تاثیر فضای دفتر کار بر خلاقیت کارکنان شرکت

آخرین دفتر کار ما یک مکان رویایی بود که در طبقات فوقانی یکی از گران ترین و لوکس ترین ساختمان های شهر قرار داشت. شرکت چشم اندازی فوق العاده رو به پارک داشت و در مکانی ساکت و در عین حال با دسترسی خوب واقع شده بود.

با این حال یک جای کار میلنگید. شرکت ما، یک شرکت پژوهشی که گزارش هایی را در زمینه استعداد سلبریتی ها تهیه می کند، به روزمرگی افتاده بود و هیچ اثری از خلاقیت در آن دیده نمی شد. اگر می خواهید بدانید که چطور دوباره خلاقیت را به شرکت برگرداندیم، با ما همراه باشید.

1ـ تصور نکنید که نقشه ای با فضای باز مشکلات را حل خواهد کرد

دفتر قبلی ما دسترسی مستقیم به بالابر داشت و بالابر مستقیماً وارد اتاق اصلی بسیار بزرگی می شد که سقف 5 متری گچکاری شده و شومینه مرمری جلوه باشکوهی به آن می داد. ما فضا را کاملاً باز گذاشته بودیم و تمام گروه در یک اتاق کار می کردند، به این امید که جمع شدن در کنار یکدیگر خلاقیت و ارتباط گروهی را بالاتر ببرد.

اما به نظر می رسید که کار کردن گروهی در کنار یکدیگر در فضای باز تاثیر عکس داشته و موفقیت و خلاقیت کلی کاهش یافته است.

مطلب مرتبط: ۱۰ روش برای تقویت خلاقیت در کسب و کار

نیمی از گروه ما را بازاریابان محصول و دانشمندان داده تشکیل می دادند و نیم دیگر را بازاریابان و فروشندگان شلوغ و پرسروصدا تشکیل می دادند؛ همانطور که می توانید حدس بزنید، این دو گروه هیچ تناسبی با هم نداشتند. از آنجایی که همه در یک فضای محدود کنار یکدیگر کار می کردند، تفاوت های شخصیتی تقویت شده بود. زمانی که گروه تکنیکال به سکوت و آرامش نیاز داشت، گروه فروش مشغول تماس های سرد و بحث های پرسروصدا درباره آخرین معامله پرسودشان بودند.

به قول یکی از کارشناسان املاک دامنه نوسان پاندول افکار در این جمع نامتجانس بیش از حد زیاد بود. هرچند استفاده از اتاق های کار مجزا همواره ضروری نیست، اما در اختیار گذاشتن فضایی خصوصی برای در آرامش فکر کردن و تجدید قوا کردن الزامی است.

مشخص شد که کارکنان درونگرا و برونگرا، هر دو به فضای آرام و ساکتی برای فکر و تامل نیاز دارند. وضعیت اعضای برونگراتر گروه در پایان روز دیدنی بود، برقراری تمام آن تماس های تلفنی پرهیجان انرژی شان را تحلیل برده بود و واقعاً به قدری آرامش نیاز داشتند؛ حال آن که در طرف دیگر کارکنان درونگرا 75درصد روز را در خودشان فرو رفته بودند.

در ابتدا تصمیم داشتم که این فضای باز بزرگ را به چند ناحیه مجزای کوچکتر تقسیم کنم، اما در نهایت به این طرح رسیدم که یک اتاق اصلی بزرگ در جلو قرار داشته باشد، یک اتاق کوچک در وسط و یک سالن گردهمایی برای تماس های فروش در عقب قرار بگیرد. در آن زمان به نظر می رسید که فضاهای مجزا به اندازه کافی در این تقسیم بندی وجود دارد.

اما در اشتباه بودم. به مرور زمان متوجه شدم که کارکنان هنوز آن فضای آرامی را که به آن نیاز دارند، در اختیار ندارند، بنابراین من و شریکم محل جدیدی را سه ماه قبل از اتمام قرارداد محل قبلی اجاره کردیم. پرداختن اجاره دو محل در آن سه ماه واقعاً سنگین و ناراحت کننده بود، اما ارزش سرمایه گذاری را داشت.

