اخراج آداب دارد

هفته گذشته در همین بخش، قسمت اول بررسی چرایی و چگونگی اخراج کارکنان با عنوان «سخت و ضروری» منتشر شد. در قسمت اول به این موضوع که گاهی اوقات اخراج برخی کارکنان برای سازمان ضروری است، پرداختیم. در مطلب مذکور این پرسش بنیادی مطرح شد که چه زمانی و چرا باید اخراج کنیم و وضعیت‌هایی که در آن یک سازمان نیازمند اخراج است، مورد بررسی قرار گرفت. سه وضعیتی که می‌تواند موجب اخراج کارکنان شود، فربه شدن یک سازمان، دشمنی کارمند با مدیر و نیاز سازمان به خون تازه است. در بخش دوم مطلب به بررسی آدابی که رعایت آن در زمان اخراج ضروری است، خواهیم پرداخت.

به گفته بسیاری از مدیران، یکی از سخت‌ترین وظایف یک مدیر اخراج است. اما به راستی چرا؟ شاید علت این است که آداب اخراج کارکنان را نمی‌دانیم. شاید در برخی مواقع ضرورت اخراج را درک می‌کنیم ولی نمی‌دانیم از کجا باید شروع کنیم و به کجا باید برسیم. اخراج کارکنان مانند سایر فرآیندهای منابع انسانی اصول و آدابی دارد که در اینجا به آن می‌پردازیم.

 اخراج نیز مانند تمامی زیرسیستم‌های دیگر مدیریت منابع انسانی دارای یک آداب، باید‌ها و نبایدهای مرتبط با خودش است. اگر این آداب رعایت نشود، می‌تواند بسیار آسیب‌رسان و حتی برای سازمان مهلک باشد. در این قسمت سعی شده است، برخی بایدها و نبایدهایی را که دانستن آنها در زمان اخراج ضروری است بیان کنم.

شایعه اخراج کشنده است

بسیار مهم است که شما اجازه ندهید مسئله اخراج یک یا تعدادی از کارکنان، مدتی در شرکت دهان به دهان شود و هر کس و همه جا در مورد آن صحبت کنند و در نهایت شایعه در مورد اینکه چه کسانی جزو لیست اخراج هستند به راه بیفتد. در برخی مواقع روزهای متمادی شایعه اخراج یا تعدیل نیرو در شرکت پخش می‌شود و همه نگران این موضوع هستند که مبادا نام آنها هم در لیست باشد.

بنابراین خیلی از کارکنان که معمولاً جزو کارکنان با عملکرد خوب هم هستند به دنبال فرصت‌های شغلی جدید می‌روند و احتمالا کار جدیدی پیدا می‌کنند و از تیم ما جدا می‌شوند، درحالی‌که اصلاً قرار نبود آنها جزو لیست اخراج ما باشند. سازمانی را می‌شناسم که به علت کاهش تولید، قصد تعدیل نیرو داشت. مدیران سازمان تصمیم گرفتند کارکنان با کارایی و عملکرد ضعیف را شناسایی کنند و پس از اتمام قرارداد دیگر قرارداد جدیدی با آنها تمدید نکنند.بلافاصله این خبر در تمام لایه‌های سازمان پیچید و هر روز شایعه جدیدی در مورد افرادی‌که در این لیست قرار دارند دهان به دهان می‌شد.

پس از مدت کوتاهی کارکنان با توانایی بالا که توانسته بودند به‌راحتی و بعضاً با شرایط بهتر جذب شرکت‌های رقیب شوند، شرکت را ترک کردند و سازمان مجبور شد کارکنان با عملکرد ضعیف‌تر را که احتمالا در اولویت اخراج بودند حفظ کند و حتی بعضاً ارتقا دهد. توصیه در این زمینه این است که اگر سازمان شما در شرایطی قرار گرفت که مجبور به اخراج بود، این مسئله را به‌صورت کاملاً محرمانه و سری در تیم تصمیم‌سازی سازمان مطرح کنید و مراقب درز کردن این اخبار به بیرون باشید.

نخستین فردی که می‌داند

 اینکه چه کسی خبر اخراج را به فردی که قرار است اخراج شود می‌دهد مسئله بسیار مهمی است. تصور کنید در محل کار متوجه می‌شوید که همکاران‌تان در مورد شما پچ پچ می‌کنند. وقتی کنکاش می‌کنید به شما می‌گویند که قرار است به‌زودی اخراج شوید! احتمالا پس از شنیدن این خبر بسیار ناامید و ناراحت هستید هم به دلیل اخراج و هم به دلیل اینکه چطور قبل از شما دیگران در این مورد با خبر هستند.

