طراحی دفتر کار به عنوان نشانه اعتماد شما به کارمندان تان / نکاتی که باید برای طراحی دفتر کسب و کار به آن توجه کنید

اتاق های بازی، سوئیت های تفکر و مسیرهای دویدن روی پشت بام ها ممکن است همگی نوآوری هایی مدرن و نماد دفاتر کار در سال 2018 محسوب شوند، اما کسب و کارهای گوناگون مدتی است که آزمایش بر محل کار را در دستور کار خود قرار داده اند.

به عنوان مثال، وزارت دادگستری آمریکا به ریاست رابرت کندی را در نظر بگیرید. ساخت باشگاهی ورزشی روی سقف این وزارتخانه، وجود میزهای پیک نیک در حیاط آن و حضور سگ های کارمندان در ساختمان وزارتخانه همگی برخی از اقدامات انجام شده توسط کندی به شمار می روند. نتیجه این اقدامات چه بود؟ بر اساس بیوگرافی رابرت کندی که از زبان لاری تای (Larry Tye) بیان شده، تقویت روحیه کارمندان به شکل معجزه آسا.

در واقع، تای معتقد است که با گذشت تقریبا 50 سال، «تقریبا تمامی افراد نزدیک به بابی کندی معتقدند که کار کردن با او نقطه عطف زندگی حرفه ای آنها بود.» کندی نه تنها روحیه کارکنان را تقویت می کرد، اعتماد آنها را جلب و در آنها شور و اشتیاق ایجاد می کرد و کارمندان نیز با وفاداری خود به او پاسخ می دادند.

بنابراین، فحوای کلام این است: تنها کارمندانی که دائما کفش های دویدن خود را می پوشند از این مسیرهای دویدن منفعت کسب نمی کنند. تنها امکانی که توسط مسیر دویدن برای کارمندان فراهم می شود مهم نیست، مهم آن است که این مسیرها نشان از چه چیزی دارند: اعتماد به کارمندان از آن جنبه که زمان خود را با مسئولیت پذیری صرف کار خود کرده و به میز کار خود محدود نمی شوند.

مطلب مرتبط: طراحی محیط کار در مورد رضایت کارکنان به ما چه می آموزد؟

این مسئله از اهمیت زیادی برخوردار است؛ بر مبنای تحقیقی با عنوان «تجارب انسانی سبب بهبود محل کار می شود» (Workplace – powered by Human Experience) که با تکیه بر نظرسنجی از 7300 کارمند در 12 کشور به انجام رساندیم، به این نتیجه رسیدیم که ایجاد اعتماد کارآمدترین شیوه برای افزایش میزان تعهد کاری کارمندان است. بر اساس نظرات حدود 40 درصد از پاسخ دهندگان، افزایش احساس اعتماد به نفس کارمندان، تأثیر بسیار مثبتی بر میزان تعهد کاری آنها دارد. مهر و محبت اعمال شده از سوی مدیریت (32درصد) و ایجاد امکان اجرایی سازی طرح های ابتکاری بدون ترس از آنکه افراد مورد قضاوت قرار بگیرند (31درصد) در رده های بعدی قرار می گیرند.

چگونه طراحی نشان از اعتماد دارد؟

در هر سه حوزه، کارفرمایان مسیر طولانی را برای کسب موفقیت در پیش دارند. بنابراین، این کارفرمایان چه اقداماتی را می توانند برای تبدیل این ایده های انتزاعی به تغییراتی که مورد ستایش کارمندان هستند، انجام دهند؟ اعتماد در اشکال مختلف نمود می یابد: به عنوان مثال، دفاتر کار دارای پلان آزاد که در آنها، تمامی سطوح شغلی ارشد در کنار یکدیگر قرار می گیرند؛ فضاهای اجتماعی (کافه های جالب در فضاهای بسته یا اتاق های استراحت) و اعتماد کافی به کارمندان به گونه ای که الگوی کاری خود، نحوه چیدمان فضای محل کار و شیوه کارکردن منعطف را خود انتخاب می کنند. اینکه تحقیقات ما نیز نشان می دهد درحالی که کارمندان آماده پذیرش تغییرات و اندیشه در زمینه شیوه های هوشمندانه کار کردن هستند و 76درصد از کارمندان در سرتاسر دنیا آماده پذیرش نوعی تغییر در محل کار خود هستند، حفظ آرامش شخصی افراد همچنان یک اولویت باقی می ماند، اتفاقی نیست.

اهمیت دادن به رفاه کارمندان یکی از شیوه های نشان دادن مهر و محبت نسبت به آنهاست: به عنوان مثال، استفاده از مواد و مصالح مرغوب در میزها، صندلی ها و طراحی کلی محل کار؛ کمک به سلامت کارمندان از طریق استفاده از برنامه های غذایی و مواد غذایی با کیفیت در رستوران غذاخوری و فراهم آوردن دسترسی به امکانات رفع استرس همچون مناطق ساکت و اتاق های مدیتیشن. داشتن یک تیم حمایتی موفق در محل کار، به عنوان مثال، حضور یک مدیر تأسیسات، یک دستیار اجرایی و نمایندگان پاسخگویی به تقویت برنامه اجرایی شما کمک می کند.

