5 دام بزرگ مدیریت منابع انسانی

بسیاری از مدیران تیم منابع انسانی را صرفا واحدی برای جذب و اخراج کارمندان می دانند، غافل از اینکه تصمیمات این بخش می تواند سرنوشت یک سازمان را رقم بزند. دنیای کسب و کار بی رحم تر از آن چیزی است که به نظر می رسد. در این میدان نبرد مدرن جایی که استراتژی، نوآوری و سرعت حرف اول را می زنند، بسیاری از شرکت ها روی تمام جزییات تمرکز می کنند؛ از تولید محصول بی نقص گرفته تا کمپین های بازاریابی خیره کننده اما در این میان، یک حوزه حیاتی اغلب نادیده گرفته می شود یا در بهترین حالت، به آن به چشم یک ضرورت اداری نگاه می شود: مدیریت منابع انسانی. 

این همان پاشنه آشیلی است که می تواند بزرگ ترین غول ها را هم از پا درآورد. وقتی صحبت از منابع انسانی می شود، نباید آن را فقط به فرآیندهای استخدامی و پرداخت حقوق تقلیل داد. این بخش قلب تپنده سازمان است؛ جایی که فرهنگ سازمانی شکل می گیرد، استعدادها کشف و پرورش داده می شوند و در نهایت پایه های موفقیت پایدار بنا نهاده می شود.

شرکت هایی که رویکردی منفعلانه به منابع انسانی دارند و تنها پس از بروز مشکل به فکر چاره می افتند، هزینه های گزافی پرداخت می کنند. این هزینه ها فقط مالی نیستند، بلکه شامل از دست رفتن اعتبار، کاهش بهره وری و فرسایش انگیزه کارکنان هم می شوند. 

چه یک استارت آپ کوچک با پنج کارمند باشید و چه یک شرکت بین المللی با 5 هزار نیرو اصول مدیریت صحیح استعدادها یکسان است. برخورد فعالانه با این حوزه به معنای پیش بینی مشکلات و طراحی راهکارهایی برای جلوگیری از آنهاست. این رویکرد نه تنها کسب وکار شما را در برابر دعاوی حقوقی پرهزینه محافظت می کند، بلکه مسیر رشد و موفقیت بلندمدت را نیز هموار می سازد. در ادامه، پنج اشتباه رایج و ویرانگر در حوزه منابع انسانی را بررسی می کنیم که هر مدیری باید از آنها دوری کند.

استخدام عجولانه: آغاز یک پایان تلخ

حتما آن ضرب المثل قدیمی را شنیده اید که می گوید در هیچ کاری عجله نکن که یک عمر پشیمان خواهی شد. این نکته دقیقا در مورد فرآیند استخدام نیز صدق می کند. هیچ اشتباهی به اندازه یک تصمیم گیری شتاب زده برای پر کردن یک جایگاه شغلی خالی نمی تواند به سلامت سازمان آسیب بزند.

مطلب مرتبط: اشتباهات مدیران منابع انسانی هنگام استخدام

 درست است که خالی ماندن یک موقعیت کلیدی فشار زیادی به تیم وارد می کند و عملکرد کلی را تحت تاثیر قرار می دهد، اما استخدام اولین گزینه ای که از راه می رسد، مشکلات به مراتب بزرگ تری خلق می کند. یافتن فرد مناسب، یک فرآیند ظریف و چند مرحله ای است. از نگارش دقیق شرح وظایف شغلی گرفته تا ارزیابی مهارت ها و طرز فکر نامزدها، بررسی سوابق و در نهایت، فرآیند صحیح آنبوردینگ یا جامعه پذیری کارمند جدید، هر یک از این مراحل اگر با خطا همراه شود، کل مسیر را به بیراهه می کشاند.

برای مثال، شرکتی را تصور کنید که برای موقعیت مدیر بازاریابی دیجیتال خود، شرح شغلی ناقص و کلیشه ای تهیه می کند. در این شرح، صرفا به تسلط بر شبکه های اجتماعی و ابزارهای گوگل اشاره شده است. این شرکت ممکن است متخصصی را پیدا کند که در اجرای کمپین های تبلیغاتی مهارت دارد، اما از تفکر استراتژیک و تحلیل داده های کلان بی بهره است. کارمند جدید با بهترین نیت کارش را شروع می کند، اما چون انتظارات سازمان به درستی تعریف نشده، حتی یک نیروی کارآمد هم نمی تواند موفق شود. در نهایت، هم سازمان به اهداف بازاریابی خود نمی رسد و هم یک کارمند مستعد، سرخورده و بی انگیزه می شود. این چرخه معیوب، نه تنها به بهره وری آسیب می زند، بلکه انرژی و منابع سازمان را نیز هدر می دهد. فرآیند استخدام یک سرمایه گذاری است، نه یک هزینه. برای آن وقت بگذارید.

