مشاور داشتن یا نداشتن؟ مسئله این است...

در شرایط پیچیده امروزی، لزوم وجود مشاوران مختلف در حوزه‌های تخصصی در سازمان‌ها به‌شدت احساس می‌شود. شاید در سال 1886 میلادی که نخستین شرکت مشاوره مدیریت در جهان توسط آرتور دی لیتل تاسیس شد، مدیران سازمان‌ها به وجود مشاور در سازمان خود نیاز خاصی احساس نمی‌کردند اما رفته‌رفته با پیشرفته‌تر شدن تکنولوژی، تنوع محصولات در بازار و گسترش میزان رقابت میان سازمان‌ها در تولید محصولات با کیفیت و رقابتی، شرایطی ایجاد شد تا مدیران کسب‌و‌کارهای موفق و پیشرو در صدد به خدمت گرفتن مشاور یا مشاورانی در حوزه‌های مختلف برآیند تا موقعیت خود را نسبت به رقبا بهبود بخشند. در ادامه، گفت‌وگوی« فرصت امروز» را با دکتر رضا اصغریان، مدرس و مشاور در حوزه توانمندسازی پرسنل، درباره لزوم استفاده از مشاور بخوانید.

اهمیت مشاور در شرایط رقابتی کنونی

دکتر اصغریان اعتقاد دارد در شرایط رقابتی کنونی، تمامی مدیران نیازمند همفکری و همراهی مشاورانی از داخل یا خارج از سازمان هستند. به‌عنوان مثال، شرکتی که قصد دارد تکنولوژی جدید به خط تولید خود اضافه کند قبل از هر کار به تحقیق و تحلیل بازار محصول جدید نیازمند است که توسط تیم مشاوره فروش صورت می‌گیرد یا اینکه سازمان قصد دارد تبلیغی متفاوت با آنچه تا به امروز انجام می‌داده برای معرفی محصول خود طراحی و اجرا کند که در حوزه تبلیغات نیازمند مشاور است یا اینکه بسیاری از سازمان‌های موفق و برند‌های مطرح جهان مشاورانی در جهت پرورش، آموزش و انگیزه بخشی به پرسنل خود به خدمت گرفته تا موتور محرکه سازمان خود را تقویت کنند.

اصول استفاده از مشاور در شرکت

این کارشناس در مورد اصول استفاده از مشاور در شرکت چنین می‌گوید: به نظرم مهم‌ترین اصل برای به خدمت گرفتن مشاور برای سازمان این است که مدیران و تصمیم‌گیران ارشد سازمان به لزوم وجود مشاور در سازمان تحت سرپرستی خود اعتقاد داشته باشند. بدون شک، فعالیت در سازمان‌هایی که برخی از مدیران یا اعضای هیات‌مدیره اعتقادی به وجود مشاور نداشته باشند بسیار سخت، طاقت فرسا و بی‌فایده خواهد بود.

دومین اصل مهم پیش از به خدمت گرفتن مشاور، طراحی و تدوین قرارداد استخدام مشاور است که در آن به کلیه خواسته‌ها، انتظارها و اختیاراتی که به تیم مشاوره داده خواهد شد اشاره شود. دقت شود که انتظارها از تیم مشاوره معقول و قابل حصول و منطبق با سطح اختیارات و بودجه در نظر گرفته شده باشد.

اصل سوم می‌تواند این باشد که برای هر بخش یا هدف خاص، مشاور متخصص و مربوط به آن حوزه موردنظر استخدام شود. مشاوران خبره و متخصص، تنها در یک حوزه مشخص فعالیت می‌کنند. برای واحد فروش از مشاور حوزه فروش، استخدام و پرورش نیروی انسانی؛ مشاور توانمند‌سازی نیروی انسانی، مباحث مالی؛ مشاور مالی و...

