مشکل خود شما هستید

اگر مدتی است که مدیریت را تجربه کرده‌اید، حتما با افرادی که عملکردشان ضعیف‌تر از حد انتظارتان است، برخورد داشته‌اید، این اتفاقی اجتناب‌ناپذیر است. این مسئله بسیار آزاردهنده است که یکی از اعضای تیم کاری سطح بقیه تیم را پایین بیاورد و باعث ضعف‌شان شود، همچنین زمانی که چنین اتفاقی رخ می‌دهد، برای سایر اعضا دستیابی به اهداف خودشان و شرکت دشوارتر خواهد شد و در نهایت به صورت عملکرد ضعیف‌ شما به عنوان مدیر انعکاس پیدا خواهد کرد. چه کاری باید انجام دهید؟ آیا دوباره جلسه برگزار می‌کنید؟ آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که شاید اشتباه شما باشد که این شخص راندمان تیم کاری‌تان را پایین آورده است؟ البته که این اشتباه متوجه کارمندتان نیز است، اما شامل شما هم به عنوان یک مدیر خواهد شد، زیرا این یک عملکرد دوطرفه است. دلیل به وجود آمدن چنین مسئله‌ای می‌تواند روش کار شما، کم‌توجهی یا نوع برقراری ارتباط‌تان باشد، اینها عواملی هستند که منجر به چنین عملکرد ضعیفی می‌شوند.

از این‌رو، اگر می‌خواهید تیمی با بهره‌وری بالاتر و تاثیرگذارتر داشته باشید، اشتباهاتی وجود دارند که باید از آنها اجتناب کنید، زیرا می‌توانند تمام تیم‌ کاری‌تان را تا سطحی پایین بیاورند که عملکرد ضعیفی از خودشان به نمایش بگذارند. از انجام این کارها خودداری کنید تا تیم کاری بهتری بسازید؛ تیمی که مطابق انتظارتان عمل کند.

دیدگاه‌های‌تان را به اشتراک نمی‌گذارید

در ابتدا به عنوان یک مدیر باید سه بخش مهم از اطلاعات را در اختیار کارمندان‌تان قرار دهید؛ اول اینکه اهداف‌تان به عنوان مدیر مجموعه چیست، سپس اهداف‌تان را در قبال تیم کاری‌تان بیان کنید و در نهایت هدفی را که برای هر یک از کارکنان دارید با آنها در میان بگذارید. اگر ندانید که آنها در جست‌وجوی چه چیزی هستند، چگونه انتظار دارید به طور مناسب آنها را در یک تیم هماهنگ کنید؟ هر سه ماه یک بار جلساتی را برگزار کنید و درباره اهداف‌تان بنویسید و بحث کنید و به طور جداگانه با هریک از اعضای تیم کاری‌تان صحبت کنید تا مطمئن شوید که هرکسی می‌داند که باید کجای کار قرار بگیرد، برای چه کاری مناسب‌تر است و دقیقا چه انتظاری از او می‌رود.

بازخوردی به کارمندان‌تان ارائه نمی‌دهید

آیا کارمندی که عملکرد ضعیفی در تیم ارائه داده و بهره‌وری را پایین آورده، پیش از این نیز باعث نارضایتی‌تان شده بود؟ چگونه این موقعیت را مدیریت کرده بودید؟ آیا به مشکل پیش آمده توجه کرده و راه‌حلی برای آن یافته بودید تا دفعه بعد تکرار نشود؟ اگر درباره این موضوع با آن کارمند صحبت نکرده بودید، چگونه انتظار دارید که چنین ضعفی را بشناسد، آن را برطرف کند و تاثیر کارش را در پایین آوردن سطح تیم تشخیص دهد؟ داشتن بازخورد مناسب در چنین موقعیت‌هایی همیشه امری ضروری است، زیرا از مشکلاتی که به وجود خواهد آمد و از همه مهم‌تر از تکرار چنین مسائلی پیشگیری خواهد کرد.

در واقع اگر می‌خواهید شرایط تغییر کند، باید کارمندتان را آگاه سازید و مشکل را  با او در میان بگذارید و یادتان باشد که این کار را باید حداکثر طی یک هفته انجام دهید تا هرچه سریع‌تر مشکل پیش آمده برطرف شود. انجام چنین کاری باعث می‌شود که آن کارمند و هر کارمند دیگری که عملکرد ضعیفی دارد بتواند مشکلش را تشخیص داده و در جهت برطرف کردن آن در آینده تلاش کند.

بازخورد شفافی ندارید

گاهی اوقات به عنوان مدیر یک شرکت از خودتان بازخوردی در جهت برطرف کردن مشکل یک کارمند ضعیف‌تر ارائه می‌دهید، اما باید بدانید که تنها ارائه این بازخورد کافی نیست تا مشکل پیش آمده برطرف شود. باید بازخوردی ارائه دهید که مبهم نباشد، چیزی که لازم است شفافیت و قابل اجرا بودن بازخوردتان است، یعنی به طور مشخص کارمندتان بداند که چه انتظاری از او دارید و باید در چه زمینه‌ای مشکلش را برطرف کند تا از لطمه زدن به تیم جلوگیری کند. به عنوان مثال، اگر از یک کارمند می‌خواهید که در زمینه ایمیل‌هایش فعالیت کند و روابطش را بهبود بخشیده و ارتقا دهد، نباید فقط به او بگویید که لازم است روی ارتباطاتش کار کند، در واقع به عنوان یک مدیر و یک مسئول باید یک بازخورد سازنده ارائه دهید که به طور مشخص به مسئله موردبحث بپردازد.