  یکی از آداب مهم اخراج این است که قبل از اینکه سایرین در مورد اخراج فردی خبردار باشند به خود او بگویید و او نخستین فردی باشد که این موضوع را می‌داند. توصیه دیگر این است که این خبر توسط مدیر مستقیم یا مدیر منابع انسانی گفته شود. این مهم است که شخص گوینده فقط حامل پیام نباشد و بتواند دلایل اخراج را نیز تشریح کند.

نامه‌نگاری کافی نیست

 برای اینکه خبر اخراج کسی را به او بدهید تنها نامه‌نگاری کافی نیست. نامه‌ها فقط معانی کلمات را منتقل می‌کنند و نمی‌توانند دلایل و احساسات را بیان کنند. همچنین باید در این بخش به فرهنگ شفاهی که بین مردم مقبول است نیز اشاره کنیم. فرهنگ رایج در جامعه ما ایجاب می‌کند برای انتقال یک خبر، گفتن تبریک، احساس همدردی یا مانند آنها، این کارها را به صورت رودررو انجام دهیم. در بسیاری موارد ارسال یک متن برای انجام این‌کارها نه تنها کارایی ندارد، بلکه می‌تواند حتی باعث دلخوری افراد شود، بنابراین توصیه جدی این است که خبر اخراج یک فرد را حتماً به‌صورت حضوری و رودررو به او بدهید.

سعی کنید جلسه‌ای ترتیب دهید و در این جلسه خبر اخراج را به او بگویید. هنگام دادن خبر اخراج سعی کنید خیلی سریع و واضح به اصل موضوع بپردازید. پرداختن به حاشیه‌ها هیچ کمکی به شما نخواهد کرد.به یاد دارم یک‌بار کسی را اخراج کردم و قصد داشتم خبر اخراج او را در جلسه به او بدهم. ابتدا اینقدر حاشیه رفتم که گیج شده بود و چون متوجه موضوع نمی‌شد می‌گفت: من می‌توانم خودم را تغییر دهم، تقریباً نیم‌ساعت طول کشید تا توانستم او را متوجه این واقعیت کنم که اخراج او تصمیم نهایی سازمان است و باید از جمع ما جدا شود.

برخی افراد بعد از شنیدن خبر اخراج دوست دارند در جلسه بمانند، درد دل کنند و با شما حرف بزنند و برخی دیگر هم دوست دارند هر چه سریع‌تر محل را ترک کنند و حوصله حرف زدن با شما را ندارند. مهم است که بفهمید آنها چه حسی دارند. برای افرادی‌که درد دل می‌کنند وقت بگذارید و آنهایی را که حوصله ندارند سریع‌تر رها کنید. این کار به شما کمک می‌کند راحت‌تر جلسه را مدیریت کنید.

منتظر تشکر نباشید

زمانی‌که خبر اخراج کسی را می‌دهید، منتظر رفتارهای تند او باشید. بعضی افراد به محض اینکه می‌فهمند قرار است شغل‌شان را از دست بدهند، ساکت و آرام یک جا نمی‌نشینند و واقعیت را به سادگی نمی‌پذیرند.برخی افراد هم به‌شدت عصبانی می‌شوند و شاید جر و بحث به راه بیندازند یا صدای‌شان را بالا ببرند. چه کسی در زمان اعلام خبر اخراج منتظر تشکر طرف مقابل است! شما باید منتظر رفتارهای تند باشید.

بهتر است اجازه ندهید که جر و بحث ادامه پیدا کند و به عبارت دیگر به این جر و بحث دامن نزنید. بهتر است بگویید: می‌دانم که موقعیت دشواری است اما بهتر است بدانی که با مشاجره و جرو بحث اوضاع تغییر نمی‌کند و تصمیم گرفته شده عوض نمی‌شود.  در پایان، دوباره به چشم‌های کارمند نگاه کنید، با او دست دهید و برایش آرزوی موفقیت داشته باشید.