اصل چهارم مبتنی بر صداقت است. مدیران برای جذب مشاوران موردنظر باید نهایت صداقت را رعایت کرده و تنها خواسته‌هایی که معقول و در چارچوب مفاد قرار داد است را از وی مطالبه کنند. همچنین مشاور باید نسبت به تخصص خود و میزان مهارت‌هایش با مدیران صادق باشد. مدتی قبل به دعوت شرکتی برای بحث پیرامون شرایط مشاوره در آن سازمان در دفتر هیات‌مدیره حضور پیدا کردم. قرار بر این بود که دوره‌هایی درخصوص افزایش انگیزه، خلاقیت، رضایت شغلی و دوره‌هایی مشابه با آن برای مدیران و پرسنل به‌صورت مجزا برگزار کنم اما نکته جالب این بود که در لابه‌لای مفاد قرارداد موردی پیدا کردم که موضوع بررسی خط تولید و بازرسی و بهبود سیستم تولید نیز در آن گنجانده شده بود که از وظایف من بود! درصورتی‌که قرار داد امضا می‌شد بنده ملزم به انجام آن دو فعالیت هم می‌شدم که در صورت عدم انجام آن باید غرامت پرداخت می‌کردم.

سطح تعامل مشاور با کارمندان

اصغریان درخصوص نوع و سطح تعامل مشاور با کارمندان شرکت ادامه می‌دهد: به‌طورکلی، همدلی و همزبانی کلیه مدیران سازمان با تیم مشاوره به افزایش سرعت فعالیت و تسریع بهبود امور منجر می‌شود و بدون آن، روند فعالیت به‌شدت کند شده و در برخی از مراحل متوقف می‌شود. پیشنهاد می‌کنم مدیران ارشد، پس از عقد قرارداد با مشاور و تیم اجرایی وی، نسبت به معرفی آنان به کلیه اعضای شرکت اقدام کنند. همچنین در بخش‌هایی که به جهت بررسی نیازمند دریافت اطلاعات و آمار هستند، از مدیران و پرسنل آن بخش درخواست کنند تا نهایت همکاری را داشته باشند.

از سوی دیگر مشاوران می‌دانند که بدون تعامل مناسب و ایجاد فضای دوستانه و مشارکتی نمی‌توانند مدت زمانی که تصدی امور مشاوره را در سازمان بر عهده دارند به نحو مطلوب به فعالیت بپردازند و نیازمند همکاری و مشارکت صددرصدی با کلیه پرسنل و مدیران سازمان هستند. مشاوره در هر سازمانی با توجه به عواملی نظیر اندازه سازمان، ماهیت فعالیت، سطوح سازمانی، تولیدات و خصوصی و دولتی بودن آن متفاوت است، بنابراین مشاوران متخصص معمولا سیستم فعالیت خود را منطبق با شرایط آن سازمان انتخاب می‌کنند اما به‌طورکلی سطح و میزان اختیارات مندرج در قرارداد سطح تعاملات را تا حد چشمگیری مشخص می‌کند. در برخی از سازمان‌ها که سطح اختیارات مشاوران محدود است به‌عنوان مثال باید درخواست دریافت آمار توسط مشاور به مدیر بخش مربوطه داده شده و پس از طی مراحل اداری، دستور آن داده شود. در این سازمان‌ها مشاوران کمتر با پرسنل در ارتباط خواهند بود اما در برخی دیگر از سازمان‌ها به مشاوران اجازه داده می‌شود که مستقیما اطلاعات خود را از پرسنل دریافت کرده و گزارش تحلیل خود را به مدیران میانی و ارشد ارائه کنند.

