3 شگرد برای آن که شنوندگان سخنرانی تان سراپا گوش شوند

مطمئن شوید که شنوندگان تان تا انتها با دقت به شما گوش می دهند.

عوامل مختلفی مانند انتظار دیدن یک پاورپوینت طولانی باعث می شود که سخنرانی و ارائه با سکوتی مرگبار همراه شود. حرفه ای ها تقریباً 40درصد از روز کاری شان را در جلساتی سپری می کنند که در بسیاری از آنها سخنران متنی را به روشی کسالت بار فقط از روی اسلایدها می خواند. 71درصد افراد معتقدند، جلساتی که در آنها شرکت کرده اند، فقط هدر دادن وقت بوده است. شرکت کنندگان در جلسات آنقدر به این برنامه های یکنواخت و کسل کننده عادت کرده اند که کاملاً مجهز در جلسات حاضر می شوند و اکثر وقت را با گوشی همراه هوشمندشان به پیغام زدن، گشت در شبکه های مجازی و چک کردن ایمیل می گذرانند.

ارائه مطلب چیزی فراتر از به اشتراک گذاشتن داده ها، آمار و حقایق است. ارائه باید پرحرارت و جذاب باشد و با مخاطبان ارتباط برقرار کند. سخنرانی تان باید بر مخاطبان اثر بگذارد. یک ارائه جذاب و درگیر کننده به تمرین، دیسیپلین و تکنیک های کلیدی نیاز دارد. اگرچه آماده شدن برای چنین ارائه ای دشوار است، اما زمانی که شنوندگان گفته های تان را به خاطر می سپارند و تحت تأثیر اطلاعات تان قرار می گیرند، به پاداشی می رسیدکه ارزش این تلاش و کوشش را دارد.

در این بخش سه تکنیک طلایی برای یک ارائه جالب توجه را معرفی می کنیم.

مطلب مرتبط: چگونه برای سخنرانی در هر شرایطی آماده باشیم؟

1ـ شنوندگان را از همان ابتدا مجذوب کنید
از همان لحظه ای که شروع به صحبت کردن می کنید، مشخص می شود که آیا شنوندگان با شما همراه خواهند بود یا خیر. بازه زمانی توجه شرکت کنندگان کوتاه است و اگر از همان ابتدا نتوانید آنها را جذب کنید، توجه شان به سرعت معطوف موضوع دیگری خواهد شد. شگرد داشتن یک ارائه مسحورکننده در ساختار آن نهفته است و در سه مرحله به شرح زیر محقق می شود:

• از بخش مقدمه و اهداف صرف نظر کنید: تمام شرکت کنندگان دلیل برگزاری جلسه را می دانند. نیازی نیست خودتان را معرفی کنید یا دلیل ارائه این سخنرانی را توضیح دهید. روز سخنرانی اولین روز مدرسه نیست. همه می دانند که با چه کسانی کار می کنند و چرا در این جلسه شرکت کرده اند.

• سخنرانی را با یک داستان شروع کنید: داستانی کوتاه را در مدت کمتر از یک دقیقه تعریف کنید. این داستان باید ارتباط مستقیمی با موضوع جلسه داشته باشد و یک نقطه شروع، اوج و یک پایان قوی داشته باشد. تعریف کردن داستان روش فوق العاده ای برای جلب توجه مخاطبان است و کمک می کند که آنها به روشی شخصی با موضوع ارتباط برقرار کنند.

• سر به سر شنوندگان بگذارید: به گفتن این که در این جلسه چه مطالبی را یاد خواهند گرفت، اکتفا نکنید، به آنها بگویید که چطور زندگی شان بعد از گوش دادن به این سخنرانی جذاب متحول خواهد شد. به این ترتیب آنها متوجه می شوند که باید منتظر اطلاعاتی تأثیرگذار و مهم باشند. این انتظار باعث می شود که تا پایان شنوندگان فعالی باشند.

2ـ فقط به اسلایدها نگاه نکنید و حرف نزنید

اگر متوجه نشوید که چه زمانی باید صحبت کردن را متوقف کنید، به سرعت توجه شنوندگان را از دست خواهید داد. ارائه کنندگان موفق از رسانه های مختلف، مانند اسلاید، مشارکت شنوندگان و وسایل صحنه برای رساندن منظور خود استفاده می کنند. اگر می خواهید از متریال مختلف برای تقویت سخنرانی خود استفاده کنید، باید روش صحیح کاربرد آنها را یاد بگیرید.