در تمام این مراحل احساس همدردی، کلید مهمی است که نباید آن را فراموش کنید. از خودتان بپرسیداگر جای این فرد بودید، دل‌تان می‌خواست با شما چطور رفتار می‌شد؟ بیشتر افراد دوست دارند کارفرما حتی اگر از کارشان راضی نیست، در پایان جلسه از آنها بابت یک دوره همکاری تشکر کند، پس دریغ نکنید.

دلایل را بگویید

 اعلام دلایل باید یکی از بخش‌های اصلی جلسه اخراج باشد. لازم است به‌صورت شفاف و روشن دلایل این تصمیم سازمان را بیان کنید. مسئله مهم در اینجا بیان واقعیت‌ها است. به‌طور مثال اگر علت اخراج فردی، عملکرد ضعیف او است لازم است این موضوع را با جزییات برایش توضیح دهیم. این کار به ما کمک می‌کند در مورد تصمیم به اخراج بیشتر فکر کنیم.

آیا دلایلی که برای اخراج شخصی داریم، قانع‌کننده است؟ آیا راه حل دیگری در این زمینه وجود ندارد؟ و سوال‌ها دیگری که قبل از اینکه تصمیم به اخراج بگیریم باید پاسخ آنها را داشته باشیم. زمانی‌که مطمئن هستیم دلایل کافی برای این کار وجود دارد باید این دلایل را برای فردی که می‌خواهیم اخراج شود نیز توضیح دهیم.

در این مورد دو نکته مهم را فراموش نکنید. اول اینکه اگر به دلایل اخراج کسی ایمان ندارید و خود شما در این مورد قانع نشدید، دلایل دیگری را برای این کارتان بیان نکنید مثلاً اگر شخصی به علت عملکرد ضعیف اخراج می‌شود هرگز به او نگویید علت اخراج او برنامه کاهش تعداد کارکنان شرکت است. نکته دوم این است اگر معتقد هستید که بخشی از دلیل اخراج به اشکالات موجود درسازمان بر می‌گردد به آن هم اعتراف کنید و کاستی‌های سازمان که باعث بروز این مشکل شده است را نیز بیان کنید.

  از اعلام خبر اخراج به‌عنوان فرصتی برای یادآوری توانایی‌های فرد استفاده کنید. افرادی را به یاد دارم که پس از برگزاری جلسه اخراج‌شان تشکر هم کرده‌اند. دلیل اصلی این بوده است که حس کرده‌اند زحمات آنها در مدت همکاری نادیده گرفته نشده است. پس توصیه می‌کنم در صورتی‌که اخراج شخصی صرفاً به‌دلیل تعدیل نیرو و کوچک‌سازی سازمان باشد و سابقه منفی در کار نباشد، می‌توانید از او تعریف و خوبی‌ها و توانمندی‌هایش را یادآوری کنید.

راهنمایی کنید

 اگر راهنمایی یا ایده‌ خاصی برای او دارید حتماً بگویید. اگر مطمئن هستید تغییر رفتار یا آموختن ابزاری خاص می‌تواند در آینده کاری به او کمک کند، حتماً به او توصیه کنید. بدانیم به‌عنوان یک مدیر در درجه اول باید یک انسان باشیم، بعد یک دوست و در نهایت یک همکار. اگر فرصت شغلی مناسب او در سازمان دیگری سراغ دارید از او دریغ نکنید. فکر می‌کنم یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیران منابع انسانی ایجاد شبکه‌ای بزرگ از دوستان و همکاران در سایر شرکت‌ها است.

یکی از کاربردهای این شبکه این است که می‌توانید افراد صاحب صلاحیت را به هم معرفی کنید. اجازه دهید کارکنانی را که به دلیل تعدیل نیرو از دست داده‌اید، به شما به دید یک شانس برای پیدا کردن کار جدید نگاه کنند. به آنها کمک کنید رزومه مناسبی را بنویسند و کانال‌های کاریابی که سراغ دارید به آنها معرفی کنید.

روز چه اهمیتی دارد؟ 

برخی معتقدند قبل از تعطیلات آخر هفته یا حتی تعطیلات آخر سال بهترین زمانی است که خبر اخراج کسی را می‌دهید چون او وقت دارد در تعطیلات به خوبی برای آینده برنامه‌ریزی کند. اما گمان می‌کنم در اینجا مسئله خود فرد نیست بلکه سایر همکاران هستند. بیشترین دلیل این توصیه این است که می‌خواهند از تأثیرات اخراج بر سایر کارکنان کم کنند.

