چگونه تقویم کاری اعضای شرکت را طراحی کنیم؟

مدیریت برنامه کاری اعضای شرکت کار ساده ای نیست. اینکه کارکنان یک شرکت در چه روزها و ساعت هایی باید در شرکت حضور داشته باشند، مسئله ساده ای به نظر می رسد. با این حال در طول دو سال اخیر بروز مشکلات متعدد در زمینه حضور کارمندان در محل کار مشکلات ناشی از برنامه ریزی کاری شان را به شدت افزایش داده است. اگر شما هم در عرصه کسب و کار با مشکلات زیادی برای برنامه ریزی ساعت های کاری کارمندان تان رو به رو هستید، این مقاله کاربرد فراوانی برای شما خواهد داشت.

امروزه بسیاری از برندها به طور پاره وقت یا در روزهای خاصی از کارمندان شان استفاده می کنند. معنای این امر عدم نیاز بسیاری از برندها به نیروی تمام وقت است. از سوی دیگر کارمندان نیز در چنین شرایطی برای چند شرکت به طور همزمان کار می کنند. با این حساب تهیه یک برنامه کاری واحد برای تمام اعضای شرکت امری غیرممکن به نظر می رسد. شما در این میان باید به جای برنامه های رایج اقدام به شخصی سازی تقویم کاری هر کدام از کارمندان نمایید، در غیر این صورت خیلی زود در برندتان با انواع مشکلات رو به رو خواهید شد. 

اگر شما هم در کسب و کارتان راهکارهای تازه ای برای برنامه ریزی ساعت ها و زمان کاری کارمندان نیاز دارید، ما در این مقاله برخی از تکنیک های اساسی و حرفه ای را مورد ارزیابی قرار خواهیم داد. این امر به شما برای تاثیرگذاری بهینه بر روی روند کاری اعضای شرکت و بهبود موقعیت برندتان در بازار کمک خواهد کرد. در ادامه برخی از مهمترین نکات در این راستا را مورد ارزیابی دقیق قرار خواهیم داد. 

مطلب مرتبط: کار با تقویم به سبک حرفه ای ها

تعریف نیازهای برنامه ریزی

شما برای برنامه ریزی دقیق زمان کار کارمندان تان باید اول از همه یک تعریف دقیق از سطح نیازتان در این حوزه داشته باشید. به راستی چرا شما در تلاش برای تغییر ساعت های عادی کاری و شخصی سازی اش برای هر کدام از اعضای شرکت هستید؟ این سوال اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری حرفه ای بر روی کارمندان دارد. اگر شما توانایی پاسخگویی دقیق به این پرسش را نداشته باشید، شانس تان برای جلب نظر کارمندان به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد. 

همانطور که در بخش ابتدایی این مقاله مورد بررسی قرار گرفت، شیوع ویروس کرونا یکی از دلایل اصلی برای تغییر ساعت های کاری در شرکت ها بوده است. این امر به طور ویژه ای در فرآیند دورکاری مورد توجه قرار می گیرد. با این حساب شما برای بازگشایی دوباره دفتر برندتان نیاز به تعیین زمان های مشخص برای هر کدام از گروه های کاری به منظور حضور در دفتر اصلی و ادامه فعالیت به طور حضوری را خواهید داشت. در کنار این موضوع، همکاری با کارمندان پاره وقت نیز مسئله مهم دیگری محسوب می شود. بدون تردید همکاری با افراد موردنظر از لحاظ ساعت کاری بسیار متفاوت از آنچه اغلب مردم در ذهن دارند، خواهد بود. بنابراین شما باید همیشه ایده های تان برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را به خوبی مدیریت کرده و در زمینه تنظیم ساعت های کاری چنین کارمندانی نهایت توجه را به خرج دهید. این امر به تنهایی می تواند دلیل خوبی برای برنامه ریزی به منظور شروع فرآیند تنظیم ساعت کسب و کار باشد. 

گاهی اوقات برخی از تیم های کاری در روزها و ساعت های خاصی عملکرد بهتری از خودشان نشان می دهند. این امر درباره برخی از شرکت های بزرگ که ساعت های کاری به شدت انعطاف پذیری دارند، مصداق پیدا می کند. با این حساب شما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نیاز به جلب تعامل مشتریان خواهید داشت. توصیه ما در این بخش تلاش برای استفاده از شیوه های مرتبط با ساعت های کاری منعطف است، در غیر این صورت شاید شما امکان استفاده از تمام ظرفیت کاری تیم های کاری شرکت را پیدا نکنید. این امر در نهایت میزان فروش و تاثیرگذاری بر روی مشتریان را به شدت تحت تاثیر قرار داده و اوضاع برندتان در بازار را به طور قابل ملاحظه ای وخیم خواهد کرد. 