مشاور داخلی باشد یا خارج از سازمان؟

دکتر اصغریان پیشنهاد می‌کند که سازمان‌ها از هر دو نوع مشاور در کسب‌و‌کار خود استفاده کنند. همچنین درباره مزایا و معایب هر کدام می‌گوید: مشاور درصورتی‌که از داخل سازمان انتخاب شود به‌دلیل اشراف زیادی که نسبت به موضوع مورد بررسی دارد می‌تواند از تخصص و دانش خود برای مشاوره و راهنمایی نیروهای جدید در آن بخش استفاده کند. اما باید به این نکته توجه داشت که به تنهایی نمی‌توان از این مشاوران استفاده کرد. به‌دلیل آنکه عموما این افراد مدت‌ها در چارچوب سازمان موردنظر رشد کرده‌اند تا متخصص آن حوزه از فعالیت سازمان شوند، به همین خاطر به سختی می‌توانند ضعف فرآیند انجام کار را شناسایی کرده و راهکارها و ایده‌های خلاقانه ارائه کنند. اما باید توجه داشت که تخصص و تجربه این افراد می‌تواند برای آموزش نیروهای تازه وارد به سازمان مغتنم باشد.

انتقال تجربه از مشاوران خارجی

مشاورانی که از خارج سازمان به همکاری دعوت می‌شوند عموما افرادی‌اند که صاحب تجربه و دانش تخصصی در حوزه مربوطه هستند. وجود این افراد در سازمان می‌تواند باعث انتقال تجربیات و به‌کارگیری سیستم‌های به روز و شناخته شده در حوزه مدیریت در سازمان شده و به‌نوعی، فرآیند‌های سازمان را بهبود بخشد. مشاوران خارج از سازمان در بیشتر مواقع، تجربیات موفق مدیران شرکت‌هایی با تولیدات مشابه و اطلاعات مربوط به فرآیند‌هایی را که در شرکت‌های مطرح مورد استفاده قرار گرفته با هم در آمیخته و نتایج آن را در سازمان طرف قرارداد پیاده‌سازی می‌کنند. یکی از ایرادهای مشاوران خارجی به نسبت مشاوران داخل سازمان آن است که مدت زمان محدودی به فعالیت پرداخته و در پایان مدت قرارداد سازمان را ترک خواهند کرد.

چقدر هزینه کنیم؟

اصغریان در پاسخ به این سوال که چقدر بودجه باید صرف فرآیند مشاوره در کسب‌و‌کارمان کنیم، می‌گوید: این سوالی است که به‌راحتی نمی‌توان به آن پاسخ داد. مشاوره در ایران همچنان فعالیتی مهجور به حساب می‌آید و از سوی دیگر به دلیل آنکه تنها قشر معدودی از مدیران پیشرو و آینده‌نگر از آن بهره می‌جویند، اطلاعات مربوط به قرارداد‌های میان آنان با مشاوران کمتر انتشار می‌یابد و به همین دلیل آمار و تعرفه دقیق و مشخصی از مبلغ مشاوره وجود ندارد اما شرکت‌ها با توجه به عواملی نظیر ماهیت فعالیت مورد انتظار، میزان بهره‌وری و سوددهی مورد پیش‌بینی، تخصص و تجربه تیم مشاوره و مواردی از این دست نسبت به بودجه‌بندی هزینه مشاوره اقدام می‌کنند. در کشورهای پیشرفته و صنعتی که وجود واحد مشاوره در سازمان به بخش جداناپذیر از فعالیت هر کسب‌و‌کار تبدیل شده، بودجه‌های قابل ملاحظه‌ای بدین منظور اختصاص داده و در برخی موارد، جدا از مبلغ قرارداد، شرایط رفاهی و اقامتی مناسبی برای جذب مشاوران زبده و کارآزموده در نظر می‌گیرند. 

این کارشناس در پایان می‌گوید: متاسفانه با توجه به وجود صنایع گوناگون در ایران، تنها تعداد انگشت شماری شرکت مشاوره و آن هم در سطوح متوسط و قوی می‌توان نام برد که از این حیث به توجه بیشتری نیاز است. از میان صحبت‌های برخی از مدیران شرکت‌های بزرگ در ایران به‌راحتی می‌توان دریافت با توجه به آنکه آمادگی لازم را برای به خدمت گرفتن مشاور در سازمان خود دارند اما بر این باورند که همچنان با کمبود کارشناسان و مشاوران خبره، متخصص و با دانش روز در ایران روبه‌رو هستیم که امیدواریم به‌زودی این نقیصه مرتفع شود.