با این حال، نشان دادن اعتماد به کارمندان همچنین از طریق ایجاد اعتماد در کارمندان برای مغتنم شمردن زمان خود، فراهم آوردن مجموعه ای از موقعیت های مکانی گوناگون برای کار کردن و دادن اختیار عمل بیشتر به افراد برای آنکه شیوه، محل و زمان کار کردن خود را انتخاب کنند، محقق می شود.

اما کسب وکارهای گوناگون در عمل قابلیت انجام چه اقداماتی را دارند؟

تأثیر متغیر ناشی از ایجاد اعتماد در محل کار نیازمند بودجه های کلان نیست و تنها نیازمند تیم های مدیریت نیروی انسانی آماده تبدیل روزهای کاری کارمندان به روزهای بهتر با نتیجه کارآمد و شاد بودن آنها در محل کار است.

به عنوان مثال، کسب وکارهای کوچک تر می توانند فضاهای اصلی مشترک یا فضاهای اجتماعی را به فعالیت های گروهی اختصاص دهند: اتاق موزیک، فضاهای مدیتیشن، اتاق های جمعی و فضاهای تفکر که کارمندان می توانند در ساعات کاری یا برای مدت زمان طولانی تر به آنجا رفته و همفکری کنند و ایده های خود را مطرح کنند. این اقدامات نه تنها سبب ترویج خلاقیت می شوند و به کارمندان کمک می کنند تجدید قوا کنند، بلکه نشان از آن دارند که برای دور بودن از میز کار به آنها اعتماد شده و این به معنای دور انداختن سیاست های منسوخ صرفه جویی در زمان است.

تحقیقات انجام شده توسط بانک اچ اس بی سی (HSBG) بریتانیا نشان می دهد نه تنها کار کردن به شیوه منعطف و دورکاری رو به افزایش است، 9 نفر از هر 10 کارمند معتقدند که دورکاری مشوق شماره یک آنها برای افزایش بهره وری شغلی محسوب می شود. چه فضایی اختصاصی را مشخص کنید یا صرفا فضاهای گوشه ساختمان را خالی کرده و مبلی را برای ایجاد فضایی غیر رسمی در آن مناطق قرار دهید، فضاهای مشترک یا جمعی اطمینان می دهند که کارمندان قابلیت فاصله گرفتن از میز کار خود و تجدید قوا و برقراری ارتباط با همکاران خود را دارا هستند. فضاهای باز، انگیزه بخش، مبتکرانه، الهام بخش و مهم تر از همه، همانگونه که تحقیقات نشان می دهند، دارای قابلیت افزایش بهره وری هستند.

مطلب مرتبط: اصول طراحی داخلی محیط کار

همچون فراهم کردن امکان اجرایی سازی آزادانه طرح ها و پیشنهادات توسط افراد، آنها را ترغیب کنید پیشنهادات خود را در زمینه مجموعه گسترده ای از موضوعات از جمله، افزایش بهره وری و ارائه سیستم های جدید در محل کار و همچنین طراحی و چشم انداز محوطه ساختمان ارائه دهند (و همچنین اشتباه کنند و از اشباهات خود درس بگیرند). مشارکت دادن کارمندان در این فرآیند از همان ابتدا اعتماد به نفس لازم برای ارائه پیشنهاد در زمینه ایجاد تغییر در محل کار را که کسب و کار مورد نظر نیازمند آن است نیز در آنها ایجاد می کند. این اقدام نه تنها احساس اعتماد را میان کارفرما و کارمند ایجاد می کند، بلکه به مفهوم آن است که کارمندان شما احساس تعلق خاطر قوی نسبت به محل کار خود دارند. از آن گذشته، بیش از یک سوم از7300 کارمندی که با آنها مصاحبه کردیم معتقدند که شخصی سازی محل کار بسیار حائز اهمیت است و بیش از 40درصد آنها معتقدند که اگر امکان کار کردن در فضاهای متنوع را که مطابق با نیازهای گوناگون هستند داشته باشند، وظایف شغلی خود را به شکل بهتری انجام خواهند داد.

در صورتی که مدیریت سه حوزه مذکور را در دستور کار خود قرار دهید، براساس تحقیقات ما، شاهد افزایش تعهد کارمندان خواهید بود. در واقع، کارمندان برای صحبت درباره نظرات خود با دیگران، یادگیری از همکاران، رشد در فضای شرکت و مشتاق بودن به اندازه ای که گویی شرکت به خود آنها تعلق دارد، علاقه بیشتری نشان خواهند داد.

پیام این سخنان واضح است: اولین قدم اعتماد به کارمندان است و پس از آن، شاهد تغییر کسب وکار خود خواهید بود.