ارزیابی سطح کارمندان و میزان در دسترس بودن شان

میزان در دسترس بودن کارمندان شرکت اهمیت بسیار زیادی دارد. شما برای برنامه ریزی درباره روزها و ساعت های کاری هر کدام از تیم ها باید به برنامه شخصی آنها نیز توجه نشان دهید، در غیر این صورت برنامه های شما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به شدت با مشکل رو به رو خواهد شد. 

بسیاری از مدیران شرکت ها بدون هماهنگی با کارمندان اقدام به ارزیابی سطح کاری شان خواهند کرد. این امر می تواند مشکلات بسیار زیادی برای کارایی برنامه موردنظر به همراه داشته باشد. بسیاری از کارشناس های کسب و کار در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف فقط به فکر نیازهای برندشان هستند. این امر در بلندمدت توانایی یک کسب و کار برای تعامل مناسب با کارمندان را از بین می برند. شاید حتی در این میان شما با مشکل ریزش شدید مشتریان نیز مواجه شوید. درست به همین خاطر باید همیشه در ابتدای مسیر به دنبال تاثیرگذاری حرفه ای بر روی کارمندان تان و تدوین برنامه کاری شان با مشورت و ارتباط نزدیک باشید، در غیر این صورت شاید مشکلات تان به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کند. 

یادتان باشد در زمینه برنامه ریزی برای ساعت ها و روزهای کاری باید به توانمندی کلی شرکت نیز توجه نشان دهید. آیا از نظر فنی شما امکان میزبانی از کارمندان در تمام روزهای هفته و ساعت های گوناگون را دارید؟ اگر چنین امکانی برای شما فراهم نباشد، مشکلات تان به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. این امر می تواند دردسرهای زیادی برای برندتان به همراه داشته باشد. بنابراین شما باید توجه تان به طور حرفه ای به این موضوع جلب شود. توصیه ما در این بخش توجه به میزان توانمندی برند برای میزبانی از کارمندان در ساعت های مختلف و سپس تصمیم گیری درباره استفاده از شیوه های گوناگون است. فقط در این صورت شما شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و بهبود عملکرد کلی شرکت خواهید داشت. 

مطلب مرتبط: دروغی به نام برنامه کاری مداوم

استفاده از الگوی کاری فشرده

گاهی اوقات کارمندان یک بخش از شرکت به جای ساعت های کاری انعطاف پذیر مایل به انجام تمام مسئولیت شان در یک بازه زمانی فشرده و سپس استفاده از فرصت استراحت یا حتی همکاری با دیگر برندها هستند. در این صورت شما به جای اینکه زمان کاری تیم موردنظر را در طول هفته پراکنده کنید، باید چند روز پشت سر هم را به طور فشرده برای حضورشان در شرکت اختصاص دهید. بدون تردید این امر بسیار عجیب به نظر می رسد، اما اگر به درستی از سوی کسب و کار شما دنبال شود، تاثیرگذاری بسیار زیادی برای مشتریان به همراه خواهد داشت. یادتان باشد کارمندان در صورت فعالیت به طور مطلوب شان همیشه کیفیت کاری بالاتری از خود نشان می دهند. این امر باید به طور مداوم مورد توجه شما قرار داشته باشد، در غیر این صورت شاید هرگز فرصتی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف پیدا نکنید. 

بی شک اغلب تیم های کاری در طول هفته بین یک تا دو روز تعطیلات دارند. حالا اگر در این میان برخی از کارمندان مایل به استفاده از سه روز تعطیلات هستند، شما نباید خیلی به خودتان زحمت دهید. راهکار شما در چنین موقعیت هایی تلاش برای استفاده از زمان بندی فشرده کاری است. این امر هم رضایت شما به عنوان صاحب یک کسب و کار را در پی دارد، هم برای کارمندان لذت بخش خواهد بود. بنابراین شما باید همیشه به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان به بهترین شکل ممکن باشید، در غیر این صورت مشکلات تان برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان به طور مداوم ادامه پیدا خواهد کرد. 

