مشکلات کارمندان، دردسر مدیران

حضور مدیران مختلف در یک سارمان باعث قاعده مند شدن امور خواهد شد. این امر در زمینه تخصص گرایی یکی از وجوه افزایش کارایی شرکت ها بوده و پیاده سازی صحیح این تئوری پیشرفت سازمان را تسهیل خواهد کرد. با این حال رده بندی مدیریتی به رغم تمام مزایا یک ایراد اساسی نیز دارد. آنچه مدیران عملیاتی یا صف ابتدایی مدیران نامیده می شود، مسئول پاسخگویی به اغلب کارمندان خواهد بود و تا اینجای کار همه چیز طبیعی است. با این حال فعالیت به مثابه پذیرنده شکایات کارمندان هر مدیری را از پا در خواهد آورد.

بر همین اساس اعتراض مدیران عملیاتی نسبت به شکایات کارمندان امری رایج در اغلب سازمان هاست. در این مقاله قصد ارائه راهکار به مدیران عملیاتی را نداریم. در واقع این امر نیازمند ترغیب این دسته از مدیران به توجه نسبت به شکایات است. چنین کاری با استفاده از متغیرهای تحریک کننده مختلف از قبیل آموزش، افزایش حقوق و ترفیع رتبه امکان پذیر است. در این ایده قصد دارم راه حل ارائه شکایت به مدیران عملیاتی بدون دریافت بازخورد منفی از آنها را مورد توجه قرار دهم.

پیش از ورود به راهکارها لازم است به یک نکته مهم اشاره کنم. فرآیند انتقال شکایت یا مشکل در سازمان نیازمند تداوم و سماجت است. در واقع این شما هستید که باید رئیس تان را نسبت به وجود مشکل و توجه به آن ترغیب کنید. حداقل تا زمانی که تغییری اساسی در ساختار سازمان رخ نداده، این مسئولیت بر عهده شماست.

گام نخست در راستای جلب توجه مدیران بیان شکایت درست به هنگام وقوع آن است. اینکه چند روز پس از بروز مشکل آن را به مدیر بخش ارجاع دهیم، علاوه بر عدم رسیدگی مطلوب منجر به تردید رئیس تان نسبت به ماهیت عمل شما خواهد شد. با این حال توجه داشته باشید که منظور از بیان مشکل در هنگام وقوع نیازمند اندکی تحمل و شکیبایی نیز است. به عبارت بهتر، زمان مناسب را به مدیر بخش دهید تا در مورد مشکل پیش آمده فکر کند و اندکی از هیجان ابتدایی تان کاسته شود. به این ترتیب به دور از هیجان و با برنامه ای سنجیده به سراغ مدیر عملیاتی خواهید رفت. به طور معمول یک تا دو ساعت پس از بروز مشکل زمان مناسبی محسوب می شود.

گام دوم یافتن افراد تأثیرگذار است. اینکه به هنگام بروز مشکل دائماً بر سر همکاران یا خدمه سازمان فریاد کشیده و تمرکز همه را برهم بزنید، هیچ تأثیری در بهبود شرایط ندارد. ابتدا فرد یا افراد مؤثر را یافته و شکایت تان را به آنها انتقال دهید.

به طور معمول در شرکت ها، به جز مدیران عملیاتی، امکانات دیگری هم برای بیان مشکلات وجود دارد. تیم پشتیبانی داخلی یکی از موارد مناسب در این زمینه است. در این میان شما به عنوان کارمند شرکت می توانید یک فعالیت اضافی نیز انجام دهید. در واقع اگر راهکاری برای حل مناسب مشکل پیش آمده در اختیار دارید، ایده تان را با فرد مورد نظر در میان بگذارید. با این حال به یاد داشته باشید که چنین ایده هایی را فقط با افراد تأثیرگذار به اشتراک بگذارید. سایر افراد کار خاصی از دست شان بر نیامده و احتمال سرقت ایده تان نیز وجود دارد.

گام سوم استفاده از لحن مناسب است. هیچ کس واکنش مناسبی به فریادها و لحن تحقیرآمیز دیگران نخواهد داشت. بر این اساس یک لبخند ساده می تواند بسیاری از مشکلات را حل کند. همچنین ضروری است که هنگام صحبت درباره نقص موردنظر احساسات تان را کنترل کنید. از کوره در رفتن، لحن تحقیرآمیز و سرزنش دیگران نه تنها نقص موردنظر را رفع خواهد کرد، بلکه موقعیت شغلی تان را نیز به خطر خواهد انداخت. بهتر است در پایان صحبت تان با مدیر عملیاتی یا هر فرد تأثیرگذار دیگر تشکر و قدردانی مناسبی نیز از وی به جا آورید. چنین برخوردی از نظر روانی طرف مقابل را به رسیدگی سریع نسبت به سخنان شما ترغیب خواهد کرد.

فرآیند سلسه مراتبی فوق اگرچه راهکار مناسبی است، با این حال برای افراد درونگرا کارایی چندانی نخواهد داشت. بر این اساس راه حل های مناسبی برای افراد درونگرا نیز وجود دارد. راهکار نخست استفاده از نامه است. به این ترتیب می توانید شرح کاملی از مشکل موردنظر را به صورت مکتوب به مدیر بخش تحویل دهید. همچنین استفاده از شبکه های مجازی مانند فیس بوک و توییتر نیز راهکار مناسبی خواهد بود. در شیوه اخیر ارسال پیام خصوصی به صفحه شرکت به رسیدگی سریع تر منجر خواهد شد. به هر حال در سده حاضر دیگر کمتر کسی نامه های فیزیکی را به سرعت یک ایمیل یا نمونه های مشابه مورد توجه قرار می دهد.