گزارش «فرصت امروز» از الگو‌های جدید تعیین ساعت کاری در سازمان‌ ها / انگیزه‌ بخشی با سیستمی شناور!

ساعت کاری ثابت در بیشتر سازمان‌ها و به‌خصوص در سازمان‌های دولتی به‌صورت یک رفتار سنتی شکل‌گرفته است و بسیاری از مدیران قدیمی از این نوع ساعت کاری استفاده می‌کنند و هرگونه تغییر را به‌منزله ایجاد هرج‌ومرج و بی‌نظمی در یک سازمان می‌دانند. با آمدن الگو‌های جدید مدیریت منابع انسانی، شیوه مدیریت سازمان‌ها هم تغییراتی کرده است. یکی از این نوع تغییرات، ساعت کاری شناور است که بسیاری از مدیران به این دلیل، از ساعت کاری شناور در یک سازمان استفاده می‌کنند، چون این نوع ساعت کاری به کارمندان اجازه می‌دهد که زمان حرکت خود از منزل و همچنین زمان بازگشت خود را طوری تنظیم کنند که با ترافیک و کمبود وسایل نقلیه مواجه نشوند. این مدیران معتقدند که با ساعت کاری شناور کارکنان در کار خود بیشتر احساس مسئولیت می‌کنند و کمتر با نگاه کردن پیاپی به ساعت، لحظه خاتمه کار را انتظار می‌کشند اما این نوع ساعت کاری مشکلاتی را برای سازمان‌ها به همراه دارد.

یکی از این مشکلات ساعات کاری شناور این است که در سازمان‌هایی که با ارباب‌رجوع سروکار دارند، استفاده از این نوع ساعت کاری، باعث معطلی ارباب‌رجوع، نارضایتی آنها و درنهایت کندی کار‌ها می‌شود. از طرفی بعضی از سازمان‌های دولتی و خصوصی تعریف دیگری از ساعت کاری شناور دارند. تعریف ساعت کاری شناور در این سازمان‌ها که به‌تازگی این موضوع در آنها مد شده بر این اساس است که همه کارکنان را به عنوان نمونه موظف می‌کنند در روز هشت ساعت کار کنند و این هشت ساعت را به‌صورت دلخواه باید در طول یک روز پر کنند. این مدل، دست کارمندان را باز می‌گذارد که هر وقت که می‌خواهند سرکار بیایند و هر وقت می‌خواهند از محل‌کار خارج شوند، فقط باید هشت ساعت در طول روز در محل کار حضور پیدا کنند اما سوال اینجاست که آیا ساعت کاری شناور باید برای همه کارکنان یک سازمان لحاظ شود؟ یا اینکه همه سازمان‌ها می‌توانند از این نوع ساعت کاری استفاده کنند؟

معماری منابع انسانی

درباره همین موضوع سعید شفیعا، کارشناس ارشد منابع انسانی در گفت‌و‌گو با «فرصت امروز» می‌گوید: در بحث‌ منابع انسانی الگویی به نام الگوی معماری منابع انسانی وجود دارد که طبق این الگو، منابع انسانی در داخل سازمان‌ها با یکدیگر متفاوتند و ارزش‌های متفاوتی دارند. متاسفانه در ایران بعضی از نکات لایه‌های معماری برای مدیران خوشایند است و بدون در نظر گرفتن شرایط بومی این نکات را در سازمان خود پیاده می‌کنند یا مدیران نمی‌دانند که این راهکار برای سازمان‌ آنها مناسب است یا خیر؟

کارمندان نخبه با ساعت‌کاری شناور

شفیعا ادامه می‌دهد: در سازمان‌ها بعضی از کارمندان دانش‌بنیان هستند؛ یعنی دیدگاه‌های علمی این افراد برای سازمان اهمیت دارد. سازمان‌ها هیچ‌وقت نمی‌توانند برای افراد دانش بنیان ساعت کاری، کارت حضوروغیاب و... لحاظ کنند. از سویی گروهی دیگر از کارمندان شغل محور هستند؛ یعنی حوزه کاری آنها اجرایی است و خیلی تخصصی و استراتژیک نیستند و در مورد این افراد خیلی توصیه نمی‌شود که ساعت‌ کاری آنها شناور باشد. هرچند ممکن است ساعت کاری شناور، عامل انگیزشی برای کارمندان باشد اما ساعت کاری شناور، مناسب این کارمندان نیست.

