هنر سخنرانی قابل فهم برای همه: مهارت موردنیاز رهبران تجاری

آیا تا به حال در جلسه ای حضور داشته اید که مدیر یا متخصص یک بخش با شور و هیجان در مورد ایده ای درخشان صحبت می کند، اما پس از چند دقیقه شما و بقیه حضار با نگاهی خالی و گیج به یکدیگر خیره می شوید؟ آن مدیر از کلمات اختصاری عجیب، اصطلاحات فنی پیچیده و مفاهیمی استفاده می کند که انگار متعلق به یک سیاره دیگر هستند. او در تخصص خودش یک نابغه است، اما در برقراری ارتباط با دیگران، یک شکست خورده. این پدیده غم انگیز که به آن «نفرین دانش» می گویند، یکی از بزرگ‎ترین تله های رهبری در دنیای امروز است.

نفرین دانش یعنی هر چقدر شما در یک زمینه متخصص تر می شوید، به تدریج فراموش می کنید که «ندانستن» آن موضوع چه حسی دارد. شما دیگر نمی توانید خودتان را جای کسی بگذارید که با آن مفاهیم آشنا نیست. نتیجه؟ یک شکاف عمیق بین شما و تیم تان، بین بخش شما و سایر بخش های سازمان و در نهایت بین ایده های درخشان شما و به اجرا درآمدن موفقیت آمیزشان. 

رهبران تجاری بزرگ دنیای امروز لزوما باهوش ترین یا متخصص ترین افراد در اتاق نیستند؛ آنها بهترین مترجمان هستند. آنها هنر این را دارند که پیچیده ترین ایده ها را به زبانی ساده، قابل فهم و الهام بخش برای همه ترجمه کنند. در این مطلب، می خواهیم به چند اصل کلیدی از این هنر گمشده نگاهی بیندازیم.

اولین قانون هر مترجم خوب: مخاطبت را بشناس

یک مترجم حرفه ای قبل از اینکه حتی یک کلمه را ترجمه کند، از خودش می پرسد: «من برای چه کسی ترجمه می کنم؟» آیا این متن قرار است توسط یک کودک خوانده شود یا یک استاد دانشگاه؟ آیا برای یک مخاطب عمومی است یا یک گروه متخصص؟ پاسخ به این سوال تمام انتخاب های بعدی او را، از سطح واژگان گرفته تا لحن و سبک، تحت تاثیر قرار می دهد.

مطلب مرتبط: سخنرانی عمومی همراه با اعتماد به نفس: چطور و چگونه؟

یک رهبر بزرگ هم باید دقیقا همین کار را انجام دهد. قبل از هر ارائه، هر ایمیل و هر جلسه، از خودتان بپرسید: «مخاطب من کیست؟». آیا با تیم فنی خودم صحبت می کنم که با اصطلاحات تخصصی آشنا هستند؟ آیا قرار است به مدیرعامل گزارش دهم که فقط به نتایج نهایی و تأثیر مالی اهمیت می دهد؟ آیا با تیم بازاریابی صحبت می کنم که باید پیام را برای مشتریان ساده سازی کند؟ یا شاید با خود مشتریان صحبت می کنم که هیچ دانش فنی ندارند؟ هرگز برای تمام این گروه ها از یک نسخه یکسان از پیام خود استفاده نکنید. پیام خود را متناسب با گوش و درک شنونده، تنظیم کنید.

هنر ساده سازی: از شر کلمات قلمبه سلمبه خلاص شوید

ساده سازی به معنای ساده انگارانه کردن یا توهین به شعور مخاطب نیست. ساده سازی یعنی احترام گذاشتن به وقت و انرژی دیگران. یعنی حذف کردن تمام کلمات اضافی، اصطلاحات فنی غیرضروری و مفاهیم پیچیده ای که می توان آنها را با یک مثال یا یک استعاره ساده توضیح داد.

یک مهندس بزرگ، می تواند نحوه کار یک پل معلق را با استفاده از معادلات پیچیده فیزیک توضیح دهد، اما یک رهبر بزرگ، می تواند همان مفهوم را با تشبیه آن به یک تار عنکبوت قدرتمند، برای یک مخاطب عام توضیح دهد. هر دو توضیح، صحیح هستند، اما کدام یک بیشتر در ذهن می ماند و ارتباط برقرار می کند؟ از خودتان بپرسید: «آیا راهی وجود دارد که بتوانم این مفهوم را برای مادربزرگم توضیح دهم، طوری که به طور کامل متوجه شود؟» اگر پاسخ مثبت است، شما در مسیر درستی قرار دارید.