ارزیابی نکردن عملکرد: بازی در زمین بدون خط کشی

یکی از وظایف اصلی مدیران، ارزیابی منصفانه و ارائه بازخورد سازنده به کارکنان است، اما اگر این ارزیابی ها صرفا شفاهی و پراکنده باشند، عملا هیچ ارزشی نخواهند داشت. کوتاهی در مستندسازی عملکرد کارکنان، توانایی شما را برای تصمیم گیری های کلیدی مانند ارتقا، پاداش، توبیخ یا حتی تعدیل نیرو به شدت تضعیف می کند. بدون داشتن سوابق مکتوب، یک مدیر نمی تواند نقش خود را به عنوان یک راهبر استعدادها به خوبی ایفا کند. 

مستندسازی عملکرد از این جهت حیاتی است که تاریخچه ای از پیشرفت یا عدم پیشرفت یک کارمند را در طول زمان به نمایش می گذارد. این سوابق، شواهدی عینی برای تصمیمات مدیریتی فراهم می کنند.

فرض کنید قصد دارید یکی از کارمندان تیم فروش را به دلیل عملکرد ضعیف کنار بگذارید. اگر هیچ مدرک مستندی از جلسات بازخورد، هشدارهای کتبی یا ارزیابی های دوره ای نداشته باشید، این تصمیم می تواند به راحتی در یک دادگاه کار به چالش کشیده شود و سازمان را متحمل جریمه های سنگین کند. 

از سوی دیگر، وقتی می خواهید به یکی از اعضای تیم پاداش دهید یا او را برای یک موقعیت بالاتر معرفی کنید، سوابق مستند عملکرد او بهترین توجیه برای این تصمیم است. این مدارک نشان می دهند که چرا این فرد نسبت به سایرین شایستگی بیشتری دارد و از بروز شائبه های مربوط به تبعیض یا رفتارهای سلیقه ای جلوگیری می کند. در نهایت، مستندسازی عملکرد، چرخ دنده های سازمان شما را روغن کاری می کند و با فراهم آوردن شفافیت، به رشد فرهنگ پاسخگویی و شایسته سالاری کمک شایانی می کند.

پرونده های ناقص کارمندان: ساختن خانه روی شن

بیایید یک سناریوی کابوس وار را مجسم کنیم: واحد منابع انسانی یک مدیر تدارکات جدید استخدام می کند و به او سه ماه فرصت می دهد تا فرم های مربوط به ضامن را تکمیل کند. دو ماه بعد، این مدیر با اختلاس مبلغ قابل توجهی از بودجه شرکت ناپدید می شود. 

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در حوزه مدیریت منابع انسانی

وقتی شرکت به پرونده او مراجعه می کند، می بیند که هنوز اطلاعات ضامن در آن ثبت نشده است. آیا این واقعیت که هنوز مهلت سه ماهه او تمام نشده بود، می تواند دفاع مناسبی برای مدیر منابع انسانی باشد؟ پاسخ روشن است: به هیچ وجه. نگهداری پرونده های ناقص کارکنان، حتی برای یک دوره کوتاه، ریسک بسیار بزرگی است. هر اتفاقی ممکن است رخ دهد و در آن صورت، شرکت هیچ پشتوانه قابل اعتمادی نخواهد داشت.

علاوه بر کارایی سازمانی که از طریق مستندسازی سوابق عملکردی حاصل می شود، داشتن یک پرونده کامل برای هر کارمند از نظر رعایت الزامات قانونی نیز ضروری است. این پرونده باید شامل تمام مدارک شناسایی، قراردادهای امضا شده، مکاتبات رسمی بین کارمند و کارفرما و فرم های مربوط به سیاست های داخلی شرکت باشد. این اسناد نه تنها به مدیریت بهتر کمک می کنند، بلکه در صورت بروز اختلافات حقوقی، به عنوان مدرک از منافع کارفرما محافظت می کنند. به پرونده های کارمندان به چشم یک بیمه نامه برای سازمان خود نگاه کنید.