برخی از کارآفرینان فکر می کنند هرچه کارمندان حضور بیشتری در شرکت داشته باشند، میزان بهره وری شان افزایش پیدا خواهد کرد. این فرض هر پایه و اساسی که داشته باشد، از نظر علمی درست نیست. شاید کارمندان را به اجبار در شرکت نگه دارید، اما بدون تردید در صورتی که رضایت آنها در این شیوه کاری تامین نشود، خبری از کارایی بالاتر نخواهد بود. درست به همین خاطر شما باید به طور مداوم در تلاش برای همفکری با کارمندان تان برای پیدا کردن بهترین ساعت های کاری باشید، در غیر این صورت شاید هرگز فرصتی برای توسعه کسب و کار و تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان پیدا نکنید. 

نکته مهم در این میان ایجاد تعادل میان خواسته ‏های شما به عنوان صاحب کسب و کار و انتظارات کارمندان است. بدون تردید شما توانایی پاسخگویی به تمام مشکلات کارمندان تان را ندارید. به همین خاطر باید در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی آنها به شیوه گفت وگو محور باشید. این امر می تواند شرایط شما را به طور قابل ملاحظه ای توسعه داده و برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان شرایط ویژه ای را ایجاد نماید. در نهایت شما باید راهکار میانه ای برای انتخاب ساعت های کاری و روزهای فعالیت کارمندان در شرکت انتخاب نمایید. بی تردید ایده هایی نظیر کار یک ساعت در روز یا حتی حضور کارمندان برای دو روز در هفته قابل بحث نیست. اما به عنوان مثال، تعطیلی سه روز در هفته می تواند ایده قابل مذاکره ای باشد. بنابراین شما باید در زمینه همفکری با کارمندان تان چنین ایده هایی را مد نظر قرار دهید، در غیر غیر این صورت شرایط‎تان به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد. 

استفاده از نیروی کار آماده برای شیفت های اضافه

بی تردید در شرکت گاهی اوقات افرادی مایل به اضافه کاری هستند. این امر می تواند نیروی کار بیشتری در اختیار شما قرار داده و تکلیف کارهای عقب افتاده را در مدت زمانی کوتاه مشخص سازد. بسیاری از برندها برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب شان به طور مداوم به دنبال استفاده از تمام ظرفیت نیروی کار هستند. این امر گاهی اوقات حالت اجبار به اضافه کاری در شرکت را پیدا می کند. بدون تردید چنین امری تاثیرات منفی بسیار زیادی بر روی کسب و کار شما به همراه خواهد داشت. درست به همین خاطر شما باید از همان ابتدای امر به دنبال استفاده از فرصت های کاری تان به بهترین شکل ممکن باشید. این امر شامل ارائه درخواست عمومی برای یافتن کارمندانی در شرکت که علاقه مند به اضافه کاری هستند، خواهد بود. 

وقتی بعضی از کارمندان شرکت به طور داوطلبانه مایل به اضافه کاری باشند، شما هیچ مشکلی برای تاثیرگذاری بر روی این دسته از افراد نخواهید داشت. یادتان باشد در این صورت شما امکان بهره گیری از بازده کاری بالای کارمندان تان را پیدا می کنید. چنین امری می تواند برای شما مزایای بسیار زیادی به همراه داشته باشد. این امر در شرایط کنونی برای برندتان بسیار مهم تلقی می شود. 

یکی دیگر از نکاتی که باید مد نظر شما در رابطه با اضافه کاری قرار گیرد، مربوط به افزایش کیفیت کاری برخی از کارمندان در صورت استفاده از ساعت های کاری طولانی تر است. معنای این امر امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف از سوی کارمندان در صورت بهره گیری از شیفت های طولانی خواهد بود. با این حساب شما باید به طور مداوم در تلاش برای شناسایی کارمندان علاقه مند به کار طولانی تر و تلاش برای همکاری با آنها به طور حرفه ای باشید، در غیر این صورت یکی از فرصت های طلایی برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان تان را از دست خواهید داد. 

مطلب مرتبط: بهترین برنامه ریزی برای سال 2022

پیروی از مقررات محلی 

برخی از بازارهای محلی دارای مقررات خاصی در زمینه فعالیت شرکت ها هستند. شما در این صورت باید به طور کامل از مقررات موردنظر پیروی نمایید، در غیر این صورت مشکلات تان برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. این امر حتی گاهی اوقات شامل انتظارات ویژه مشتریان در یک بازار نیز می شود. به همین خاطر شما باید فعالیت بهینه ای در این راستا از خودتان نشان دهید، در غیر این صورت شاید فرآیند تاثیرگذاری بر روی مشتریان برای شما به شدت دشوار و سخت شود. 

