اتوماسین اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یعنی استفاده از تکنولوژی های پیشرفته برای بهینه کردن وظایف روزمرۀ کارکنان؛ و در حال حاضر، این کار به کمک نرم افزارها انجام می شود. درواقع سیستم اتوماسیون اداری، نرم افزاری است که داده ها را بدون نیاز به دخالت افراد جمع آوری و ذخیره سازی می کند تا هر کسب وکار بتواند بر اساس نیازی که دارد آنها را پردازش کرده و در فرآیندهای سازمانی خود به کار ببندد.

همچنین برای دیدن صفحه سیستم اتوماسیون اداری برید به لینک زیر مراجعه کنید:

https://baridsoft.net/products/office-automation/

چرا از اتوماسیون اداری استفاده می کنیم؟

استفادۀ گستردۀ کسب وکارها از اتوماسیون اداری، دلیل محکمی برای نشان دادن اهمیت آن است؛ در عین حال برای آنکه دید بهتری از اثرگذاری و کارایی این سیستم داشته باشیم، به چند مورد از مزایای آن اشاره می کنیم.

افزایش بهره وری کارکنان:

با حذف کارهای تکراری و فیزیکی، کارمندان می توانند تمرکز و توان خود را صرف کارهای باارزش تر کنند و علاوه بر تجربۀ بهتر و افزایش رضایت از کار، به رشد سازمان نیز کمک کنند.

کاهش هزینه های سازمان:

هزینه هایی که در سازمان ها برای تهیۀ مواد مصرفی از قبیل جوهر و کاغذ صرف می شود، با استفاده از اتوماسیون اداری به حداقل می رسد و از طرفی نیاز کسب وکار به فضاهای فیزیکی برای چاپ و بایگانی نیز کاهش می یابد. ضمن اینکه با کمترشدن حجم کاری، نیروی انسانی کمتری هم مورد نیاز خواهد بود و هزینه های ناشی از آن نیز به حداقل خواهد رسید.

افزایش دقت:

انسان ها جایزالخطا هستند؛ ولی این واقعیت که خطاهای انسانی هزینه های زیادی را به سازمان ها تحمیل می کنند قابل چشم پوشی نیست. با جایگزینی سیستم اتوماسیون اداری و کمترشدن مداخله های انسانی، مخصوصاً در انجام کارهای تکراری، احتمال بروز چنین خطاهایی به حداقل می رسد و دقت انجام کارها افزایش می یابد.

دسترسی بهتر به اطلاعات:

دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز، ارزشی است که به واسطۀ اتوماسیون اداری به وجود می آید. این یعنی به جای گشتن در اتاق بایگانی و ورق زدن طولانی مدت برای پیداکردن یک سند یا نامه، کافیست یک شماره یا عبارت را در سیستم جستجو کنید و به اطلاعات موردنظرتان دست پیدا کنید.

افزایش شفافیت:

هرچه فرآیندهای یک کسب وکار شفاف تر باشد، امکان بروز خطا در آن کاهش می یابد. به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان باعث می شود که تمامی فرایندهای سازمان قابل ردیابی باشند و هیچ خطا یا تخلفی از چشم کسب وکار پنهان نماند.

انطباق با استانداردهای سازمانی:

باید و نبایدهایی که بر یک کسب وکار تحمیل می شود یا برخی از تصمیماتی که در جلسۀ مدیران ارشد سازمان اتخاذ می شود باید به گوش کارکنان برسد. درواقع برای سازمان مطلوب است که استانداردهای مدنظر خود را هرچه زودتر در فرآیندهایش پیاده سازی کند؛ سیستم اتوماسیون اداری با توزیع مناسب اطلاعات و شکل دهی به فرآیندهای کسب وکار، این امکان را در اختیار سازمان قرار می دهد.

کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری

همانطور که گفته شد، سیستم های اتوماسیون اداری برای بهینه کردن انجام وظایف اداری معمول در سازمان ها طراحی شده اند؛ ولی با گذر زمان و تخصصی ترشدن استفاده از این سیستم ها در گسترۀ متنوعی از سازمان ها، کاربردهای متعدد و متفاوتی نیز پیدا کرده اند. اگر کسب وکارها را به سه دستۀ دولتی، بخش خصوصی و صنایع بزرگ تقسیم کنیم، می توانیم کاربرد سیستم اتوماسیون اداری را در هربخش به صورتی جزئی تر بررسی کنیم:

کاربردهای رایج اتوماسیون اداری در سازمان های دولتی:

1-مکاتبات اداری و مدیریت اسناد

از آنجایی که سازمان های دولتی با حجم زیادی از اسناد و مکاتبات دست و پنجه نرم می کنند، سیستم های اتوماسیون اداری در این سازمان ها بیشتر در راستای تولید، ردیابی و بایگانی نامه ها و اسناد رسمی به کار گرفته می شوند. امکانات گسترده ای که این سیستم ها در راستای مدیریت دبیرخانه ها و ارسال ودریافت در اختیار سازمان قرار می دهند، کلیدی ترین نقشی است که به اتوماسیون اداری محول می شود و طبیعتاً بیشترین توسعۀ این سیستم ها نیز در همین راستا بوده است.

2- مدیریت جلسات و مدیریت وظایف

معمولاً در سازمان های دولتی، به واسطۀ تعداد بالای کاربران و سفت وسخت تر بودن قوانین و سلسله مراتب ها، مدیریت جلسات، کار بسیار پیچیده ای است. سیستم های اتوماسیون اداری با ابزارهایی که مخصوص برنامه ریزی و مدیریت جلسات هستند، کار را برای برگزاری جلسات و کنفرانس ها ساده تر می کنند و به کارگزاران دولت اجازه می دهند تا بیشتر زمان خود را صرف خدمت رسانی به ارباب رجوع کنند و در زمان کمتر، با خطای کمتر و با سهولت بیشتر جلسات و وظایف خود را مدیریت کنند.

3- مدیریت اسناد و بایگانی

بیشتر ادارات و سازمان های دولتی با حجم زیادی از اسناد و اوراق اداری ارزشمند سروکار دارند؛ اسناد و اوراقی که علاوه بر اهمیتی که از لحاظ امنیتی برای یک سازمان دولتی دارند، در بسیاری از موارد نیاز به دسترسی به آنها نیز وجود خواهند داشت.

کاربردهای رایج اتوماسیون اداری در شرکت های خصوصی:

1- مدیریت ارتباطات شرکتی

یکی از مهم ترین کاربردهای اتوماسیون اداری در شرکت های خصوصی، مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی شرکت در قالب مکاتبات و پیام های قابل ردیابی است؛ به موازات نرم افزارهای CRM که مدیریت ارتباط با مشتریان را بر عهده دارند، سیستم های اتوماسیون اداری نیز برای مدیریت، جمع آوری و سازماندهی اطلاعات سازمان در یک بستر یکپارچه به کار گرفته می شوند. این سیستم ها به کسب وکارها امکان می دهند تا تعاملات خود با مشتریانشان را شخصی سازی کنند و نیازهای آن ها را با عمق بیشتری درک کنند.

2- مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یکی دیگر از کاربردهای مهم اتوماسیون اداری در بخش خصوصی است. سیستم های مدیریت پروژه و سیستم های مدیریت وظایف، به تیم ها کمک می کنند تا پروژه های خود را به صورت موثر و کارآمد مدیریت کنند. با استفاده از این سیستم ها، کسب وکارها می توانند برنامه ریزی دقیق تری داشته باشند، پیشرفت پروژه ها را بهتر کنترل کنند و ریسک های احتمالی فعالیت خود را کاهش دهند.

کاربردهای رایج اتوماسیون اداری در صنایع مختلف:

1- صنایع تولیدی و کارخانجات صنعتی

اتوماسیون اداری در صنایع تولیدی، به تولید گزارش ها و بهینه شدن کارایی عملیاتی کمک بسیاری می کند. در تهیۀ گزارش های تولید و گزارش های مربوط با کنترل کیفی، و همچنین گردش این گزارش ها، نقش مهمی بر عهدۀ سیستم اتوماسیون اداری گذاشته می شود و در بخش هایی مانند معیارهای تولید، کنترل کیفیت و مدیریت موجودی بهبودهای چشمگیری حاصل می شود.

همچنین برای برنامه ریزی های مربوط به تأمین تجهیزات و تعمیر و نگهداری نیز، خودکارسازی هایی که توسط سیستم اتوماسیون قابل پیاده سازی است، بسیار کارآمد هستند و به کاهش دوره های خرابی و افزایش بهره وری کمک می کنند.

