه نمایند. اطلاعات دفاتر و اسناد و مدارک ماشینی باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید یا ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.

ب. صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند، مکلف اند برای هر سال مالیاتی، اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هریک از رویدادهای مالی، نگه دارند و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه تنظیم کنند؛ اسناد و مدارکی از قبیل اسناد خرید و فروش کالا یا ارائه خدمات.

پ. صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند، باید برای هر سال مالیاتی، اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را نگه دارند و خلاصه درآمد و هزینه خود را به صورت سالانه تنظیم کنند.

ت. مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه یا الکترونیکی) ثبت و نگهداری می کنند (به استثنای مؤدیان گروه اول)، لازم نیست دفاتر را به صورت دستی ارائه کنند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

همچنین به موجب ماده ۷ آیین نامه ماده ۹۵ قانون مالیات ها، صاحبان مشاغلی که سامانه صندوق فروش (صندوق مکانیزه فروش) را نصب می کنند و به کار می برند، اگر آیین نامه اجرایی موضوع تبصره ۲ ماده ۱۶۹ قانون مالیات ها را رعایت کنند، از نگهداری و ارائه دفاتری که در این آیین نامه به آن اشاره شده، معاف اند.