همایش ها و جلسات را کاهش دهید

مدیران  مدرن  با  مسائل  و  مشکلات  نوینی  دست وپنجه  نرم  می کنند.  در  واقع  اگر  با  دقت  به  محتوای  اغلب  جلسات  مدیران  کنونی  نگاه  کنیم،  بیشتر  آنها  غیرضروری  بوده  و  تنها  وقت  باارزش  افراد  را  از  بین  می  برند.  بر  همین  اساس  و  همان طور  که  در  مدیریت  بهینه  زمان  مطرح  است،  توصیه  ما  کاهش  میزان  جلسات،  همایش  و  کنفرانس های  شرکت تان است.

 به  این  ترتیب  زمان  بیشتری  را  برای  انجام  اموری  مهم تر  خواهید  داشت.  توجه  به  این  نکته  ضروری  است  که  در  کسب وکار  مدرن  مدیرانی  موفق  خواهند  بود  که  وقت  شان  را  به  صورت  بهینه  استفاده  کنند.  در ادامه  به  بررسی  دیدگاه  مدیران  برجسته  در  کسب  وکارهای  مختلف  خواهیم  پرداخت.  

ایده

جان  و  فارست  مارس،  پسران  فارست  مارس،  یکی  از  بهترین  نمونه های   موجود  در  زمینه  استفاده  بهینه  از  زمان شان  هستند.  در  واقع  هنگامی  که  تمام  رقبای  این  دو  مدیر  موفق  درگیر  همایش ها  و  جلسات  متعدد  بودند،  برادران  مارس  تصمیم  گرفتند  تغییری  اساسی  را  ایجاد  کنند.

این  تغییر  شامل  حذف  بسیاری  از  جلسات  غیرضروری  شرکت  و  کاهش  میزان  مشارکت  برند  در  کنگره ها  بود.  نتیجه  چنین  تصمیمی  در  زمان  خود  سروصدای  بسیاری  را  به  پا  کرد. در  واقع  این  شیوه  در  رسانه ها  به عنوان  بحران  مالی  برند  تحت  رهبری  برادران  مارس  تعبیر  شده  بود.

  با  این  حال  پس  از  گذشت  زمان  کوتاهی  بیانیه  شرکت  که  شامل  میزان  سود  ناخالص اش  بود،  خط  بطلانی  بر  تمام  ادعاها  کشید.  همچنین  لازم  به  ذکر  است  جلسات  ضروری  که  دو  برادر  مارس  در  آن  شرکت  می کردند،  به  کوتاه  ترین  شیوه  ممکن  برگزار  می شد.  

برند  آسدا  نیز  مانند  ماجرای  برادران  مارس  درگیر  کشمکش  بر  سر  کاهش  یا  افزایش  تعداد  جلساتش  بوده  است.  آلن  لیتون،  مدیرعامل  سابق این  برند،  تلاش  بسیار  گسترده ای  را  در  زمان  مدیریتش  برای  کاهش  همایش های  شرکت  انجام  داد.  البته  این  امر  به  آسانی  انجام  نشد،  زیرا  اغلب  مدیران  ارشد  آسدا  مخالف  کاهش  همایش های  شرکت  بودند.  با  این  حال  اثرات  انجام  پیشنهاد  لیتون  روی  افزایش  تولید  و  سود  این  شرکت  پاسخ  کوبنده ای  به  مخالفانش  بود.  

«کنفرانس  و  نشست  هایی  که  شرکت  گرفتار  آن  بود،  نه تنها  تأثیری  روی  افزایش  کیفیت  محصولات  نداشت،  بلکه  زمان  مناسب  در  راستای  ارائه  خدمات  پس  از  فروش  را  نیز  از  مجموعه  دریغ  می کرد.  گزینش  جلسات  راهکار  بسیار  سازنده ای  خواهد  بود.  در  واقع  برگزاری  نشست های  اندک  اما  هدفمند  روی  توسعه  برندها  تأثیر  شایانی  دارد.  من  ترجیح  می دهم  زمان  کمتری  را  به  حضور  در  جلسه  اختصاص  داده  و  در  عوض  بخش های  پژوهشی  شرکت  را  تقویت  کنیم.  همچنین  کارهای  بسیاری  وجود  دارد  که  می توان  به  جای  تلف  کردن  در  همایش ها،  صرف  آنها  کرد.  اگر  یک  مدیر  قادر  به  مدیریت  بهینه  زمان  برندش  نباشد،  بدون  شک  در  دستیابی  به  اهداف  کلی اش  ناکام  خواهد  ماند.  بر  همین  اساس  برنامه ریزی  زمان  در  شرکت  من  از  اساسی  و  مهم ترین  فعالیت ها  محسوب  می شود.»

اکنون  که  به  ایراد های  تلف  ساختن  زمان  در  کنفرانس  و  جلسات  اشاره  کردیم،  نوبت  به  ارائه  راهکار  جایگزین  خواهد  رسید.  در  اینجا  توصیه  من  براساس  ایده  کارآفرینانه  دان  بیرچ است.  در  ادامه  و  به  منظور  فهم  دقیق تر  ایده  این  مدیر  خلاق  به  بخشی  از  سخنان  وی  مراجعه  خواهیم  کرد.  

«سال  های  اخیر  دنیای  کسب  وکار  تحولات  عظیمی  را  به  خود  دیده  است.  یکی  از  این  تحولات  که  در  حوزه  مدیریت  شکوفا  شده،  اهمیت  گفت وگوی  رو دررو  با  مشتریان  و  در  برخی  موارد  نشست  خصوصی  با  آنهاست.  با  این  حال  اگر  بخواهیم  با  دقت  چنین  تقاضایی  را  مورد  بررسی  قرار  دهیم،  با  مشکلی  به  نام  کمبود  وقت  مواجه  خواهیم  شد.  خوشبختانه  پیشرفت  سریع  تکنولوژی  در  اینجا  نیز،  مانند  بسیاری  از  موارد،  به  کمک  مدیران  آمده  است.  اصطلاح  موسوم  به  «جلسات  هوشمند»  چند  سالی  است  که  رونق  پیدا  کرده  و  افراد  زیادی  به  استفاده  از  آن  علاقه  مند  شده  اند.  بر  همین  اساس  شما  می توانید  ملاقات  و  گفت وگوی  شخصی  تان  با  مشتریان  را  در  قالب  ویدئوکنفرانس  برگزار کنید.  به  این  ترتیب  هم  در  وقت تان  صرفه جویی  کرده اید  و  هم  رضایت  مشتریان  را  به  دست  خواهید  آورد.»

آنچه  در  عمل  باید  انجام  دهید

- در  انتخاب  نشست های  مهم  ظالمانه  عمل  کنید.  نباید  هیچ  کنفرانس  بی  هدفی  در  لیست  شرکت تان  قرار  داشته  باشد.  

- برای  نشست های تان  حداقل هایی  تعیین  کرده  و  دعوت شدگان  را  از  میان  افراد  مستعد  دارای  حداقل  شرایط  مورد  نیاز  انتخاب  کنید.  

- در  صورت  تداخل  زمان  یک  کنفرانس  با  برنامه ریزی تان،  بهتر  است  از  شرکت  در  آن  صرف نظر  کنید.  

- به  افرادی  که  در  جلسه  حضور  ندارند،  ایمیل  ارسال  کرده  و  آنان  را  آگاه  سازید.