2ـ اجازه بدهید کارکنان خودشان عکس ها و وسایل تزیینی محل کارشان را انتخاب کنند

نخستین کاری که بعد از نقل مکان به دفتر جدید انجام دادیم، این بود که به کارکنان اجازه دادیم، خودشان عکس ها، وسایل تزیینی و مبلمان دفتر جدید را انتخاب کنند.

قبل از جابه جایی نمی دانستم که زیبایی شرکت نمود مهمی از برند شخصی شرکت است. مدیر پروژه مبلمان را انتخاب کرد. طراح اصلی مان خواست که از یکی از دوستان دوران دبیرستانش کمک بگیریم که چهره افراد مشهور را نقاشی می کرد. مدیر بخش روابط عمومی از من خواهش کرد که پرتره هایی را که یکی از سرمایه گذاران مان، یک هنرمند بااستعداد، با مداد از چهره افراد مشهور کشیده بود، از خانه با دفتر منتقل کنم. از آنجایی که بخشی از پژوهش های شرکت معطوف به بررسی وضعیت سلبریتی ها است، تزیین دفتر با این تصاویر کاملاً منطقی به نظر می رسید. به زودی مجموعه کوچکی از آثار هنری در دفتر جمع شد که به خوبی نمایانگر برند شرکت است.

در گذشته برای شرکت هایی کار کرده ام که مدیران آن تمام تزیینات و تابلوها را انتخاب می کردند و یادم می آید که با خودم فکر می کردم: «من هم تمام روز اینجا هستم. چرا از من نمی خواهید که برای دکوراسیون دفتر نظر بدهم؟» تصمیم گیری درباره دکوراسیون و تزیینات شرکت یک تصمیم جمعی است که تمام کارکنان، حتی جدیدترین آنها در این باره حق اظهارنظر دارند.

3ـ جلسات ماهانه توفان فکری را فراموش نکنید

بعد از آن که اعضای گروه جاگیر شدند، تصمیم گرفتیم که جلسات توفان فکری را به طور منظم با حضور تمام اعضا برگزار کنیم؛ برای مثال درباره رو ش های جذب سرنخ ها یا مشتریان احتمالی معتبرتر، راهکارهای حضور پررنگ تر در رسانه ها یا روش های ایجاد اشتیاق در مشتریان احتمالی با هم صحبت کردیم و تمام گروه نظرات شان را بیان کردند. این جلسات توفان فکری واقعاً موثر و راهگشا بوده اند؛ میزان جذب سرنخ های فروش معتبر ظرف 90 روز گذشته سه برابر بیشتر از دوره های سه ماهه قبلی شده و راهکارهای ارائه شده برای جلب توجه خبرنگاران و مشتریان نیز تاثیر قابل توجهی داشته است.

البته چند نفر از کارکنان صادقانه گفتند که از بیان نظرات خود در جمع خجالت می کشند؛ به همین دلیل به آنها پیشنهاد کردم که این جلسات توفان فکری را با یکی از همکاران شان انجام دهند. به این ترتیب مطمئن شدم که تمام گروه در تصمیم گیری های مهم شرکت نقش دارند.

مطلب مرتبط: اصول طراحی داخلی محیط کار

داستان کذب دیگری درباره اداره کسب و کار وجود دارد که باید آن را فراموش کنید؛ این ادعا که خلاقیت اجباری کارآمد نیست، کاملاً بی پایه و اساس است. اگر فضای مناسب را ایجاد کنید و رهبری باشید که باور داشته باشد خلاقیت عامل موفقیت است، آنگاه جلسات منظم توفان فکری کاملاً موثر خواهد بود و می توانید خلاقیت را در تمام امور شرکت تزریق کنید.

اگر در مقام یک رهبر کسب و کار بتوانید، بسیاری از این داستان های بیهوده ای را که بر تصمیم گیری های تان درباره فضای دفتر کار تاثیر می گذارند، از ذهن تان پاک کنید، می توانید محیطی فراگیر را خلق کنید که خلاقیت را به گونه ای غیرقابل تصور و بی سابقه پرورش دهد.