مدیریت ریسک

به طور کلی، مدیریت ریسک فرآیند سنجش یا ارزیابی ریسک و سپس طرح استراتژی هایی برای اداره آن است. در مجموع، استراتژی های به كار رفته شامل انتقال ریسک به بخش های دیگر، اجتناب از ریسک، کاهش اثرات منفی، و پذیرش قسمتی یا تمامی پیامدهای آن هستند.

در مدیریت ریسک مطلوب، یک فرآیند اولویت بندی منظور گردیده که بدان طریق ریسک هایی با بیشترین زیان دهی و بالاترین احتمال وقوع در ابتدا و ریسک هایی با احتمال وقوع کمتر و زیان دهی پایین تر در ادامه مورد رسیدگی قرار می گیرند.

به طور کلی فرآیند مدیریت ریسک در اصل دارای پنج مرحله است:

۱-برنامه ریزی

۲-شناسایی

۳-ارزیابی

۴- اداره کردن

۵- نظارت و گزارش دهی.

برنامه ریزی

برنامه ریزی مرحله ای است که در آن نحوه مدیریت خطرهای احتمالی در پروژه مشخص شده و با توسعه طرح مدیریت ریسک برای پروژه، تکمیل می شود. این طرح، تیم مدیریت ریسک را مشخص، نقش ها و مسئولیت های افراد را تعریف و معیار ارزیابی ریسک های شناسایی شده را مستند می کند.

شناسایی

مرحله دوم شناسایی ریسک ها است. در این مرحله افراد تیم دور یکدیگر جمع شده ، ریسک های احتمالی را شناسایی می کنند و آنها را در لیست ریسک های پروژه، ثبت می کنند. ریسک ها می توانند در اشکال مختلفی همچون فرآیند تولید، کاربرد ابزارآلات، کارمندیابی، برنامه و بودجه و غیره وجود داشته باشند ، همین طور ممکن است از تجربه و درس های گرفته شده از پروژه های گذشته ناشی شوند.

ترتیب دادن جلسات توفان فکری گروهی، روش خوبی برای شناسایی ریسک ها است. این امر افراد را وادار به تفکر کرده و به آنها اجازه می دهد تا تفکرات و تجربه های یکدیگر را توسعه دهند و باید به خاطر سپرد که شناسایی ریسک ها، تنها در یک جلسه به اتمام نمی رسد، چراکه ریسک های جدید و مختلفی در طول عمر یک پروژه سر بر می آورند. در شناسایی ریسک بهتر است از عبارت  «اگر»-  «آنگاه» استفاده شود : اگر شرایط  این باشد، آنگاه پیامدهایش  این خواهد بود. استفاده از چنین عبارتی ریسک را به طور واضح، توضیح داده و طرز بیان ما را در مورد آن استاندارد می  کند.

ارزیابی

مرحله سوم ارزیابی ریسک های شناسایی شده با استفاده از معیار تعریف شده در طرح مدیریت ریسک است. ریسک ها باید براساس احتمال وقوع و پیامدهای احتمالی شان ارزیابی شوند. ارزیابی پیامد های ریسک از نظر هزینه، برنامه ریزی و تکنیک و نیز انتخاب پیامدی که می تواند بیشترین تأثیر را داشته باشد، بسیار حائز اهمیت است. برای مثال ارزیابی یک ریسک از نظر هزینه ممکن است نشان دهنده تأثیر کم آن بر پروژه باشد، حال آنکه  این ارزیابی از نظر برنامه ریزی، می تواند حاکی از تأثیر بالای آن بر پروژه باشد، پس باید سطح بالایی از ریسک را در برنامه ریزی درنظر گرفت.

اداره کردن

مرحله چهارم در فرآیند مدیریت ریسک، اداره آن است. چهار روش برای اداره کردن ریسک ها وجود دارد: کاهش؛ که به معنای ایجاد طرح هایی عملیاتی برای کاهش احتمال ریسک و پیامدهای آن است. اجتناب؛ که به معنای  ایجاد تغییر در چیزی برای اجتناب کامل از ریسک است، برای مثال  ایجاد تغییری در طرح برای اجتناب کامل از یک ریسک که امری ضروری محسوب می شود. واگذاری؛ که به معنای واگذاری ریسک به گروه دیگر است،  (برای مثال خرید بیمه). پذیرش؛  این روش بدون  ایجاد طرح های کاهشی، احتمال وجود ریسک را می پذیرد. 

این امر ممکن است به این دلیل باشد که هزینه طرح های کاهشی بیشتر از آن است که هزینه های ناشی از ریسک احتمالی را پوشش دهد. طرح های کاهشی روی هم رفته، معمول ترین راه برای کاهش سطح ریسک هستند. بازنگری طرح های کاهشی جهت اطمینان از عدم وجود ریسک جدیدی در نتیجه به کارگیری همین طرح ها، ضروری است. چنانچه هرگونه ریسکی در ارتباط با برنامه های کاهشی به وجود  آید، باید برای ارزیابی توسط تیم مدیریت، به فهرست ریسک ها اضافه شود.

نظارت و گزارش دهی

مرحله پنجم شامل نظارت و گزارش دهی است که توسط آن می توان از کارکرد مؤثر برنامه های مربوط به اداره کردن اطمینان حاصل کرد. جهت انجام  این کار، ریسک را باید در حین تکمیل مراحل فرآیند مدیریت ریسک ارزیابی و بازنگری مجدد کرد تا از احتمال وجود آن آگاه شد. با آنکه ممکن است ریسک به طور کامل از بین نرود، اما لازم است تا به سطح قابل قبولی کاهش یابد. حتی ریسک های پایین نیز باید تحت کنترل باشند تا بتوان از پایین ماندن آنها اطمینان حاصل کرد.

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

-  مدیریت ریسک عمل مهمی است که اگر به موقع طی فعالیت یک پروژه آغاز شود می تواند سودمند بوده و ابزار قدرتمندی برای شناسایی زودهنگام ضعف ها باشد تا تیم مدیریت بتواند برنامه های عملیاتی را جهت اداره کردن ریسک ها سازماندهی کرده و از تبدیل شدن آنها به مسئله ای بزرگ در  آینده جلوگیری کند و به  این ترتیب، پاسخ پیشگیرانه شما نسبت به مسائل بالقوه به جای واکنش نسبت به مسائل و مشکلات  آینده می تواند صرفه جویی در پول و زمان را به همراه داشته باشد.