101 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار (6)

در مطالب پیشین به 33 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار اشاره کردیم و حال به ادامه آنها می پردازیم.

34-از سیستم سنگ بزرگ پیروی کنید

استفان کوی در کتاب مطرح خود با نام هفت عادت مردمان موثر از اصل سنگ بزرگ سخن به میان آورده است. درواقع وی کارها و مسئولیت های اصلی افراد را به عنوان سنگ های بزرگی تلقی می کند که ظرف شما را در ظاهر پر خواهد کرد. با این حال پس از نگاهی دقیق به این نکته پی خواهید برد که هنوز هم شکاف هایی موجود است که باعث می شود تا شما بتوانید مواردی کوچک تر نظیر شن و ماسه را به ظرف خود که نمادی از محدوده زمانی در اختیار شما است، پر کنید. به همین خاطر اگرچه وظایف اصلی در ظاهر تمام وقت شما را خواهد گرفت، با این حال هنگامی که بر روی فعالیت های خود دقیق شوید، زمان های مناسبی را برای انجام کارهای کوچک تر پیدا خواهید کرد.

35-ممنوعیت هایی برای برگزاری جلسات داشته باشید

شرکت های بزرگی به مانند فیس بوک در برگزاری جلسات خود یک قانون مهم را دارند و آن این است که برای حداقل یک روز در هفته خود، ممنوعیت برگزاری هرگونه جلسه ای را قرار می دهند. علت این امر به این خاطر است که بسیاری از جلسات ضرورت چندانی را نداشته و به نوعی به عادت کاری تبدیل شده است. به همین خاطر این ممنوعیت می تواند برای شما و تمام تیم شرکت زمان بیشتری را ذخیره کند.

مطلب مرتبط: 101 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار (4)

36-لیستی از کارهای انجام شده ایجاد کنید

در موارد گذشته عنوان شد که باید برنامه ای برای اقداماتی که قصد انجام آن را دارید، داشته باشید. با این حال این برنامه به تنهایی کافی نبوده و لازم است تا اقدامات انجام شده را نیز به صورت یک لیست درآورید. این امر به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید عملکرد هفتگی، ماهانه و حتی سالانه خود را با یکدیگر مقایسه کرده و از پیشرفت خود اطمینان حاصل کنید. تحت این شرایط از انجام مجدد و یا فراموشی اقدامات، به صورت جدی جلوگیری خواهد شد.

37-در روزهای تعطیل به استخدام افراد بپردازید

بدون شک استخدام افراد زمانی را از شما و یا افراد خاصی از شرکت که برای این کار انتخاب شده اند، اشغال خواهد کرد. همچنین افراد استخدام شده نیز عملا یک روز کاری را از دست خواهند داد. به همین خاطر توصیه می شود تا مصاحبه خود را در روز تعطیل هفته انجام داده و امکان شروع فعالیت از فردای آن روز را برای فرد و یا افراد تازه کار شرکت، مهیا سازید.

38-به محیط شرکت توجه کنید

نوع چیدمان، طراحی و یا حتی استفاده از رنگ ها در عملکرد افراد تاثیر بسزایی را خواهد داشت. این امر از جمله حقایقی است که امروزه علم روان شناسی به آن رسیده است. به همین خاطر نیز لازم است تا محیط شرکت را با توجه به این حقایق روان شناسانه، هماهنگ سازید. برای مثال استفاده از رنگ آبی می تواند به کسب آرامش بیشتر افراد و دور شدن آنها از استرس کمک کند. بدون شک هنگامی که کارمندان از وضعیت بهتری برخوردار باشند، روند انجام اقدامات نیز سرعت بیشتری را تجربه خواهد کرد.

39-سیستم هشدار پیام های خود را غیرفعال سازید

بدون شک هنگامی که بر روی انجام فعالیتی تمرکز کرده اید، نوتیفیکیشن شبکه های اجتماعی، ایمیل و یا حتی پیامک می تواند به مشکلی برای شما تبدیل شود. برای جلوگیری از آن توصیه می شود تا قبل از شروع کارهای خود، سیستم هشدار پیام ها را غیرفعال سازید.

40-برای کاهش وقفه های موجود برنامه ریزی کنید

هر فردی در طول روز با انواع وقفه ها در انجام کارهای خود مواجه خواهد شد. اگرچه برخی از آنها غیرقابل اجتناب است، با این حال با یک برنامه ریزی درست، می توانید مقدار آن را کاهش دهید. با این اقدام از زمان بیشتری که در اختیار قرار خواهد گرفت، متعجب خواهید شد.

41-محدودیت های ذهنی خود را کنار بگذارید

در صورتی که تصور می کنید برای انجام فعالیتی به یک ساعت زمان نیاز دارید، آن را به 40دقیقه کاهش دهید. این امر باعث خواهد شد تا شما مجبور به انجام سریع تر کارهای خود باشید و محدودیت ذهنی خود در این زمینه را نابود سازید.

مطلب مرتبط: 101 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار (3)

42-یک لیست برای فعالیت های به تعویق افتاده خود تهیه کنید

در بهترین حالت ممکن نیز شما کارهای عقب افتاده ای را خواهید داشت. اگرچه این امر ابدا بد نیست، با این حال در صورتی که برای انجام آنها برنامه ای نداشته باشید، بدون شک با مشکلاتی مواجه خواهید شد. به همین خاطر ضروری است تا فهرستی برای زمان و ترتیب انجام هر یک از آنها تهیه کنید.

ادامه دارد ...