امروزه در برخی از بازارهای محلی امکان فعالیت کارمندان بیشتر از هشت ساعت در روز وجود ندارد. این امر باید به طور ویژه ای مد نظر شما قرار گیرد. بنابراین اگر در چنین بازارهایی به دنبال ساعت های کار طولانی تر هستید، باید در ایده های تان تجدیدنظر نمایید، در غیر این صورت شاید خیلی زود با برخوردهای حقوقی از سوی نهادهای ناظر در بازار موردنظر رو به رو شوید. این امر می تواند شرایط شما در بازار را به شدت تحت تاثیر قرار داده و امکانات‎تان برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان را تضعیف نماید. 

انتشار برنامه کاری در همان ابتدای شروع به کار برند

وقتی شما به دنبال استخدام نیروی کار تازه هستید، باید همیشه نسبت به همکاری با کارمندان دارای مهارت کافی توجه نشان دهید. اگر برند شما از همان ابتدای کار با کارمندان یا به عبارت بهتر تیمی حرفه ای شروع به کار نماید، می تواند شانس خودتان برای رقابت حتی با بزرگترین برندهای دنیا را نیز امتحان نمایید. این نکته دارای اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهد بود. 

بی شک همکاری با تیم های کاری حرفه ای نیازمند شروع به کار حرفه ای برند شما نیز هست. بنابراین شما باید از همان ابتدای شروع به کارتان در حوزه کسب و کار به دنبال راهکارهای حرفه ای برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان برتر بازار باشید. این امر شامل استفاده از یک برنامه کاری همراه با ساعت های مشخص شده در همان ابتدای کار است. چنین امری می تواند وضعیت شما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را به طور ویژه ای تحت تاثیر قرار دهد. 

یادتان باشد امروزه کارمندان حرفه ای فقط به دنبال همکاری با برندهای برتر در بازار هستند. بی شک کسب و کارهای بزرگ شانس اول برای استخدام نیروی کار حرفه ای محسوب می شوند. در این میان شما باید به دنبال راهکارهایی برای جلب نظر کارمندان به برندتان باشید. این امر فقط از طریق رفتار حرفه ای از همان گام نخست امکان پذیر خواهد شد. بنابراین شما باید از همان ابتدای شروع به کار دنبال نمایش رفتار حرفه ای برندتان باشید. یکی از نمودهای این امر نیز انتشار رسمی و عمومی برنامه کاری هر کدام از اعضای موردنیاز شرکت تان است. اینطوری شما از همان ابتدای امر میزان حرفه ای بودن تان در بازار را به خوبی نشان خواهید داد.

ارتباط مداوم با کارمندان شرکت

وضعیت کارمندان و حتی شرکت در طول زمان به طور قابل ملاحظه ای تغییر می کند. این امر برای کسب و کار شما اهمیت بسیار زیادی داشته و امکان تاثیرگذاری حرفه ای بر روی مخاطب هدف را به همراه دارد. برخی از کارآفرینان پس از اینکه ساعت های کاری برندشان را تعیین می کنند، مشکلات بسیار زیادی برای تغییرش دارند. دلیل این امر ارزیابی ساعت کاری و به طور کلی برنامه کاری به مثابه امری ثابت و تغییرناپذیر است. توصیه ما در این میان تغییر برنامه موردنظر در صورت نیاز است. این امر می تواند شرایط شما را به طور قابل ملاحظه ای بهبود بخشیده و شانس تان برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان در بازه های زمانی طولانی را به شدت افزایش دهد.

یادتان باشد مشتریان همیشه یک سلیقه واحد ندارند. این امر درباره تغییرات بازار نیز مصداق پیدا می کند. با این حساب اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید از همین ابتدا به دنبال راهکارهایی برای اعمال تغییرات احتمالی در برنامه کاری تان باشید. این امر می تواند شرایط تاثیرگذاری بر روی مشتریان را به طور قابل ملاحظه ای بهبود بخشد. 