در مقابل برخی هم توصیه می‌کنند قبل از تعطیلات زمان مناسبی نیست چون تعطیلات را برای او و خانواده‌اش خراب می‌کنیم. این گروه توصیه می‌کنند نخستین روز هفته زمان بهتری برای اعلام خبر اخراج است. اما به نظر می‌رسد اینکه چه روزی را برای اعلام خبر اخراج انتخاب کنیم اهمیتی ندارد. هر روزی که از لزوم اخراج کارکنان مطمئن شدیم بهترین زمان است و تعلل یا تعجیل در این زمینه مناسب نیست.

پیگیری کنید

با رفتن یک فرد از سازمان وظایف مدیران به اتمام نرسیده است. وقتی شخصی از سازمان جدا می‌شود تا چندین روز بخشی از ذهنش در سازمان است. از خودش دائماً می‌پرسد آیا جای خالی او در سازمان حس می‌شود یا خیر. توصیه این است، پس از چهار یا پنج روز از جدا شدن یک فرد از سازمان با او تماس بگیرید و احوالپرسی کنید. این‌کار می‌تواند نقش سازنده‌ای از تصویر سازمان در ذهن افراد داشته باشد.

عکس دسته‌جمعی بگیرید

فریب گزارشات آماری را نخورید، آنها هیچ وقت گویای تمام واقعیات نیستند. شما با دیدن گزارش ترنور  (میزان رفت‌و‌آمد) منابع انسانی یکسری اعداد و ارقام را می‌بینید و کمتر ممکن است با دیدن این اعداد یا نسبت‌ها حس خوب یا بد بگیرید.  بهتر است از روش‌های دیگری نیز برای ثبت اطلاعات مرتبط با رفت‌و‌آمد کارکنان‌تان استفاده کنید؛ روش‌هایی که بتوانند احساسات‌تان را یادآوری کنند. به‌طور مثال داشتن یک عکس دسته جمعی برای آخرین روز کاری سال می‌تواند بیشتر به ما کمک کند.

این عکس‌ها را با درج تاریخ زیر آنها به دیوار اتاق کارتان بزنید. هرگاه به این عکس‌ها نگاه می‌کنید افرادی را می‌بینید که قبلا همکارتان بوده‌اند ولی دیگر با شرکت شما همکاری نمی‌کنند. آنگاه از نبودن برخی، حس بسیار بدی دارید و احتمالا از نبودن برخی دیگر چندان هم ناراضی نیستید. در هر صورت داشتن این عکس‌ها می‌تواند به مدیران کمک بزرگی کند تا در روزمرگی‌ها فراموش نکنند در سال‌های گذشته چه کسانی را از دست داده‌اند و چه کسانی به تیم آنها اضافه شده است.

  در نهایت به یاد داشته باشید که اخراج کارمندان همیشه اتفاق بدی هم نیست و ممکن است حتی مفید هم باشد. درست است که شاید در ابتدا اتفاق ناراحت‌کننده‌ای به نظر برسد اما می‌تواند یک ناراحتی موقت برای شما باشد. در واقع فردی که در شغلش موفق نیست و برای این کار ساخته نشده، بهتر است که به دنبال موقعیت شغلی دیگری باشد تا در آن حرفه موفقیت‌های بهتری داشته باشد.

وقتی کارمندی که کارایی لازم را ندارد از کارش برکنار می‌شود، این فرصت و آزادی برایش به وجود می‌آید که مسیر زندگی‌اش را تغییر دهد و به سمت یادگیری، آموزش یا استخدام در حرفه مطلوب دیگری برود.  با تمام این واقعیات به یاد داشته باشیم اگر مجبور به اخراج فردی از محل کار شدیم به این معنا است که قبلا اشتباهی مرتکب شده‌ایم و الان باید تاوان آن را بدهیم.

در زمان اخراج کارکنان، از خود بپرسیم کجای کارمان ایراد داشته است؟ استخدام، آموزش، انگیزش، ارتقا یا بخش دیگری از کارمان دچار مشکل بود؟ در هر صورت مطمئن باشید یک‌جای کارتان ایراد داشت. ایرادات را پیدا کنید و در صدد رفع آنها برآیید.

نایب رئیس کمیته توسعه منابع انسانی  انجمن مدیریت منابع انسانی ایران