اخراج کارمندان؛ هنر پایان محترمانه همکاری

هیچ مدیری برای این لحظه آموزش نمی بیند. هیچ دوره آموزشی، کتاب یا سمیناری نمی تواند سنگینی آن سکوت، نگاه های خیره و آن بار عاطفی را که در اتاق حکمفرما می شود، به طور کامل شبیه سازی کند. لحظه اخراج یک کارمند یکی از تنهاترین، دشوارترین و ناخوشایندترین تجربیات در مسیر حرفه ای یک رهبر است. این لحظه آزمونی نهایی برای سنجش شخصیت، شجاعت و انسانیت اوست.

بسیاری از مدیران این گفت وگو را تا جای ممکن به تعویق می اندازند. آنها امیدوارند که مشکل خود به خود حل شود، کارمند معجزه آسا تغییر کند یا شرایطی پیش بیاید که آنها را از زیر بار این مسئولیت سنگین خلاص کند. این تعلل قابل درک اما عمیقا اشتباه است. به تعویق انداختن یک تصمیم ضروری مانند نادیده گرفتن یک عفونت در بدن سازمان است؛ دردی که می توانست موضعی و قابل کنترل باشد، به تدریج به تمام تیم سرایت کرده، بهره وری را کاهش داده، روحیه را تضعیف کرده و به فرهنگ سازمانی آسیب می زند.

بی شک انجام این کار به روش درست یک هنر است. هنری که نیازمند ترکیبی ظریف از قاطعیت، آمادگی و مهمتر از همه، همدلی و احترام است. این مقاله یک راهنمای خشک و بی روح نیست، بلکه یک نقشه راه برای انجام یکی از انسانی ترین و در عین حال سخت ترین وظایف مدیریتی است؛ راهی برای رسیدن به یک پایان محترمانه، حتی در میانه یک موقعیت دشوار. پس با ما همراه باشید تا مسیری به سوی این هنر مهم باز کنیم.

تغییر زاویه دید: اخراج یک شکست نیست

اولین قدم برای مدیریت صحیح این فرآیند، در ذهن خود مدیر اتفاق می افتد. بسیاری از مدیران، اخراج یک کارمند را به عنوان یک شکست شخصی تلقی می کنند. «من نتوانستم او را به درستی هدایت کنم»، «من در فرآیند استخدام اشتباه کردم». این احساس گناه، هرچند طبیعی، می تواند منجر به تصمیم گیری های احساسی و اشتباه شود.

مطلب مرتبط: هنر قطع همکاری با کارمندان: به وقت خداحافظی!

حقیقت این است که در اکثر موارد، پایان همکاری نتیجه یک عدم تطابق (Mismatch) است، نه یک شکست کامل. عدم تطابق میان مهارت های کارمند و نیازهای شغل، میان شخصیت او و فرهنگ تیم یا میان انتظارات او و واقعیت های سازمان. پذیرش این واقعیت، به مدیر کمک می کند تا از جایگاه یک قاضی که حکم صادر می کند، به جایگاه یک رهبر استراتژیک تغییر موضع دهد که در حال گرفتن یک تصمیم سخت اما ضروری برای سلامت کل سازمان است. فراموش نکنید، شما این تصمیم را فقط به خاطر عملکرد یک نفر نمی گیرید. شما این کار را به خاطر تمام اعضای تیم تان که با تعهد کار می کنند، به خاطر مشتریان تان که لایق بهترین خدمات هستند و به خاطر آینده کسب وکارتان انجام می دهید. دیدن تصویر بزرگ تر، به شما آن شجاعت و شفافیت لازم را برای ادامه مسیر می دهد.

قبل از توفان: مرحله حیاتی آماده سازی

هرگز و تکرار می کنیم، هرگز بدون آمادگی کامل وارد جلسه اخراج نشوید. بداهه پردازی در این موقعیت، بزرگ ترین دشمن شماست و می تواند یک موقعیت سخت را به یک فاجعه قانونی و انسانی تبدیل کند. آماده سازی شما باید شامل چند بخش کلیدی باشد.

•    مستندسازی، سپر دفاعی شما: این فرآیند نباید با یک تصمیم ناگهانی شروع شود. ماه ها قبل، شما باید تمام بازخوردها، هشدارهای کتبی، جلسات مربی گری و ارزیابی های عملکردی را که با کارمند داشته اید، به دقت مستند کرده باشید. این اسناد نشان می دهند که شما تمام تلاش خود را برای بهبود وضعیت انجام داده اید و این تصمیم، آخرین راه حل بوده، نه اولین آن. این مدارک، در صورت بروز هرگونه چالش قانونی، سپر دفاعی حیاتی شما خواهند بود.

•    هماهنگی با منابع انسانی و تیم حقوقی: اخراج یک کارمند فقط یک گفت وگوی مدیریتی نیست، یک اقدام سازمانی است. قبل از هر اقدامی، با تیم منابع انسانی خود مشورت کنید تا مطمئن شوید تمام مراحل قانونی به درستی طی شده اند. آنها راهنمای شما در مورد مسائلی مانند پرداخت نهایی، مزایا و اسناد قانونی خواهند بود. این هماهنگی، ریسک شما را به حداقل می رساند.

•    طراحی نقشه گفت وگو: یک طرح کلی از آنچه می خواهید بگویید، آماده کنید. این به معنای نوشتن یک متن رباتیک نیست، بلکه به معنای مشخص کردن نکات کلیدی است که باید حتما مطرح شوند. پیام شما باید شفاف، مختصر و غیرقابل تفسیر باشد. به خاطر داشته باشید که در آن لحظه پراسترس، احتمال فراموشی نکات مهم بالاست.