الگوی معماری منابع انسانی، جذابیتی برای مدیران

این کارشــناس ارشد منابع انسانی دربــاره الگـــوی معماری منابع انسانی خاطرنشان می‌کند: الگوی معماری منابع انسانی برای گروه‌های خاصی پیشنهاد‌هایی مطرح می‌کند؛ چون پیشــنهاد‌های این الگو‌ها برای مدیران منابع انسانی بسیار مدرن و جذاب است و در بعضی مواقع مدیران بدون در نظر گرفتن شرایط یک سازمان با استفاده از پیشنهاد‌ها الگوی معماری دست به تغییرات بنیادی می‌زنند و درصورتی‌که سازمان آمادگی و شرایط پذیرش این‌گونه طرح‌ها را نداشته باشد با مشکلات زیادی همراه می‌شود. اگر این کارها چشم‌بسته و صرفا براساس استفاده از یک مدل جذاب باشد، کار خطایی است. او می‌افزاید: در مدیریت منابع انسانی اصل برابری وجود دارد که کارمندان خود را با یکدیگر مقایسه می‌کنند. اگر یک سیستم بدون توجه به تفاوت‌ها، دلیل و فلسفه در یک سازمان راه‌اندازی شود، مشکلات زیادی در لایه‌های سازمان رخ می‌دهد. هر مدلی باید با توجه به تحقیق و ارزش استراتژیک کارمندان در یک سازمان پیاده شود.

ساعت کاری شناور، تهدیدی برای سازمان‌های دولتی

شفیعا در پاسخ به این سوال که سیستم ساعت کاری شناور برای چه سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی مناسب است؟ اظهار می‌کند: مدیریت دولتی و خصوصی دو فلسفه کاملا جداگانه‌ای دارد. مدیریت دولتی به دنبال ارزش‌های عمومی است اما مدیریت خصوصی به دنبال کسب درآمد است. در مدیریت دولتی براساس تئوری‌های جدید اگر وارد بحث‌های خصوصی‌سازی و مزیت‌سازی وارد شود، قطعا باید از کارمندان ارزش محور و نخبه استفاده شود اما در شرایط فعلی برای سازمان‌های دولتی ساعت کاری شناور یک خطر محسوب می‌شود چون آنها از کارمندان نخبه محور استفاده نمی‌کنند و کارمندان آنها بیشتر شغل محور و مشغول به کار‌های اجرایی هستند. اگر در سازمان‌های دولتی نگاه چابک‌سازی، تغییر ساختار، ایجاد ارزش و... باشد، می‌تواند برای کارمندان دانش‌بنیان خود از ساعت کاری شناور استفاده کند.

این کارشناس ارشد منابع انسانی تاکید می‌کند: برنامه‌ریزی و مدیریت منابع انسانی موضوعی نیست که با کپی کردن از الگو‌های مختلف انجام شود و باید این موارد را با استفاده از تحقیق در یک سازمان انجام داد چون معماری منابع انسانی موضوع بسیار پیچیده‌ای است و پیاده کردن بدون مطالعه این سیستم‌ها لطمه‌های زیادی را به یک سازمان وارد می‌کند. ساعت کاری شناور مانند حقی می‌ماند که اگر بدون تحقیق به کارمندان داده شود و درصورتی‌که مدیران بخواهند این حق را پس بگیرند ممکن است با واکنش‌های خوبی از طرف کارمندان مواجه نشوند.

ساعت کاری شناور، انعطاف برای کارمندان نخبه

او ادامه می‌دهد: شرکت‌های خصوصی اگر در مسیر تحقیق و توسعه یا رقابت باشند، ناچار هستند از کارمندان دانش‌بنیان و نخبه استفاده کنند و این‌گونه کارمندان معمولا با یک سیستم ساعت کاری شناور با یک سازمان همکاری می‌کنند. به‌عنوان نمونه مدیر یک سازمان مشاور برند را برای همکاری به سازمان دعوت می‌کند و چون برای این مشاور‌ان در بیشتر سازمان‌ها فرصت شغلی مناسب موجود است، این مدیران سازمان‌ها هستند که برای جذب و نگهداری از مشاور‌ان باید انعطافی از خود نشان دهند.