مطلب مرتبط: آشنایی با مراحل اساسی در طراحی برنامه کسب و کار

گفت و گو با کارمندان شرکت و اطمینان از رضایت شان برای ادامه روند کاری امر بسیار مهمی محسوب می شود. شما در صورت توجه به این نکته شانس بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان تان خواهید داشت. این امر می تواند حتی به عنوان رهیافتی مناسب برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان نیز مورد توجه قرار گیرد. یادتان باشد در این صورت برند شما باید حتما به پیش از تغییر ساعت های کاری هماهنگی لازم با کارمندان را انجام دهد، در غیر این صورت شاید با برخوردهای غیرحرفه ای کارمندان و حتی اعتراض های گسترده شان رو به رو شوید. این امر می تواند وضعیت فعالیت هر شرکتی را تحت تاثیر قرار داده و دردسرهای زیادی برای شما به همراه داشته باشد. 

آمادگی برای تغییرات

همانطور که پیش از این اشاره شد، شرایط یک برند در طول زمان می تواند به شدت تغییر کند. این امر وضعیت شما در بازار را به طور قابل ملاحظه ای تحت تاثیر قرار می دهد. برخی از برندها در زمینه برنامه ریزی کاری هرگز به تغییرات احتمالی توجه نشان نمی دهند. این امر موجب بروز شرایط بسیار دشواری برای برندها می شود. اگر شما به دنبال بهبود شرایط کاری تان هستید، باید از همین حالا شرایط فعالیت تان را به طور کامل مشخص نمایید. این امر نیازمند همکاری نزدیک با اعضای تیم شرکت خواهد بود. 

شاید در برخی از بازه های زمانی نیاز برند شما برای همکاری نزدیک با کارمندان به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کند. در این صورت شما باید به کارمندان تان برای تغییر ساعت های کاری هشدار دهید. چنین امری در صورتی که به طور پیشینی انجام شود، همراه با اعتراض های مداوم کارمندان نخواهد بود. بسیاری از برندها برای جلب نظر مشتریان به طور مداوم نیازمند اعمال تغییرات کوچک در ساعت های کاری شان هستند. اگر شما در این میان رضایت کارمندان را به بهترین شکل ممکن جلب کنید، دیگر مشکلی پیش روی تان نخواهد بود. 

اجازه دادن به کارمندان برای اعمال تغییر در برنامه کاری شان

کارمندان بهتر از هر فرد دیگری نسبت به ساعت های کاری مناسب برای خودشان اطلاعات دارند. این امر باید برای شما به مثابه راهکاری حرفه ای برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف شناخته شود. بنابراین اگر به دنبال تاثیرگذاری حرفه ای بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید همیشه اجازه دادن به کارمندان برای اعمال تغییراتی هرچند کوچک در ساعت های کاری شان را به یاد داشته باشید. این امر می تواند وضعیت شما در بازار را به طور قابل ملاحظه ای تحت تاثیر قرار دهد. 

بی شک مدیران همیشه نسبت به نیازهای فوری کارمندان اطلاعات لازم را ندارند. درست به همین خاطر گاهی اوقات تصمیم گیری های شان دردسرهای تازه ای پیش روی کارمندان قرار می دهد. با این حساب اگر شما به دنبال جلب نظر کارمندان تان به طور حرفه ای هستید، می توانید اندکی آزادی عمل را در دستور کار قرار دهید. چنین امری نظر مساعد کارمندان نسبت به ادامه همکاری با برندتان را به طور ویژه ای جلب می کند. یادتان باشد آزادی عمل برای کارمندان در هر سطحی اهمیت ویژه ای خواهد داشت. با این حساب شما برای حل مشکلات برندتان باید توجه ویژه ای به این راهکار نشان دهید. 

مطلب مرتبط: روش های آسان برای برنامه ریزی هفتگی

بی تردید تنظیم ساعت های کاری و به طور کلی برنامه ریزی برای فعالیت کاری کارمندان امر بسیار مهمی محسوب می شود. چنین امری می تواند ساعت های زیادی از برنامه کاری تان را به خودش اختصاص دهد و حتی مشکلات تان برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان را نیز افزایش دهد. با این حساب استفاده از برخی از توصیه های کاربردی اهمیت بسیار زیادی خواهد داشت. این امر می تواند تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را به طور قابل ملاحظه ای افزایش داده و وضعیت تان را بهبود بخشد. استفاده از توصیه های مورد بحث در این مقاله می تواند گام مناسبی برای شروع کار شما در این زمینه محسوب شود. بنابراین در تلاش‎های بعدی تان برای طراحی برنامه کاری برند حتما به نکات این مقاله توجه نشان دهید.