افزایش حجم کاری

 پرسش: مدیر یک موسسه هستم و به دلیل توسعه کارها در‌حال‌حاضر حجم کاری من بسیار افزایش یافته است، به طوری‌که شب‌ها تا دیروقت مجبورم سرکار باشم. در ضمن تصور می‌کنم به همین دلیل کارهایم به خوبی پیش نمی‌روند، چه توصیه‌ای برای بنده دارید؟

 پاسخ کارشناس: کار زیاد یکی از معضلات گریبانگیر مدیران است. کتاب‌های زیادی در این زمینه نوشته شده و در آن به طور مفصل برای کاهش این فشار راهکار ارائه شده است. پیشنهاد نخست ما این است که یکی از این کتاب‌ها را تهیه و مطالعه کنید، اما به طور خلاصه چند راهکار به شما پیشنهاد می‌کنیم:

1) یک تلفن‌همراه هوشمند تهیه کنید که امکان نوشتن روی آن با قلم وجود داشته باشد. هر نکته‌ای را که در طول روز با آن برخورد می‌کنید بلافاصله یادداشت کنید. در محل‌ کار، در جلسه، در منزل، در ماشین و.... هرگز در نوشتن تعلل نداشته باشید و حتی آن را به چند ثانیه بعد هم موکول نکنید. با همین کار ساده مطمئن باشید فشار زیادی از روی دوش شما برداشته می‌شود و کارایی شما چند برابر خواهد شد. انجام هیچ کاری فراموش نخواهد شد.

2) هر روز صبح براساس یادداشت‌هایی که دارید و سایر مستندات برای کار روزانه خود برنامه‌ریزی کنید و این برنامه را بنویسید و برای آن وقت انجام تعیین کنید.

3) کلیه کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و کارهایی را که توسط دیگران باید انجام شود، ولی نیاز به تأییدش دارد در اولویت قرار دهید. به این ترتیب کسی برای انجام کار خودش معطل شما نخواهد بود و کارها بهتر پیش خواهد رفت.

4) برنامه خود را مرور کنید. مطمئن باشید در آنها می‌توانید کارهایی را بیابید که توسط دیگران قابل انجام هستند. انجام آنها را به بقیه واگذار کنید.

5) اگر کاری تکرار می‌شود و وقت زیادی از شما می‌گیرد و کسی هم در شرکت شما وجود ندارد که آن را انجام دهد، وقت آن است که کسی را برای انجام آن استخدام کنید.