در واقع باید تا آنجا که می‌توانید راهکار لازم برای بهبود بخشیدن به این ارتباطات را نیز ارائه و راهنمایی‌های لازم را در اختیار کارمندتان قرار دهید. این راه‌حلی است که می‌تواند پاسخگو باشد. مثلا اینکه به کارمندتان بگویید: «به‌روزرسانی ایمیل‌هایت بسیار علمی و فوق‌العاده است اما گاهی درک این مسئله که قدم‌های بعدی کدام هستند، کار دشواری است. آیا می‌توانی قدم‌های بعدی را در ایمیل‌های هفته بعدی‌ات برجسته‌ کنی؟»

همه کارمندان را به یک روش مدیریت می‌کنید

بسیاری از رئیس‌ها و مدیران بزرگ در چنین تله‌ای افتاده‌اند؛ تله‌ای که در آن همه کارمندان به یک روش مدیریت می‌شوند. اگر تیمی دارید که هریک از اعضای آن مهارت‌های متنوع و شخصیت‌های متفاوتی دارند، بسیار حیاتی است که روش‌های مدیریتی‌تان را بر این اساس به‌روز کنید که بتوانید هریک از آنها را بهتر با تیم مطابقت دهید. برای دستیابی به چنین هدفی باید تلاش کنید تا هریک از کارمندان‌تان را به صورت شخصی بشناسید تا بتوانید تشخیص دهید که چه روش مدیریتی درباره آنها بهتر عمل می‌کند و بهترین نتیجه را در پی خواهد داشت.

اگر درباره این موضوع که هریک از اعضای تیم‌تان چگونه عمل می‌کنند بیشتر بدانید، می‌توانید با هریک از آنها بهتر کار  و نتیجه بهتری کسب کنید و بهره‌وری بالاتر و تاثیرگذارتری داشته باشید. نه‌تنها موفقیت بیشتر در چنین رابطه‌ای انتظارتان را می‌کشد، بلکه احترام بیشتری نیز در میان کارمندان‌تان به دست خواهید آورد.

ثبات لازم را ندارید

واضح است که به عنوان یک مدیر طی یک روز کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن دارید، بنابراین ارسال یک پیغام چندمنظوره برای تمام کارمندان‌تان با توجه به شلوغی کارتان می‌تواند برایتان بسیار ساده‌تر باشد و کارتان را آسان‌تر کند. یک هفته از کارکنان‌تان می‌خواهید که به طور مرتب شما را به‌روز کنند و اطلاعات لازم را درباره کار در اختیارتان قرار دهند، هفته بعد از آنها تقاضا می‌کنید که مستقل‌تر کار کنند.

دوباره به این نکته اشاره می‌کنیم که باید سعی کنید در بازخوردی که ارائه می‌دهید، شفافیت لازم را داشته باشید و فراموش نکنید که از جلسات‌ کاری و جلسه‌هایی که برای ارائه بازخوردتان به کارمندتان برگزار می‌کنید، یادداشت‌هایی را تهیه کنید تا بتوانید ثبات لازم را در قبال آنها به نمایش بگذارید و متناقض نشان ندهید تا علاوه بر نشان دادن اقتدارتان از سردرگمی کارکنان‌تان نیز جلوگیری کنید زیرا آنها با تصمیمات سست شما دچار آشفتگی در کار خواهند شد. تمام کاری که اعضای تیم‌تان انجام می‌دهند این است که با شما و در کنارتان کار کنند تا به بهترین نتیجه ممکن دست یابند، آنها نمی‌خواهند که در تیم خرابکاری عمدی صورت دهند و روند پیشرفت‌ خود و تیم‌شان را کاهش دهند.

در واقع گاهی اوقات روش‌هایی که مدیران در پیش می‌گیرند نه تنها روی کسب‌وکارشان از نظر تولید و سوددهی اثر می‌گذارد، بلکه باعث می‌شود خلاقیت و بهره‌وری کارکنان نیز از بین برود و آنها را تبدیل به کارکنانی ناراضی، مضطرب و آشفته کند. هیچ‌کس نمی‌تواند ادعا کند که مدیریت بر افرادی که عملکرد ضعیف‌تری نسبت به سایرین دارند، کار آسانی است، اما با کار کردن روی مشکلاتی که چنین کارمندانی دارند، متوجه می‌شوید که راه‌حل‌هایی برای برطرف کردن مشکلات‌شان وجود دارد و در نتیجه می‌توانید عملکرد تیم کاری‌تان را اصلاح کرده و پیشرفت دهید.

ارتباط با نویسنده: [email protected]