مدیریت انضباط در محل کار

در دنیای مدیریت یک پارادوکس خطرناک وجود دارد: مدیرانی که بیش از حد خوب هستند، اغلب به بدترین رهبران تبدیل می شوند. این مدیران از هرگونه رویارویی و گفت وگوی سخت اجتناب می کنند. آنها اشتباهات کوچک را نادیده می گیرند، به امید اینکه خود به خود حل شوند، اما این اشتباهات مانند ترک های ریز روی شیشه جلوی اتومبیل به تدریج بزرگ و بزرگ تر می شوند تا جایی که یک روز کل شیشه فرو می ریزد. در آن زمان، دیگر کار از کار گذشته است و کل تیم، یعنی مسافران آن اتومبیل، آسیب می بینند.

رویکرد درست به انضباط و عملکرد ضعیف کارکنان، نه به معنای سختگیری بی رحمانه است و نه چشم پوشی بی مسئولیت. یک مدیر کارآمد، مانند یک سیستم مسیریاب هوشمند و پیشرفته عمل می کند. وظیفه این سیستم رساندن راننده به مقصد است، نه تنبیه او برای هر گردش اشتباه. این سیستم با آرامش راهنمایی می کند، مسیر را تصحیح می کند و هشدارهای لازم را به موقع می دهد، اما چگونه می توان چنین سیستم راهبری هوشمندی را در یک شرکت پیاده سازی کرد؟

سفر تصحیح مسیر یک کارمند، معمولا در چهار مرحله کلیدی و تدریجی اتفاق می افتد. بیایید به اتفاق یکدیگر این مسیر را بررسی کنیم. 

مرحله اول: قدرت یک تذکر شفاهی

وقتی در رانندگی یک خروجی را جا می گذارید، سیستم مسیریاب شما فریاد نمی کشد. با لحنی آرام و خنثی می گوید: «در حال محاسبه مجدد مسیر...». این دقیقا همان نقش تذکر شفاهی در محیط کار است. این یک گفت وگوی غیررسمی، خصوصی و محترمانه است که هدف آن تنبیه نیست، بلکه آگاه سازی است.

مطلب مرتبط: نقش و جایگاه انضباط در سازمان ها

فرض کنید کارمندی به طور مداوم با پنج دقیقه تاخیر در جلسات مهم حاضر می شود. مدیر-راهبر او را به کناری فرا می خواند و می گوید: «متوجه شده ام که اخیرا برای رسیدن به جلسات تیم کمی با چالش روبه رو هستی. همه چیز مرتب است؟ حضور به موقع تو برای شروع هماهنگ کارها واقعا برای ما مهم است».

این گفت وگو سه هدف کلیدی را دنبال می کند: اول از همه، مشکل را به صورت خصوصی مطرح می کند و از تحقیر فرد جلوی دیگران جلوگیری می کند. سپس به جای حمله به شخصیت (شما بی نظم هستید) روی رفتار خاص (تاخیر در جلسات) تمرکز می کند. در نهایت فرصتی برای کارمند ایجاد می کند تا اگر مشکل بزرگ تری وجود دارد، آن را در میان بگذارد. در بسیاری از موارد، همین محاسبه مجدد آرام و انسانی، برای بازگرداندن کارمند به مسیر اصلی کافی است.

مرحله دوم: وضوح اخطار کتبی

اگر راننده به راهنمایی های صوتی اولیه توجه نکند و به مسیر اشتباه ادامه دهد، سیستم مسیریاب یک دستورالعمل واضح و جدی تر را روی صفحه نمایش می دهد: «لطفا در اولین فرصت دور بزنید». این، معادل اخطار کتبی در فرآیند انضباطی است.

این مرحله دیگر یک گفت وگوی غیررسمی نیست. یک جلسه رسمی است که در آن مشکل، انتظارات برای اصلاح رفتار و عواقب عدم تغییر به صورت شفاف و مکتوب ثبت می شود. این سند یک نقشه راه دقیق برای کارمند است. 

به عنوان مثال در تذکر کتبی ذکر می شود: «براساس گفت وگوی شفاهی ما در تاریخ فلان، رفتار تاخیر در جلسات متاسفانه ادامه یافته است. از شما انتظار می رود که از این پس در تمام جلسات رأس ساعت مقرر حاضر باشید. ادامه این روند می تواند منجر به اقدامات انضباطی جدی تر شود».