• مخاطبین نمی توانند همزمان هم به شما گوش بدهند و هم متن اسلاید را بخوانند: اسلایدها را ساده طراحی کنید. اسلایدها باید متن های کوتاه و آیتمیک داشته باشد و تصاویری در آنها به کار برده باشد که روایتگر گزارش باشد، البته قرار نیست رمان بنویسید. سعی کنید در یک اسلاید از بیشتر از یک تصویر یا سه بولت پوینت استفاده نکنید. زمانی که اسلاید جدیدی را می آورید، حرف نزنید و بگذارید مخاطبان داده ها را بدون مزاحمت بخوانند. اگر وقتی اسلاید جدیدی را نمایش می دهید، حرف هم بزنید، مطمئن باشید که مخاطبان به جای توجه به شما، به تصویر نگاه خواهند کرد. دانشمندان اثبات کرده اند که مغز توانایی خواندن و گوش دادن همزمان و آگاهانه را ندارد، بنابراین به مخاطبان اجازه دهید که هر کار را در یک مرحله انجام دهند. به اندازه کافی ساکت بمانید تا شرکت کنندگان اسلاید را بخوانند و مفهوم آن را متوجه شوند. سپس قبل از آن که شروع به صحبت کنید، صفحه نمایش را سیاه کنید. به این ترتیب بدون آن که مجبور باشید برای به دست آوردن توجه مخاطبان با اسلاید رقابت کنید، توجه آنها را دوباره به خود جلب می کنید.

• اجازه ندهید که وسایل صحنه، ارائه شما را از جلوه بیندازد: حتی اگر می خواهید روش استفاده از یک دستگاه، سیستم یا گجت جدید را به مخاطبین تان یاد دهید، باید تأثیر این وسایل را بر ارائه تان متعادل کنید. زمانی که طرز کار با دستگاه را نشان می دهید، ساکت باشید تا حواس مخاطبان پرت نشود و بتوانند با موضوع ارتباط برقرار کنند و آن چه را که می بینند پردازش کنند. بدانید که چه زمانی باید ساکت بمانید تا جنبه بصری و عملی ارائه تقویت شود.

• زمانبندی دقیق داشته باشید: سؤال و جواب بخش لاینفکی از تمام سخنرانی ها است و تصمیم گیری درباره بهترین زمان این بخش به عهده خودتان است. از ابتدای سخنرانی مشخص کنید که آیا شنوندگان می توانند سؤالات شان را در طول سخنرانی مطرح کنند یا این که صرفاً در پایان ارائه به سؤالات جواب می دهید. چنانچه شنوندگان را به پرسیدن سؤالات باز ترغیب می کنید، از آنها بخواهید که سؤالات شان را قبل از طرح موضوع جدید مطرح کنند. اگر فردی سؤالی پرسید، حرفش را قطع نکنید. بگذارید شرکت کننده سؤالش را تمام کند و بعد جواب بدهید. تماس چشمی و گوش دادن فعال را فراموش نکنید. این سؤالات می تواند دیگران را نیز به مشارکت ترغیب کند.

3ـ یک جمع بندی به یادماندنی داشته باشید

جمع بندی خلاصه ای از سخنرانی نیست، بلکه برای درک کامل موضوع سخنرانی حیاتی است. بسیاری از سخنرانان این زمان را به بیان رئوس مطالب اختصاص می دهند که شنوندگان را ترغیب می کند تا مطالب گفته شده را از ابتدا بررسی کنند. اگر می خواهید شنوندگان تان را از همان ابتدا تا به انتها مجذوب کنید، باید یک جمع بندی قوی و هدفدار داشته باشید.

مطلب مرتبط: چگونه در سخنرانی های مان صدای بهتری داشته باشیم؟

• از جمع بندی تان یک شاه بیت بسازید: تعریف کردن لطیفه ای که نکته اصلی مطالب را در برندارد، بی فایده خواهد بود. به خاطر می آورید که قرار بود در ابتدای سخنرانی سر به سر مخاطبان بگذارید، این جمع بندی باید جواب آن مزاح اولیه باشد. پایان سخنرانی زمان مناسبی برای به اشتراک گذاشتن داده های تأثیرگذاری است که می تواند برای مخاطبین تان سودمند باشد و آنها را به گفتن «آهان» وادار کند.

• ارائه را با تعریف یک داستان به پایان ببرید: اگر سخنرانی تان را با یک داستان شروع کرده اید، در تمام کردن آن با داستان تردید نکنید. داستان پایانی نباید مشکلی را تعریف کند، بلکه باید نشان دهد که استفاده از مطالب به اشتراک گذاشته شده چه فایده ای برای شنوندگان خواهد داشت.

چنانچه راه عملی ساختن این ایده ها را به مخاطبین تان نشان دهید، آنها تحت تأثیر گفته های تان قرار می گیرند، برای آموخته های شان ارزش قائل می شوند و به این نتیجه می رسند که وقت شان بیهوده تلف نشده است. شنوندگان آنچه گفته اید به خاطر می سپارند، به آن عمل می کنند و مشتاقانه منتظر ارائه بعدی می مانند.