نحوه ارائه اصل مطلب به رئیس خود

رؤسا افرادی پرمشغله هستند. آنها به شما چشم دارند که اطلاعات را تلفیق، خلاصه و توصیه کنید تا بتوانند نسبت به آن اقدام کنند. به مدیرتان مهارت های تفکر اجرایی خود را نشان دهید و به جای توضیحات طولانی، نکته اصلی را در اختیارشان بگذارید.

در اینجا پنج روش برای کمک به شما آمده است تا اصل مطلب را به رئیس خود ارائه و رهبری خود را نشان دهید:

1. درباره نیازها و خواسته های مدیر خود فکر کنید

خود را جای مدیرتان بگذارید و درباره اطلاعاتی فکر کنید که آنها برای تصمیم گیری نیاز دارند و می خواهند. معنی این کار ممکن است تفکر در مورد مسئله ای باشد که رئیس مدیرتان هم به دنبالش است. آیا آنها به دنبال روش هایی برای صرفه جویی در زمان یا پول هستند؟ آیا مدیر شما به دنبال فرصت هایی برای توسعه کسب و کار است؟ این کار به شما کمک خواهد کرد تا اطلاعات مورد نیاز را مشخص کنید.

2. برای اظهارات خود مدرک داشته باشید

رئیس تان به شما چشم دارد که اطلاعات را بازبینی و خلاصه کنید. او به دنبال استنتاج شما و نه ارائه رساله دکترا است. از نتیجه گیری هراس نداشته باشید، اما مطمئن شوید که مدرکی برایشان دارید. برای هرکدام از اظهارات خود این سوالات را بپرسید: کی؟ چی؟ کجا؟ چرا؟ چگونه؟

مفهومی ارائه دهید و برای اظهارات خود مدرک داشته باشید تا به نتیجه گیری های خود اعتبار بیشتری ببخشید.

مطلب مرتبط:ارائه بازخورد به رئیس با استفاده از هوش هیجانی

3. به خاطر داشته باشید که هرچه کمتر، بیشتر

زمانی که مدیرتان از شما درخواست می کند تا اصل مطلب را ارائه دهید، به دنبال آن است که شما اطلاعات را تلخیص و لب کلام را مشخص کنید. آنها به دنبال یک مقاله تحقیقی نیستند. به مدیرتان نکات اصلی (مثلا سه مسئله مهم تر) را ارائه دهید. اگر رئیس تان سوالی داشته باشد، از شما خواهد پرسید و به شما این فرصت را خواهد داد تا اطلاعات اضافی را در میان بگذارید.

سعی نداشته باشید اثبات کنید که همه چیز را در مورد موضوع می دانید. دادن اطلاعات زیاد باعث می شود اینطور به نظر رسد که شما دید روشنی نسبت به موارد مهم ندارید و باعث می شود رئیس تان مهارت های تفکر اجرایی شما را به دشواری ببیند.

4. نحوه ارائه اطلاعات توسط رئیس تان را الگو قرار دهید

متوجه روشی باشید که رئیس تان اطلاعات را با شما در میان می گذارد. آیا به صورت نوشتار ورد (Word document) است یا متن یک ایمیل؟ آیا او جملات یا عبارات کامل را دوست دارد؟

در نظر داشته باشید که برخی از جنبه های سبکی را الگو قرار دهید که رئیس تان اطلاعات را به اشتراک می گذارد. سبک ارتباطی آنها به شما بینشی از نحوه پردازش اطلاعات آنها می دهد. وظیفه شما کمک به رئیس تان است تا به طور موثر و کارآمد اطلاعات را پردازش کند و تصمیماتی بگیرد. به اطلاعات حس خودمانی بودن دهید تا رئیس تان بهتر بتواند افکارتان را پردازش کند.

5. اطلاعات را تقسیم بندی کنید

روشی دیگر برای تسهیل درک اطلاعات، تقسیم آن به تکه های قابل هضم است. استفاده از نقاط گلوله ای (bullet points) را در نظر بگیرید و جملات یا عبارات را با اظهارات پررنگ شده شروع کنید تا خواننده بتواند به سرعت نکته را درک کند.

زمان صحبت با مدیرتان بررسی اجمالی از نتیجه گیری های خود ارائه دهید و آنگاه هر نکته را با گفتن «اول»، «دوم» و «سوم» آغاز کنید. درک نکات اصلی را برای رئیس خود آسان کنید.

تفکر برمبنای اصل مطلب برای پیشرفت شغلی تان اهمیت زیادی دارد. برای اینکه مفید و ارزشمند باشید، مانند مدیرتان فکر کنید و مهارت های تفکر اجرایی خود را نشان دهید. نشان دهید که شما توانایی آن را دارید که خود را جای آنها قرار دهید.