نظارت بدون دخالت

هیات‌مدیره هر سازمانی انتظارات و مطالباتی از سازمان دارد و تضمین آینده سازمان برای برخی از آنها بسیار حائز اهمیت است. آنها همواره نسبت به آینده سازمان نگران هستند و در تلاشند با به‌کارگیری مدیرعاملی مناسب، فعالیت‌های سازمان را به‌خوبی پیش ببرند. در برخی از سازمان‌های ایرانی تضاد منافع در بین هیات‌مدیره با یکدیگر و حتی با مدیرعامل آن، مشکلاتی را به همراه خواهد داشت.

سازمان‌های نوین در راستای تعامل مناسب و دوطرفه هیات‌مدیره با مدیرعامل، برنامه‌ریزی‌های مناسبی را اتخاذ و برای آگاه ساختن وظایف هر یک نسبت به دیگری چارچوب‌های مناسبی را فراهم می‌کنند. به‌صورت کلی هدایت و رهبری از هیات‌مدیره به مدیر عامل و از مدیر عامل به مدیران ارشد به منظور مدیریت و سازماندهی کارهای روزانه سازمان انتقال می‌یابد. به عبارت دیگر، هیات‌مدیره به نمایندگی از سوی سهامداران شرکت، کار نظارت و کنترل را انجام می‌دهند.

شناسایی نیاز ذی‌نفعان

مدیریت هر سازمانی یکی از پیچیده‌ترین و پرتنش‌ترین پست‌های هر سازمانی است. مدیران عامل سازمان‌های نوین، باید اشخاصی پرنفوذ باشند و تعامل مناسبی با کارکنان و هیات‌مدیره داشته باشند. آنها باید به نیاز مشتریان، تامین‌‌کنندگان، هیات‌مدیره و ذی‌نفعان سازمان توجه ویژه‌ای داشته باشند و به‌خوبی نیازهای آنها را شناسایی و با توجه به نیاز‌های آنها تعاملاتی را با آنها برقرار کنند.

در این میان هیات‌مدیره برخی از سازمان‌ها در تلاش هستند فردی را به‌عنوان مدیرعامل سازمان انتصاب کنند که با او آشنا و روابط خوبی با او داشته باشند. به‌عبارت‌دیگر، هیات‌مدیره برخی از سازمان‌ها تمایل دارند فردی به‌عنوان مدیرعامل انتخاب شود که تحت نفوذ هیات‌مدیره باشد و اعضای هیات‌مدیره سازمان روی مدیرعامل نفوذ داشته باشند.

از طرفی فرد انتخاب‌شده در سمت مدیرعامل، باید با چشم‌انداز و رسالت سازمان آشنا و به این موضوع تسلط کافی داشته باشد. معمولا هیات‌مدیره نیاز به مدیرعاملی دارد که رقبای سازمان را به‌خوبی بشناسد و شناخت خوبی از صنعت داشته باشد.

جلسات تکراری

معمولا هیات‌مدیره هر سازمانی از طریق برگزاری جلسات با مدیرعامل و دریافت گزارش‌های رسمی از آنها، استراتژی شناسایی سازمان را پیش می‌برد اما برخی از هیات‌مدیره‌‌های سازمان‌های ایرانی همواره از دریافت گزارش‌های رسمی و خسته‌کننده کلافه هستند و بسیاری از آنها نیز حتی این گزارش‌ها را مطالعه نمی‌کنند. این در حالی است که در برخی از سازمان‌های ایرانی برای ارائه گزارش‌ها به هیات‌مدیره سالی یک‌بار هم جلساتی تدارک دیده نمی‌شود و بیشتر این جلسات نیز به یک ناهار کاری خلاصه می‌شود.

از طرفی در برخی از سازمان‌ها معمولا زمان زیادی برای برقراری یک جلسه با هیات‌مدیره لازم است؛ چون ممکن است برخی از اعضای هیات‌مدیره مشغله‌های کاری خود را داشته باشند و تعیین یک‌زمان مناسب برای جلسه با هیات‌مدیره برای برخی از سازمان‌ها بسیار زمان‌بر است.

با توجه به این موضوع پیشنهاد می‌شود سازمان‌ها هرسال، سلسله‌جلساتی را در زمان‌های تعیین‌شده، معین کنند و هیات‌مدیره را ملزم به این موضوع کنند که باید در این جلسات حضور پیدا کنند. البته باید برای هریک از این جلسات از قبل برنامه‌ریزی‌هایی انجام و دستور کارهایی برای آن لحاظ شود. این موضوع باعث می‌شود ارتباط هیات‌مدیره با مدیرعامل در این جلسات بهبود پیدا کند و هیات‌مدیره راحت‌تر بتواند دغدغه‌ها و نگرانی‌های اصلی خود را بیان کند.

