از تعامل کارمندان تا آلودگی صوتی

این روزها در محیط کاری هر سازمانی ممکن است شرایط به‌گونه‌ای پیش برود که کارمندان سازمان از محیط کاری‌شان کلافه و عصبانی باشند و نتوانند به‌خوبی روی کارشان تمرکز کنند. صداها و خنده‌های آزاردهنده کارمندان دیگر در محیط کاری برای برخی از کارمندان مانند سمفونی ناخوشایندی است که آرامش آنها را هدف قرار می‌دهد. این موضوع تا اندازه‌ای برای برخی از کارمندان ناخوشایند است که آنها را از محیط کاری خود گریزان می‌کند.

نقض حریم خصوصی کارمندان

در چند سال گذشته محیط‌های اداری که هیچ‌گونه مرز و دیواری بین واحد‌های مختلف سازمانی ندارند، مورد استقبال مدیران سازمان‌های نوین قرارگرفته است اما این نوع محیط‌های اداری، کارمندان این سازمان‌ها را با مشکلاتی مواجه کرده است و برخی از آنها بر این باورند که حتی در این نوع سازمان‌ها حریم خصوصی آنها نقض شده است. این در حالی است که مدیران سازمان‌های نوین عقیده دیگری دارند و بر این باورند که محیط‌های اداری باز می‌تواند در افزایش حس همکاری کارمندان بسیار مثمر ثمر واقع شود و تعامل در محیط‌های کاری را افزایش می‌دهد.

افزایش روحیه همکاری در بین کارمندان

کارمندان سازمان برای پیشبرد اهداف سازمان باید ارتباط مناسبی با یکدیگر برقرار کنند و به شناخت مناسبی از یکدیگر برسند؛ این نوع شناخت در افزایش تعاملات کارمندان با یکدیگر بسیار می‌تواند مثبت تلقی شود اما در حقیقت در سازمان‌های امروزی این موضوع صرفا از طریق محیط‌های کاری باز ایجاد نمی‌شود و مدیران سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های متعددی را در راستای افزایش همکاری کارمندان با یکدیگر لحاظ کنند و برای همه کارمندان یک سازمان یک نسخه را پیاده نکنند.

از طرفی مدیران سازمان‌ها می‌توانند توازنی را بین فضای کاری خصوصی و عمومی کارمندان ایجاد کنند؛ چون محیط‌های اداری باز دارای مزایا و معایبی هستند که باید مدیران سازمان‌ها در راستای آن برنامه‌ریزی‌های مناسبی را لحاظ کنند.

رسیدن به نقطه اشتراکی با کارمندان

افزایش ایده‌پردازی یا پردازش اطلاعات و دستیابی به کارایی و خلاقیت بیشتر کارکنان از مزایای محیط‌های اداری باز است؛ به‌عبارت‌دیگر، در این محیط‌های اداری کارمندان می‌توانند با به اشتراک گذاشتن ایده‌های خود با دیگر کارمندان، به نقطه اشتراکی دست پیدا کنند؛ چون در این محیط‌های اداری کارمندان در ارتباط مستقیم با یکدیگر هستند و این موضوع می‌تواند در رسیدن به نقطه مشترکی با یکدیگر بسیار مثمر ثمر واقع شود.

اجتناب برخی از کارمندان از سروصدای محیطی

اگرچه محیط‌های اداری باز دارای مزایای بسیار زیادی هستند اما برخی از کارمندان تمایل دارند محل کار آنها آشفته و شلوغ نباشد؛ به‌عبارت‌دیگر آنها بر این باورند که محیط کاری باید خصوصی و دیوار کشیده باشد تا آنها راحت‌تر بتوانند فعالیت‌های خود را پیش ببرند. از طرفی این کارمندان علاقه‌ای ندارند که فعالیت‌های آنها کنترل شود و حتی سایر کارمندان به اطلاعات آنها دسترسی داشته باشند.

در این میان این کارمندان همواره از سروصدای محیطی اجتناب می‌کنند و تمایلی ندارند که این موضوع حواس و تمرکز آنها را پرت کند. البته نوع و شرایط هر سازمانی در این موضوع بسیار حائز اهمیت است؛ به‌عنوان نمونه برخی از سازمان‌ها نیاز به ایده‌پردازی و... ندارند و فعالیت کارمندان این سازمان‌ها از پیش تعیین‌شده است.

به‌صورت کلی معمولا افراد درون‌گرا تمایل دارند در محیط‌های کاری فعالیت‌های خود را پیش ببرند که کنترلی بر عوامل بیرونی داشته باشند؛ این موضوع بسیار حائز اهمیت است و مدیران سازمان‌های نوین باید به این موضوع توجه ویژه‌ای داشته باشند.