2- صنایع نفت، گاز و پتروشیمی

با توجه به منابع غنی نفت و گاز ایران، صنایع این حوزه از پیشرفته ترین صنایع کشور ما هستند و به دلیل گستردگی فعالیت هایشان، به سیستم های اتوماسیون اداری پیشرفته تری نیازمندند. در تمامی عملیات مربوط به حفاری، تولید، پالایش و توزیع محصولات نفتی، نیازهایی از جنس ارتباط با پیمانکاران و سایر شرکای تجاری وجود دارد که بدون کمک سیستم های اتوماسیونی، مدیریت کردن آنها تقریباً غیرممکن است. ضمن اینکه به واسطۀ بعد مسافتی زیادی که در چنین عملیات هایی ممکن است وجود داشته باشد، استفاده از یک سیستم یکپارچه و قابل دسترس، از ضروریات این حوزه به حساب می آید.

از دیگر مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری در صنعت نفت و گاز و پتروشیمی، مدیریت منابع انسانی است. چرا که شیفت های کاری و مأموریت ها و پیمانکاری های این حوزه، پیچیدگی بسیار زیادی دارد و بدون استفاده از سیستم های هوشمند، نمی توان از عهدۀ مدیریت آن برآمد.

3- صنایع خدمات مالی

در صنایع خدمات مالی، به دلیل حجم بالای داده ها و نیاز به امنیت بالا، به سیستم های اتوماسیون اداری کارایی بسیار زیادی دارند. بانک ها ، صندوق های بیمه و سایر موسسات مالی می توانند فرآیندهای بانکی، سرمایه گذاری، بیمه و سایر خدماتشان را در کمترین زمان ممکن و به صورت خودکار مدیریت کنند. همچنین، این سیستم ها به موسسات مالی کمک می کنند تا ریسک های مالی را شناسایی و مدیریت کنند و با کمک مکانیزم های امنیتی و ثبت تمامی فعالیت ها، جلوی تقلب های ممکن را بگیرند و ارزش های بیشتری را برای کارکنان و مخاطبان خود فراهم کنند. ضمن اینکه استفاده از سیستم های یکپارچه، امکان تطابق حداکثری با قوانین و مقررات مالی را نیز در اختیار سازمان ها و شرکت های فعال در این حوزه قرار می دهد.

بسترهای اجرای اتوماسیون اداری:

انتخاب بستر مناسب برای اجرای سیستم اتوماسیون اداری، یکی از تصمیمات کلیدی در فرآیند پیاده سازی این سیستم ها است. عوامل متعددی از جمله نوع و اندازۀ سازمان، نیازهای خاص آن، بودجۀ در نظر گرفته شده، زیرساخت های موجود و مهارت های نیروی انسانی، در این انتخاب نقش دارند. هر یک از بسترهای موجود برای اجرای سیستم های اتوماسیون اداری مزایا و معایب خاص خود را دارند و انتخاب نهایی باید با توجه به شرایط و نیازهای هر سازمان صورت پذیرد.

سه بستر اصلی برای اجرای سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:

اپلیکیشن دسکتاپ:

این نوع سیستم ها به صورت نرم افزاری بر روی دستگاه های کاربران نصب می شوند و معمولاً برای سیستم عامل های ویندوز، مک یا لینوکس نسخه های مستقلی دارند. از مزایای این نوع سیستم ها می توان به عملکرد آفلاین، کنترل بیشتر بر روی داده ها و امکانات شخصی سازی بیشتر اشاره کرد. با این حال، نیاز به نصب و نگهداری بر روی هر دستگاه، یکی از معایب این سیستم ها محسوب می شود.

اپلیکیشن تحت وب:

در این نوع سیستم ها، کاربران از طریق یک مرورگر وب به سیستم دسترسی پیدا می کنند. داده ها بر روی سرورهای مرکزی ذخیره شده و از طریق اینترنت به کاربران ارائه می شود. از مزایای این سیستم ها می توان به دسترسی از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت، به روزرسانی آسان و هزینۀ نگهداری کمتر اشاره کرد. اما وابستگی به اتصال به اینترنت و سرعت آن، یکی از محدودیت های این نوع سیستم ها است.

