مدیریت کارآمد وقفه های بین کار

کار کردن باید با وقفه های چند دقیقه ای همراه باشد، کار بی وقفه، مغز را خسته می کند، میزان بهره وری را کاهش می دهد و به زمان بیشتری نیاز دارد.

تحقیقات نشان داده است آنتراکت (وقفه کوتاهی که در مدت انجام یک کار بلند و طولانی ایجاد می شود) برای انسان مفید است. این وقفه ها تمرکز را افزایش داده و بهره وری را بالا می برند اما معمولا مدیریت صحیحی روی آنها انجام نمی شود. اغلب افراد غرق در کار فراموش می کنند به خودشان استراحت دهند. همچنین گاهی اوقات لیست های کاری به اندازه ای شلوغ هستند که فرد باید بی وقفه کار کند تا پروژه خود را به موقع تحویل دهد. درصورتی که کار بی وقفه تاثیری در افزایش سرعت ندارد و حتی بهره وری را پایین می آورد.

وقفه های کوتاه کمک می کنند کارها با سرعت بیشتری انجام شوند. اگر بین کارهای خود وقفه های کوتاه دارید اما تفاوتی در بهره وری احساس نمی کنید احتمالا این کار را به درستی انجام نمی دهید. هنگام آنتراکت یا وقفه باید به طور کامل از کار فاصله گرفت. به عنوان مثال هنگامی که ناهار می خورید همزمان ایمیل هایتان را چک نکنید. وقفه ها زمانی جواب می دهند که فرد از نظر ذهنی به طور کامل از کار فاصله بگیرد.

مطلب مرتبط:اقدامات ضروری در راستای مدیریت کارآمد

فردی که از آنتراکت باز می گردد تمرکز بیشتری دارد، خلاق تر است و ایده های جالب تری دارد. این فرد دیگر نیازی به چک کردن ایمیل یا شبکه های اجتماعی ندارد و برای ادامه کار با انگیزه است. اما چگونه می توان استفاده ی مفیدتری از وقفه ها داشت؟ در ادامه ی این مقاله به معرفی روش هایی برای مدیریت بهتر آن ها می پردازیم.

وقفه های ۵ تا ۱۵ دقیقه ای

تمام فعالیت های فیزیکی تأثیر بالایی روی افزایش بهره وری، تمرکز و خلاقیت دارند. به عنوان مثال از جایتان بلند شوید، از پله ها بالا و پایین بروید، از ساختمان بیرون بروید و حرکات ورزشی ساده انجام دهید. مهم نیست چه حرکتی انجام می دهید مهم این است که حرکات فیزیکی خون را در بدن حرکت داده و احساس شادابی را افزایش می دهند. یک آنتراکت پنج دقیقه ای اگر با حرکات مناسب همراه باشد تأثیر آن از آنتراکت ۳۰ دقیقه ای بیشتر است.

گاهی اوقات مفیدترین کار هنگام استراحت این است که هیچ کاری انجام ندهید. به جای مرور لیست انجام کار تمرینات ذهن آگاهی انجام دهید یا چند نفس عمیق بکشید. این تمرین ها انرژی مغز را افزایش می دهند و انجام آن ها می تواند بین دو تا ۲۰ دقیقه طول بکشد.

اگر پنجره ای دارید که رو به منظره ی سر سبز باز می شود هر از گاهی به بیرون خیره شوید و از تماشای منظره لذت ببرید. تحقیقات نشان داده اند تماشای مناظر طبیعی منجر به عملکرد بهتر تمرکز می شوند.

وقفه های ۳۰ دقیقه ای

اگر برای وقفه خود ۳۰ دقیقه زمان در نظر گرفته اید، پیاده روی سریع، بهترین پیشنهاد است. پشت میز نشستن برای ساعت های متوالی میزان انرژی را به شدت کاهش می دهد. اگر هوا بارانی یا سرد است چند بار از پله ها بالا و پایین بروید، در محوطه ی پارکینگ قدم بزنید یا در اطراف ساختمان پیاده روی کنید.

گاهی اوقات تمیز یا مرتب کردن محیط کار بهترین وقفه است. شلوغی و نامرتب بودن رابطه ی مستقیمی با استرس دارد. نامرتب بودن این ذهنیت را در خودتان و دیگران ایجاد می کند که هیچ کنترلی روی اوضاع اطراف خود ندارید. همچنین ممکن است بین این شلوغی ها مدرکی که مدت ها دنبالش بوده اید را پیدا کنید. به طور کلی مرتب بودن محیط کار روی روحیه تأثیر می گذارد و میزان استرس را کاهش می دهد. صحبت کردن با سایر همکاران نیز ایده ی خوبی برای آنتراکت است. با دوستان خود تماس بگیرید یا با همکارتان مدتی در مورد هر موضوعی به جز کار صحبت کنید.

وقفه های ۶۰ دقیقه ای

اگر می خواهید ۶۰ دقیقه استراحت کنید حتما از محیط کار خارج شوید. با دوست یا همکارتان بیرون از محل کار ناهار یا قهوه بخورید. صحبت کردن با همکاران نه تنها برای بهبود روابط خوب است بلکه میزان استرس را نیز کاهش می دهد.

مطلب مرتبط:استراحت صبحگاهی برای بهره‌وری بیشتر

اگر ذهنتان شلوغ است و به موضوعات مختلف فکر می کنید، آن ها را روی کاغذ یادداشت کنید تا هم ذهنتان از آشفتگی خارج شود و هم راحت تر بتوانید روی آن ها فکر کنید. اگر پروژه ی بزرگی دارید، همه ی مراحل را روی کاغذ یادداشت کرده و سازمان دهی کنید. مغزی که افکار مختلف داشته باشد زود خسته شده و متمرکز نمی شود.

کتاب خواندن نیز ایده ی خوبی است. به چشمتان استراحت دهید و کتاب کاغذی مطالعه کنید. گاهی اوقات مطالعه ی یک داستان بیشتر از گوش دادن به موسیقی، قدم زدن یا قهوه خوردن استرس را کم می کند. مطالعه، ضربان قلب را کاهش می دهد، تنش ماهیچه ها را کم می کند و با کاهش نگرانی ها به ریلکس شدن بدن کمک می کند.