توصیه هایی کاربردی برای مدیران (91) / آگاه باشید

آیا تا به حال به این نکته توجه کرده اید زمانی که محل کار خود را ترک می کنید چه اتفاقی ممکن است رخ دهد. اگر اتفاق مهمی بیفتد آیا شما با خبر خواهید شد؟

برای مثال فرض کنید که ماه ها درگیر هماهنگی های لازم برای برگزاری جلسه ای با موفق ترین افراد در حوزه کاری خود بوده اید و درست بعد از اینکه محل کار خود را ترک کردید به دفتر شما زنگ بزنند که بگویند جلسه برای فردا می تواند برگزار شود. این اتفاق درحالی رخ خواهد داد که شما در دفتر خود حاضر نبوده و ممکن است این خبر زمانی به گوش تان برسد که دیگر دیر شده و شما یک فرصت فوق العاده را از دست داده اید.

مثال دیگر آنکه سهام شرکت به یک باره با رشد فوق العاده ای مواجه می شود و تحت این شرایط لازم است تا شما اقدامی را صورت دهید، اما اگر محل کار خود را ترک کرده یا به مسافرت رفته باشید، بدون شک در زمان مناسب باخبر نخواهید شد.

با این حال نمی توان خود را در دفتر حبس کرد یا انتظار داشت که افراد کار خود را وارد زندگی شخصی خود کنند. این امر خود باعث بروز مشکلات زیادی خواهد شد و انجام کارها باید در ساعت کاری مشخص شده صورت گیرد. حال سوالی که مطرح می شود این است که تحت این شرایط چه باید کرد؟

ایده

اگرچه کارها را باید در ساعت کاری خودشان انجام داد اما این امر به آن معنا نیست که نباید به آنان رسیدگی شود. درواقع رسیدگی مبحثی است که باید همواره حتی بیرون از محل کار نیز ادامه یابد. با این حال بسیاری از افراد در نحوه انجام این کار دچار مشکل می شوند. تصور آنان این است که این امر زمان و زحمت زیادی برای شان خواهد داشت در حالی که ابدا این گونه نیست.تنها نیاز به طراحی و ایجاد سیستمی دارید که بتواند شما را از اخبار مهم باخبر سازد.

برای مثال بسیاری از افراد خطی را تحت عنوان خط کاری برای خود مهیا می کنند تا در مواقعی که از محل کار خود می روند، امکان برقراری تماس برای همگان به جز برخی شماره های خاص مسدود باشد. با این کار اگر اتفاق مهمی در شرکت رخ دهد که وی باید از آن مطلع یا حتی مجبور به حضور مجدد در شرکت شود، خیلی زود باخبر خواهد شد. برخی دیگر به جای این کار فردی را مسئول این موضوع می کنند.

برای مثال یک مدیر با انتخاب فردی به عنوان جایگزین خود در مواقعی که به هر دلیل نمی تواند حضور یابد، خیالش از بابت رسیدگی به امور شرکت راحت خواهد بود. اگر هم اتفاق بسیار مهمی رخ دهد، حتما جانشین موقت وی او را باخبر خواهد کرد.

با این حال توصیه می شود که همواره قبل از ترک محل کار خود تمامی کارها را سروسامان دهید و اگر منتظر تماس یا خبری هستید حتما شماره دفتر خود را روی گوشی تان دایورت کرده تا مجبور به ماندن در شرکت نباشید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- اگر تماس مهمی با شما گرفته شد اما تحت شرایطی نبودید که بتوانید پاسخ دهید، پیام های پیش فرضی را آماده کرده تا در صورت پاسخ ندادن شما برای وی ارسال شود و طرف مقابل دقیقا بداند که در چه زمانی به شما دسترسی خواهد داشت. این خود باعث می شود در صورتی که فرد تماس گیرنده برای مثال مدیر شما باشد از جواب ندادن شما ناراحت نشود یا آن را به معنای بی محلی شما قلمداد نکند.

- نحوه رسیدگی و باخبر شدن از اخبار در زمانی که شما در شرکت حضور ندارید تنها محدود به موارد ذکر شده نیست و هر روشی را که کارآمد باشد می توان برای انجام این  کار برگزید.

- نوع سیستم اطلاع رسانی باید به نحوی باشد که در آن بتوان خیلی سریع از اتفاق روی داده باخبر شد و امکان توضیح مفصل وجود نداشته باشد. این امر از این منظر مهم است که شاید شما در شرایط نامساعدی باشید و امکان دیدن یک نامه یا پیام صوتی طولانی میسر نباشد به همین خاطر باید محدودیت هایی وجود داشته باشد. برای مثال محدودیت 100 کلمه ای که فرد بداند باید اصل موضوع را بیان کند.

- بهتر است سیستم به نوعی باشد که با توجه به اهمیت پیام نوع اطلاع رسانی آن فرق کند تا فرد حتی از طریق زنگ هشدار آن پیام قبل از آنکه بخواهد گوشی خود را از جیبش خارج کند بداند که پیام از طرف چه کسی یا تا چه میزان ضروری است.