نداشتن آیین نامه انضباطی: هرج و مرج به سبک سازمانی

اگر شرکت شما یک سند مکتوب که در آن اصول رفتاری، قوانین استخدام و خاتمه همکاری، سیاست های عدم تبعیض و ساختار پاداش و مزایا مشخص شده باشد، ندارد، شما آگاهانه خود را در معرض خطر قرار داده اید. اندازه کسب وکار اهمیتی ندارد؛ هر سازمانی، چه کوچک و چه بزرگ، باید یک آیین نامه انضباطی به روز داشته باشد. این سند، که اغلب به آن دفترچه راهنمای کارمندان گفته می شود، بایدها و نبایدهای حاکم بر محیط کار را به روشنی بیان می کند. 

نبود چنین راهنمایی به این معناست که کارکنان می توانند هر طور که می خواهند رفتار کنند و از آنجایی که هیچ خط مشی مکتوبی برای پاسخگو کردن آنها وجود ندارد، هرگونه اقدام انضباطی یا اخراج، می تواند به یک درگیری حقوقی پیچیده و پرهزینه تبدیل شود.

لازم نیست این سند یک کتابچه قطور و پیچیده باشد. حتی چند صفحه که در آن انتظارات و رفتارهای قابل قبول تشریح شده باشد، برای محافظت از شرکت شما کافی است. بهترین رویه ها نشان می دهد که این آیین نامه باید حداقل هر دو سال یک بار بازنگری و به روزرسانی شود، اما این یک قانون ثابت نیست؛ با تغییر قوانین کار یا رشد شرکت، ممکن است نیاز به بازبینی های مکرر باشد. نکته کلیدی این است که به محض به روزرسانی، تمام کارکنان باید فرمی را امضا کنند که نشان می دهد نسخه جدید را دریافت کرده اند و به رعایت سیاست های آن متعهد هستند. آیین نامه انضباطی، ستون فقرات فرهنگ سازمانی شماست و شفافیت را برای همه به ارمغان می آورد.

بی تفاوتی به آموزش: سرمایه گذاری که نادیده گرفته می شود

بسیاری از شرکت ها با تمرکز بیش از حد بر هزینه های آموزش کارکنان، از پرسیدن یک سوال اساسی غافل می شوند: هزینه آموزش ندادن یک کارمند چقدر است؟ آموزش و توسعه، فرآیندی مستمر برای بهبود مهارت ها، افزایش دانش و تغییر نگرش کارکنان از طریق برنامه های ساختاریافته است تا بهره وری فردی و عملکرد کلی سازمان بهبود یابد. 

با این تعریف، اگر سازمانی به آموزش به چشم هزینه و نه یک سرمایه گذاری نگاه کند، در واقع جلوی رشد خود را گرفته است. کارکنان آموزش ندیده، به ناچار فاقد مهارت، دانش و انگیزه لازم برای انجام درست کارشان خواهند بود و همه ما می دانیم که نتیجه این امر در بلندمدت چیست: هم شرکت شما و هم مشتریان تان متضرر خواهند شد.

صرف زمان و منابع برای آموزش و توسعه کارکنان، یک سرمایه گذاری ارزشمند در آینده کسب وکار شماست. شرکت هایی مانند گوگل یا اپل به خوبی این موضوع را درک کرده اند و با ایجاد دانشگاه های داخلی و ارائه دوره های آموزشی متنوع، به طور مداوم روی رشد نیروهای خود سرمایه گذاری می کنند. وقتی آموزش جامع به عنوان بخشی از فرآیند آنبوردینگ گنجانده می شود، کارکنان جدید شما با سرعت بیشتری با فرهنگ سازمان هماهنگ شده و یاد می گیرند که چگونه از مهارت های خود به بهترین شکل به نفع سازمان استفاده کنند. 

مطلب مرتبط: چالش های پیش روی مدیریت منابع انسانی

علاوه بر این، وقتی در آموزش کارکنان خود سرمایه گذاری می کنید، این پیام را به آنها می دهید که برای شان ارزش قائل هستید. آنها نیز معمولا با ارائه بهترین عملکردشان، این لطف را جبران خواهند کرد. در دنیای رقابتی امروز، استعدادها بزرگ ترین مزیت شما هستند؛ آنها را برای موفقیت تجهیز کنید.

منابع:

https://workforcegroup.com

https://www.netsuite.com