فراتر از آمار و ارقام: داستان سرایی کنید

انسان ها برای به خاطر سپردن لیست های طولانی از آمار، ارقام و ویژگی های فنی ساخته نشده اند. مغز ما برای درک و به یاد سپردن «داستان ها» تکامل یافته است. داده ها و آمار مهم هستند، اما به تنهایی خشک و بی روح اند. این داستان ها هستند که به داده ها جان، معنا و احساس می بخشند. به جای اینکه بگویید «ما با اجرای این پروژه، توانستیم نرخ رضایت مشتری را ۱۵ درصد افزایش دهیم»، داستان یکی از همان مشتریان را تعریف کنید. بگویید «خانم فلانی را به یاد دارید که از فلان مشکل شکایت داشت؟ ما با اجرای این پروژه، توانستیم مشکل او را به طور کامل حل کنیم و او هفته پیش در یک ایمیل برای ما نوشت که این تغییر، چگونه کسب و کارش را متحول کرده است.» این داستان، بسیار قدرتمندتر از هر عدد و رقمی عمل می کند. رهبران بزرگ، داده ها را در بسته بندی جذاب یک داستان به یادماندنی به مخاطبان شان هدیه می دهند.

مطلب مرتبط: مهارت های کلامی (Verbal Communication Skills): هر آنچه برای سخنرانی بهتر باید بدانید!

ارتباط یک خیابان دوطرفه است: قدرت سکوت و گوش دادن

بسیاری از مدیران فکر می کنند که ارتباطات، یعنی «حرف زدن»، اما رهبران بزرگ می دانند که بخش مهمتری از ارتباط، گوش دادن است. یک ترجمه خوب، فقط برگرداندن کلمات از یک زبان به زبان دیگر نیست؛ بلکه درک عمیق روح و نیت پیام اصلی است و این درک، بدون گوش دادن دقیق به دست نمی آید.

یک محیط امن ایجاد کنید که در آن، اعضای تیم تان بتوانند به راحتی سوال بپرسند، ابراز سردرگمی کنند یا حتی ایده های شما را به چالش بکشند. وقتی صحبت می کنید، به زبان بدن، حالت چهره و واکنش های مخاطبان تان دقت کنید. آیا آنها گیج شده اند؟ آیا علاقه شان را از دست داده اند؟ سوالات آنها بهترین راهنما برای فهمیدن این است که آیا ترجمه شما موفق بوده یا نه. گاهی اوقات ارزشمندترین کاری که یک رهبر می تواند انجام دهد، این است که سکوت کند و با تمام وجود گوش دهد.

انتخاب کانال مناسب: مهمترین بخش کار

آیا شما یک خبر بسیار مهم و حساس را از طریق یک پیامک کوتاه و سریع اعلام می کنید؟ آیا برای آموزش یک نرم افزار جدید، به فرستادن یک ایمیل طولانی اکتفا می کنید؟ هر پیامی، نیازمند یک کانال ارتباطی مناسب است. انتخاب کانال اشتباه، می تواند به اندازه خود پیام، مخرب باشد.

مطلب مرتبط: سخنرانی موفق با 6 ترفند ساده

اخبار سریع و فوری شاید برای یک پیام رسان گروهی مناسب باشند. تصمیمات استراتژیک و بزرگ نیازمند یک جلسه حضوری یا ویدئویی هستند. اطلاعات پیچیده و فنی بهتر است در قالب یک سند مکتوب و قابل مراجعه ارائه شوند و البته، هیچ چیز جای یک گفت وگوی رو در روی صمیمانه را برای حل یک مشکل حساس یا ارائه یک بازخورد شخصی نمی گیرد. یک رهبر بزرگ، قبل از ارسال پیام، لحظه ای تأمل می کند و از خودش می پرسد: «بهترین راه برای رساندن این پیام خاص، به این مخاطب خاص، چیست؟»

منابع:

https://www.cio.com

https://professional.dce.harvard.edu