این در حالی است که برخی از مخاطبان در کافه‌ها کتاب می‌خوانند یا چیزی را می‌نویسند؛ این موضوع نشان می‌دهد که برای برخی از مخاطبان بودن در شلوغی خوشایند است و حتی به‌راحتی می‌توانند روی کارشان متمرکز شوند اما برای برخی دیگر از مخاطبان این موضوع قابل‌تحمل نیست. با توجه به این موضوع، شناخت کارمندان برای مدیران بسیار حائز اهمیت است و براساس این شناخت می‌توان محیط مناسبی را برای کارمندان تدارک دید.

افزایش پاسخگویی کارمندان

امروزه برخی از مدیران بر این باورند که باید کارمندان همواره در معرض دید دیگران قرار بگیرند و این موضوع می‌تواند در پاسخگو بودن کارمندان بسیار می‌تواند مثمر ثمر واقع شود؛ اگرچه این موضوع می‌تواند در پاسخگو بودن کارمندان مثبت تلقی شود اما شاید برای برخی از کارمندان درون‌گرا این موضوع خوشایند نباشد و مدیران می‌توانند سازوکار دیگری را برای این‌گونه کارمندان اتخاذ کنند تا میزان پاسخگو بودن آنها را افزایش دهند؛ به‌عنوان نمونه در سیستم‌های بهره‌وری میزان پاسخگو بودن این کارمندان به مشتریان و حتی دیگر کارمندان سازمان سنجیده شود.

مراقب مخفی‌کاری‌ها باشید!

یکی دیگر از نکات بسیار حائز اهمیت این است که برخی از کارمندان هنگامی‌که در معرض دید دیگران قرار می‌گیرند، رفتار آنها تغییر می‌کند و حتی برخی از آنها دچار مخفی‌کاری‌هایی می‌شوند؛ اگرچه این مخفی‌کاری‌ها در بسیاری از کارمندان منجر به انجام دادن کار بدی نمی‌شود اما مدیران باید همواره مراقب رفتارهای این کارمندان باشند.اگرچه محیط‌های باز اداری شفافیت فعالیت‌های کارمندان را افزایش می‌دهد اما این شفافیت در برخی از موارد حس در معرض دید دیگران قرار گرفتن را به کارمندان القا می‌کند و این موضوع ممکن است کارایی کارمندان را کاهش دهد.

اختصاص فضایی محرمانه در سازمان

در محیط‌های اداری باز تقاضا برای مذاکرات و کنفرانس‌های محرمانه و امن بسیار زیاد دیده می‌شود و سازمان‌های نوین باید فضای مناسبی را در راستای این موضوع لحاظ کنند تا کارمندان به راحتی بتوانند در این فضا به گفت‌و‌گو بپردازند. این در حالی است که اختصاص فضای مناسبی برای این موضوع می‌تواند در راستای کار و تصمیم‌گیری‌های گروهی نیز مورداستفاده قرار گیرد. از طرفی حتی برخی از کارمندان می‌توانند از این فضا برای خواندن کتاب و مقالات نیز استفاده کنند.

این موضوع بسیار حائز اهمیت است که داشتن حریم شخصی در محیط‌‌های اداری باز به‌مثابه تنها بودن کارمندان نیست؛ چون برخی از کارمندان بر این باورند که برای داشتن حریم شخصی در کار خود باید تنها در یک اتاق به فعالیت‌های‌شان بپردازند و مدیران باید نسبت به این موضوع توجه ویژه‌ای داشته باشند و برای آن برنامه‌ریزی‌های مناسبی را انجام دهند.

این در حالی است که حفظ حریم خصوصی کارمندان منافاتی با همکاری در محل کار ندارد و کارمندان می‌توانند درعین‌حال که حریم خصوصی آنها حفظ شده با دیگر کارمندان سازمان در تعامل باشند. در این میان در برخی از سازمان‌ها استفاده از شیشه‌های مات می‌تواند در حفظ حریم شخصی کارمندان مثمر ثمر واقع شود اما باید به این موضوع توجه شود که این شیشه‌های مات نباید کارمندان را از یکدیگر جدا کند.

ساعت کاری شناور

ساعت کاری شناور در برخی از سازمان‌ها می‌تواند بسیاری از معضلات محیط‌های اداری باز را کاهش دهد؛ به‌عبارت‌دیگر در سازمان‌هایی که کارمندان ساعت کاری شناور دارند، می‌توانند برای تمرکز بیشتر روی برخی از کارها، برنامه‌ریزی‌هایی را در زندگی شخصی خود انجام دهند که در ساعت‌هایی در سازمان حضور داشته باشند که محیط کاری آنها خلوت‌تر است. از طرفی در سازمان‌هایی که این شرایط را ندارند، می‌توانند قوانینی را وضع کنند که در ساعاتی از روز کارمندان سکوت بیشتری را رعایت کنند.

ارتباط با نویسنده:[email protected]