شفیعا اظهار می‌کند: شـــغل‌ها به‌واسطه طرح‌های استراتژیک، برنامه‌ها و اتفاقاتی که در صنعت رخ می‌دهد، در معماری منابع انسانی جابه‌جا می‌شوند و هر شغلی ممکن است بعد از مدتی تبدیل به شغلی با فعالیت‌های استاندارد شود چون یک دانشی ممکن است تا مدتی دانش ضمنی باشد و فقط از عهده مشاوران و نخبه‌ها برآید و پس از مدتی با اقداماتی که انجام می‌دهند این دانش مکتوب می‌شود و تبدیل به دانش عینی می‌شود که همه می‌توانند از آن استفاده کنند. شغل‌ها در بازه‌های زمانی یک ساله تغییر می‌کنند و البته به کسب‌و‌کار و سرعت تغییرات بستگی دارد. در این موضوع تمام مباحث نسبی است و هیچ موضوعی را نمی‌توان به‌صورت مطلق بیان کرد.

این کارشناس منابع انسانی درباره سازمان‌های داخلی که از ساعت کاری شناور استفاده می‌کنند، بیان می‌کند: به‌عنوان مثال، یک کارشناس منابع انسانی که رزومه خوبی دارد و اقدامات مثبتی را در سازمان‌های دیگر ایجاد کرده است، وقتی به عنوان مشاور وارد یک سازمان جدید می‌شود، ساعت کاری معینی را در هفته برای او مشخص می‌کنند که زمان ورود و خروج این‌گونه مشاور‌ها در اختیار خود آنها است و سازمان خود را با آنها منطبق می‌کند یا به‌عنوان نمونه دیگر مشاورانی که در حوزه مدیریت برند مشغول به فعالیت هستند، نکات جدیدی دارند که سازمان‌ها حاضر هستند برنامه خود را با این مشاوران منطبق کنند یا حتی نیروی‌های سازمان با ساعت کاری این مشاوران تنظیم می‌شوند. بسیاری از شرکت‌های تولیدی و خدماتی در ایران برای جذب این‌گونه نخبه‌ها و مشاوران از ساعت کاری شناور استفاده می‌کنند.

درگیر کردن منافع کارمندان با منافع سازمان

او با اشاره به اینکه «وقتی یک تغییر ساختار فکری در جامعه اتفاق می‌افتد زمان زیادی را می‌خواهد که این موضوع به نحو احسن در جامعه پیاده‌سازی شود، ادامه می‌دهد: نمی‌خواهم بگویم فرهنگ از زیر کار دررفتن، در ایران وجود دارد یا نه اما به‌هرحال وقتی سازمان‌ها می‌خواهند از نیرو‌های نخبه استفاده کنند، باید الگو‌های ایجاد تعهد را برای این‌گونه مشاوران و کارمندان ایجاد کنند. یعنی برای کارمندان شرکت‌های دانش‌بنیانی که با ساعت کاری شناور مشغول فعالیت هستند، باید به‌صورتی منافع کارمند را با منافع سازمان یکی کرد که خروجی مجموعه اقدامات کارمند به سود خود او هم باشد و خروجی کار به‌سرعت در خروجی منافع کارمند تاثیر بگذارد. شفیعا می‌افزاید: کارمندان سطح‌های مختلف نیاز‌ها را دارند که از سطح نیاز امنیت شروع و به سطح نیاز خودشکوفایی ختم می‌شود و مسئله مهم این موضوع است که مدیران بتوانند کارمندان خود را بشناسند و به درک این موضوع رسیده باشند که هر کارمندی در چه سطحی از نیاز‌های خود قرار دارد و به نیازهای غیرمالی کارمندان هم توجه کنند. این موضوع می‌تواند زمینه ایجاد تعهد کارمندان باشد.