اپلیکیشن های موبایل:

تلفن همراه، پرکاربردترین ابزار این روزهای جهان تکنولوژی است. اپلیکیشن اتوماسیونی که بر روی گوشی های هوشمند و تبلت ها نصب شود و به کاربران امکان دسترسی به سیستم از هر مکان و در هر زمان را می دهد. از مزایای اپ موبایل می توان به حمل آسان، دسترسی آسان و امکان استفاده از قابلیت های دستگاه های موبایل اشاره کرد. با این حال، محدودیت های صفحۀ نمایش کوچک و برخی قابلیت های کمتر نسبت به نسخه های دسکتاپ و وب، از جمله معایب این نوع سیستم ها هستند.

اتوماسیون اداری چگونه در سازمان شما پیاده می شود؟

مرحله اول: طرح مسئله و نیازسنجی

اولین مرحله در پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری، شناخت دقیق نیازها و شرایط یک سازمان است. این مرحله شامل تعیین اهداف مشخص برای سیستم، تحلیل دقیق فرآیندهای جاری سازمان و جمع آوری اطلاعات از کاربران مختلف برای درک بهتر نیازها و انتظارات آن ها است. با این کار، می توان یک تصویر واضح از وضعیت موجود و نیازهای آینده سازمان به دست آورد.

مرحله دوم: طراحی راهکار

پس از شناسایی نیازها، مرحلۀ طراحی راهکار آغاز می شود. در این مرحله، نرم افزار مناسب با توجه به نیازها و بودجه سازمان انتخاب شده و فرآیندهای جدید، بر اساس این نرم افزار طراحی می شوند. همچنین، یک طرح اجرایی دقیق تهیه می شود که شامل زمان بندی، مسئولیت ها و منابع مورد نیاز برای پیاده سازی سیستم است.

مرحله سوم: پیاده سازی

در مرحلۀ پیاده سازی، طرح اجرایی به مرحلۀ اجرا می رسد. نصب نرم افزار بر روی سرورها و دستگاه های کاربران، انتقال داده ها از سیستم های قدیمی به سیستم جدید و انجام تست های مختلف برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم از جمله فعالیت های این مرحله هستند.

مرحله چهارم: آموزش کاربران

آموزش کاربران یکی از مهم ترین مراحل پیاده سازی است. در این مرحله، کاربران کلیدی مانند مدیران و کارشناسان IT آموزش های تخصصی دیده و کاربران نهایی(End User) نیز آموزش های لازم برای استفاده از سیستم در انجام وظایف روزمرۀ خود را دریافت می کنند. آموزش صحیح و کامل کاربران، تضمین کننده‌ی موفقیت سیستم است.

مرحله پنجم: راه اندازی و بهره برداری

پس از اتمام مراحل قبلی، سیستم آمادۀ بهره برداری می شود. در این مرحله، سیستم به صورت رسمی راه اندازی شده و پشتیبانی فنی برای کاربران فراهم می شود. همچنین، به منظور بهبود مستمر سیستم، فعالیت هایی مانند بروزرسانی نرم افزار، ایجاد نسخه های پشتیبان و نظارت بر عملکرد سیستم انجام می شود.

با طی کردن این پنج مرحله، یک سازمان می تواند سیستم اتوماسیون اداری مطلوب خود را پیاده سازی کند.

نتیجه گیری:

باید گفت اتوماسیون اداری، تحولی عظیم در نحوۀ انجام کارها در سازمان ها ایجاد کرده است. با اتوماتیک کردن فرآیندهای تکراری و زمان بر، بهره وری سازمان ها افزایش می یابد، هزینه ها کم می شود و دقت کارها را به طور چشمگیری بهبود می یابد. از طرفی، اینکه افراد می توانند دسترسی آسان به اطلاعات داشته باشند و همکاری بین کارکنان ساده تر شده است نیز منجر به ایجاد محیط های کاری پویا و کارآمد شده است. با این حال، برای بهره مندی کامل از مزایای اتوماسیون اداری، انتخاب سیستم مناسب، آموزش کاربران و ایجاد زیرساخت های لازم ضروری است و با توجه به روندهای رو به رشد فناوری، به ویژه هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، می توان انتظار داشت که اتوماسیون اداری در آینده به ابزار قدرتمندتری برای سازمان ها تبدیل شود و همچنان نقش مهمی در شکل دهی به محیط های کاری آینده ایفا کند.

به طور خلاصه می توان گفت راه اندازی اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری برای آیندۀ سازمان ها است. سازمان ها با اتخاذ رویکردهای هوشمندانه و با استفاده از این فناوری ها، می توانند خود را برای رقابت در دنیای امروز آماده کنند و به موفقیت های بیشتری دست یابند.