مطلب مرتبط: اخراج به سبک حرفه ای ها

لحظه حقیقت: شروع گفت وگویی که هیچ کس دوست ندارد

این سخت ترین بخش ماجراست. اجرای این گفت وگو نیازمند ترکیبی از قاطعیت و وقار است.

•    مستقیم و بدون حاشیه: گفت وگو را با احوال پرسی های بی مورد یا مقدمه چینی های طولانی شروع نکنید. این کار فقط اضطراب را افزایش می دهد و بی رحمانه است. در همان دقیقه اول، اصل مطلب را بگویید. جمله ای مانند: «متشکرم که آمدی. متاسفانه باید یک خبر بد به تو بدهم. ما تصمیم گرفتیم که به همکاری مان خاتمه دهیم و امروز آخرین روز کاری تو خواهد بود.» این جمله سخت است، اما شفافیت آن، جلوی هرگونه امید کاذب یا سوءتفاهم را می گیرد.

•    دلیل را بگویید، اما وارد بحث نشوید: دلیل اصلی تصمیم را به صورت خلاصه و براساس حقایق مستند بیان کنید. «همانطور که در جلسات قبلی صحبت کردیم، عملکرد شما در سه ماه گذشته به اهداف مورد انتظار نرسیده است.» اما به هیچ وجه وارد یک چرخه بحث و جدل طولانی نشوید. کارمند ممکن است حالت تدافعی بگیرد، شما را متهم کند یا تلاش کند تا تصمیم تان را تغییر دهد. آرام بمانید، به حرف هایش گوش دهید، اما بر روی تصمیم نهایی خود قاطع بمانید. شما آنجا نیستید تا مذاکره کنید، بلکه برای اطلاع رسانی یک تصمیم نهایی حضور دارید.

•    یک شاهد در اتاق داشته باشید: همیشه یک نفر دیگر، ترجیحا از تیم منابع انسانی، در جلسه حضور داشته باشد. این کار برای محافظت از هر دو طرف است. حضور یک شخص ثالث بی طرف، از بروز هرگونه ادعای نادرست در آینده جلوگیری می کند و به جلسه یک رسمیت لازم می بخشد.

•    همدلی را با ترحم اشتباه نگیرید: شما می توانید احساسات کارمند را درک کنید و با احترام با آن برخورد کنید (همدلی). اما از افتادن در دام ترحم که ممکن است شما را به سمت دادن قول های بیجا یا ابراز تردید در تصمیم تان سوق دهد، پرهیز کنید. حفظ آرامش و رفتار حرفه ای شما، به خود کارمند نیز کمک می کند تا با وقار بیشتری با موقعیت روبه رو شود.

بعد از گفت وگو: مدیریت امواج پس از توفان

کار شما پس از خروج کارمند از اتاق تمام نمی شود. مدیریت این انتقال، به اندازه خود گفت وگو اهمیت دارد.

•    تسهیل خروج با احترام: فرآیند تحویل وسایل شرکت و جمع آوری وسایل شخصی را تا حد ممکن روان و محترمانه انجام دهید. اجازه ندهید که کارمند مجبور به عبور از میان تمام همکارانش با یک جعبه در دست شود. انتخاب یک زمان خلوت، مانند پایان روز کاری، می تواند به حفظ کرامت او کمک کند.

•    ارتباط با تیم باقی مانده: تیم شما مضطرب و کنجکاو خواهد بود. سکوت کامل فضا را برای شایعات سمی باز می کند. در اسرع وقت، یک جلسه کوتاه با تیم خود داشته باشید. پیام شما باید ساده، حرفه ای و رو به جلو باشد. هرگز جزییات عملکرد ضعیف یا دلایل اخراج را با تیم در میان نگذارید. فقط می توانید بگویید که «شخص مورد نظر دیگر با ما همکاری نمی کند و ما برای او در مسیر آینده اش آرزوی موفقیت داریم». سپس به سرعت تمرکز را به آینده تیم، تقسیم وظایف و قدم های بعدی معطوف کنید. فلسفه مدیریتی در شرکت هایی مانند نتفلیکس بر همین شفافیت (البته در سطحی بالاتر) استوار است؛ آنها معتقدند که تیم باید بداند که عملکرد بالا یک استاندارد غیرقابل مذاکره است.

سخن پایانی

اخراج یک کارمند، لحظه ای است که جوهر واقعی یک مدیر نمایان می شود. این لحظه ای است که شما نشان می دهید آیا رهبری هستید که فقط به اعداد و نتایج اهمیت می دهد یا رهبری که درک می کند در پس هر موقعیت کاری، یک انسان با احساسات، امیدها و نگرانی ها وجود دارد.

مطلب مرتبط: بهترین روش های اخراج کارمندان

هدف از یک فرآیند اخراج خوب، هرگز تحقیر یا مجازات یک فرد نیست. هدف، مدیریت یک پایان اجتناب ناپذیر با حداکثر شفافیت، احترام و انسانیت ممکن است. این کار سخت است، اما انجام درست آن نه تنها سازمان را از یک عضو ناکارآمد رها می کند، بلکه به تیم باقی مانده این پیام قدرتمند را می دهد که در این سازمان، با همه، حتی در سخت ترین لحظات، با وقار و احترام رفتار می شود و این، یکی از پایه های ساختن یک فرهنگ سازمانی سالم و پایدار است.

منابع:

https://www.linkedin.com

https://hbr.org