مکتوب کردن این اخطار دو دلیل حیاتی دارد. اول، هیچ سوءتفاهمی باقی نمی گذارد. کارمند دقیقا می داند که مشکل چیست و چه انتظاری از او می رود. دوم، این سند از شرکت در برابر اتهامات احتمالی در آینده محافظت می کند. در زبان مدیریت منابع انسانی یک قانون طلایی وجود دارد: «اگر مکتوب نشده باشد، انگار هرگز اتفاق نیفتاده است». شرکت هایی مانند مایکروسافت سیستم های پیچیده ای برای ثبت مستند این مراحل دارند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیند برای همه عادلانه و شفاف است.

مرحله سوم: جدیت اخطار نهایی

اگر راننده همچنان تمام هشدارها را نادیده بگیرد و به سمت یک جاده بن بست یا یک منطقه خطرناک حرکت کند، سیستم مسیریاب با بالاترین سطح هشدار واکنش نشان می دهد. این، مرحله اخطار نهایی یا برنامه بهبود عملکرد است. این یک اولتیماتوم جدی و آخرین شانس برای اصلاح مسیر است. برنامه بهبود عملکرد یک قرارداد موقت و فشرده است که در آن اهداف مشخص، قابل اندازه گیری و زمان بندی شده برای کارمند تعریف می شود. مثلا: «در طی ۳۰ روز آینده شما باید در تمام جلسات به موقع حاضر شوید و پروژه ایکس را با رعایت کامل استانداردهای کیفی به اتمام برسانید. پیشرفت شما به صورت هفتگی بررسی خواهد شد. عدم دستیابی به این اهداف منجر به خاتمه همکاری خواهد شد».

این برنامه، نقشه نهایی برای خروج از بحران است. این کار به کارمند یک فرصت آخر و کاملا شفاف برای جبران می دهد و همزمان، شرکت را برای تصمیم نهایی و دشوار بعدی آماده می کند. این مرحله نشان می دهد که سازمان تمام تلاش خود را برای کمک به کارمند انجام داده است.

مرحله چهارم: گام نهایی و اجتناب ناپذیر

یک سیستم مسیریاب نمی تواند به جای راننده رانندگی کند. اگر راننده با وجود تمام هشدارها و راهنمایی ها آگاهانه تصمیم بگیرد که به دره بپیچد، مسیریاب تنها کاری که می تواند انجام دهد، ثبت مسیر طی شده و اعلام عدم موفقیت ماموریت است. خاتمه همکاری یا اخراج، آخرین مرحله در این فرآیند است.

مطلب مرتبط: اهمیت نظم و انضباط برای مدیرموفق

اگر سه مرحله قبلی به درستی اجرا شده باشند، این مرحله هرگز نباید برای کارمند غافلگیرکننده باشد. او از مشکل آگاه بوده، راهنمایی های شفافی دریافت کرده و فرصت کافی برای اصلاح داشته است. اخراج در این چارچوب، یک تصمیم هیجانی و ناگهانی نیست، بلکه نتیجه منطقی یک فرآیند مستند و منصفانه است. هدف این است که کارمند در نهایت درک کند که این شرکت تمام راه های ممکن را برای موفقیت او امتحان کرده است، اما در نهایت، این خود او بوده که مسیر را انتخاب کرده است.

جمع بندی

مدیریت انسان ها یکی از پیچیده ترین وظایف در دنیای کسب و کار است. اجتناب از گفت وگوهای سخت به بهانه «خوب بودن» در نهایت به همه آسیب می زند؛ به کارمندی که می توانست با یک راهنمایی به موقع اصلاح شود، به تیمی که روحیه و بهره وری اش تحلیل می رود و به خود مدیری که اعتبارش را از دست می دهد.

یک رهبر تجاری بزرگ یک راهبر است. او می داند که وظیفه اش نه فقط تعیین مقصد، بلکه فراهم کردن یک سیستم مسیریابی قابل اعتماد برای تمام اعضای تیمش است. او با شجاعت و همدلی، مسیر را برای کسانی که گم شده اند، مجددا محاسبه می کند، هشدارهای لازم را به موقع و به صورت خصوصی می دهد و در نهایت، تصمیمات سخت را براساس داده ها و مستندات و نه براساس احساسات لحظه ای، اتخاذ می کند. اکنون از خود بپرسید: آیا سیستم مدیریت شما یک مسیریاب هوشمند است یا یک نقشه کاغذی قدیمی که در باد رها شده است؟

منابع:

https://wheniwork.com

https://www.indeed.com