ویژگی‌های مدیران موردنظر هیات‌مدیره

همان‌طور که پیش‌تر نیز مطرح شد، مدیرعامل موردنظر هیات‌مدیره باید تعامل و ارتباط خوبی با هیات‌مدیره داشته باشد و به‌خوبی بتواند به انتظارات و خواسته‌های هیات‌مدیره پاسخ دهد. از طرفی در برخی از سازمان‌ها، تضاد منافع هیات‌مدیره باعث می‌شود تعدادی از آنها با مدیرعامل ارتباط مناسبی داشته و به‌خوبی با او همکاری داشته باشند و برخی دیگر با نظرات مدیرعامل مخالف باشند و حتی سنگ‌اندازی‌هایی را در عملکرد مدیرعامل ایجاد کنند. با توجه به این موضوع پیشنهاد می‌شود مدیرعامل‌ سازمان‌ها در تصمیم‌گیری‌های خود استقلال‌رأی داشته باشند و با در نظر گرفتن مطالبات هیات‌مدیره، تصمیمات کلیدی سازمان را اتخاذ کنند.

شلوغ نکردن حوزه کاری مدیرعامل

نکته‌ای که بسیار حائز اهمیت است، شلوغ نکردن حوزه کاری مدیرعامل است؛ در برخی از سازمان‌های ایرانی، دخالت هیات‌مدیره در فعالیت‌های مدیرعامل سازمان تا اندازه‌ای مشهود است که تصمیم‌گیری‌های مدیرعامل سازمان را بیش از حد معمول تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود استرس کاری مدیران این سازمان‌ها به‌شدت افزایش پیدا کند و حوزه کاری آنها بسیار شلوغ شود.

توجه ویژه به منابع قدرت سازمان

مقوله‌ای در بازاریابی سیاسی، تحت عنوان بازاریابی سیاسی فرآیندگرا وجود دارد که مدیران سازمان‌های نوین می‌توانند از آن استفاده‌های بسیار زیادی را ببرند؛ چون مدیرعامل سازمان‌های نوین برای اعمال نظرات خود در تصمیم‌گیری‌های کلان سازمان، نیاز دارند که به منابع قدرت سازمان وصل باشند و امروزه افراد در سازمان‌ها نمی‌توانند با اقناع دیگران اهداف خود را پیش ببرند بلکه باید با مناسبات سیاسی سازمان آشنا باشند و با استفاده از تعاملات مناسب با آنها نظرات خود را اعمال کنند.

به‌عنوان نمونه اگر در یکی از سازمان‌های ایرانی، برخی از اعضای هیات‌مدیره منابع قدرت آن سازمان محسوب می‌شوند و نفوذ بالایی دارند، مدیرعامل باید با آنها ارتباط مناسب‌تری را برقرار کند و در تلاش باشد به انتظارات و دغدغه‌های این افراد بیش از دیگران پاسخ دهد.

جهت‌دهی خواسته‌های اعضای هیات‌مدیره

در برخی از سازمان‌های ایرانیف هیات‌مدیره‌هایی حضور دارند که انتظارات و خواسته‌های نامعلومی دارند. همان‌طور که پیش‌تر مطرح شد، مدیران عامل‌ باید به درستی به مطالبات هیات‌مدیره پاسخ دهند اما در برخی از سازمان‌ها این مطالبات به‌صورت شفاف مشخص نیست و مدیرعامل‌ سازمان‌ نمی‌داند چگونه پاسخگوی مطالبات آنها باشد.

با توجه به این موضوع باید جلسات آموزشی برای هیات‌مدیره تدارک دیده شود اما ممکن است هیات‌مدیره از این جلسات آموزشی استقبال نکنند و حتی آن را توهین به خود تلقی کنند. به همین دلیل می‌توان مشاورانی را برای سازمان به کار گرفت که در ابتدا این مشاوران در جلسات هیات‌مدیره حضور داشته باشند و بتوانند ارتباط مناسبی را با آنها برقرار کنند، سپس به خواسته‌های اعضای هیات‌مدیره سمت‌وسو دهند. جهت دادن به خواسته‌های اعضای هیات‌مدیره می‌تواند در شفاف‌سازی مطالبات آنها مثمر ثمر واقع شود و مدیران عامل سازمان، راحت‌تر بتواند در راستای پاسخ‌گویی به این مطالبات برنامه‌ریزی کند.

مشاورانی در جایگاه ناظران سازمان

نظارت بر فعالیت‌های مدیر عامل، یکی از وظایف اصلی هیات‌مدیره تلقی می‌شود و همان‌طور که پیش‌تر مطرح شد، این نظارت از طریق دریافت گزارش‌های رسمی از مدیر عامل محقق می‌شود؛ اما با توجه به مشغله کاری اعضای هیات، پیشنهاد می‌شود تمهیداتی برای نظارت بر سازمان به کار گرفته شود و در کنار این موضوع، مشاوران پیشنهادی هیات‌مدیره در کنار سازمان حضور داشته باشند و این مشاوران هم نقش ناظر و هم مشاور سازمان داشته باشند.

البته این موضوع بسیار حائز اهمیت است که مدیران نباید احساس کنند که استقلال رأی از آنها گرفته شده است، بلکه باید هیات‌مدیره به نوعی از این مشاوران استفاده کند که در وهله اول واقعا به سازمان مشاوره دهد و در حیطه مدیریت مدیرعامل دخالت نکند.

ارتباط با نویسنده: [email protected]