اعلام تغییرات بزرگ بدون ایجاد مشکلات جدید

این گفته قدیمی که «هیچ کس از تغییر خوشش نمی آید» بی دلیل سر زبان ها نیفتاده است، اما راه هایی نیز برای جلوگیری از عواقب منفی و اجتناب ناپذیر حاصل از اعلام یک تغییر گسترده وجود دارد. چند هفته پیش اعلام کردم که قرار است تیم 15نفره من را به دو تیم تقسیم کنیم و میزهای همه باید جا به جا شود. پیش بینی می کردم که این تغییر تمرکزمان روی کار را بر هم می زند و احتمالاً برای برخی کارکنان آزاردهنده است، بنابراین اقدامات ذیل را جهت جلوگیری از ایجاد مشکلات بزرگ تر انجام دادم.

1- ابتدا با کارمندانی که بهترین عملکرد را دارند هماهنگ کنید

در میان گذاشتن موضوع تغییر با برخی کارمندان، پیش از ایجاد یک تغییر بزرگ می تواند از بسیاری مشکلات در طول مسیر جلوگیری کند. روز قبل از جلسه گروهی ، دو تن از کارکنان ارشد را کنار کشیدم، برنامه را با آن ها در میان گذاشتم و به آن ها گفتم که قرار است آن را روز بعد اعلام کنم. به آن ها گفتم چرا فکر می کنم این کار لازم است و این که به کمک شان جهت قانع کردن دیگر اعضای گروه نیاز دارم.

مطلب مرتبط:چگونه تغییرات سازمانی آینده را به اعضای تیم اطلاع دهید

آن ها سؤال ها و نگرانی هایی داشتند و من همه تلاشم را کردم که به آن ها القا کنم نظرشان مهم است. بیش از هرچیز، می خواستم متوجه شوند تا چه حد این تغییر می تواند به گروه برای انجام بهتر وظایف شان کمک کند و این تغییر به کمک آن ها و نه برروی آن ها انجام می شود. در آخر بحث اضافه کردم که همواره در حین پیاده کردن تغییرات از بازخوردهایی که به من می دهند استقبال خواهم کرد.

بسیار مهم است چند نفر را داشته باشید که در جریان تغییرات باشند تا بتوانند به دیگر اعضای تیم کمک کنند خود را با تغییرات وفق دهند. اگر کارکنان ارشد شما غافلگیر نشوند، به ایجاد اعتماد میان آن ها نیز کمک خواهید کرد.

2- خیلی سریع به «چرا» پاسخ دهید

من اعلان را با توضیح جزییات تغییر شروع نکردم، بلکه در عوض به آن ها یادآوری کردم که ما مشکلی داشته ایم که مدتی ا ست برای حل آن تلاش می کنیم و باید به هدفی برسیم که به عنوان یک تیم آن را شکل داده ایم. تغییرات دیگری را که تا آن روز پیاده کرده بودیم مرور کردم و توضیح دادم که چطور این تغییرات پیشتر به ما کمک کرده اند.

سپس بحث را عوض کردم تا به آن ها بگویم که امید حصول چه نتایجی را با این تغییر دارم و این که می توانیم حین ایجاد این تغییر در کنار یکدیگر، آماده پذیرش ایده های جدید نیز باشیم. در مورد این که چگونه در حال تحول فرهنگ مان هستیم تا بیشتر بر نوآوری متمرکز باشیم و این که همه ما مجبوریم با این تحول وفق پیدا کنیم صحبت کردم.

حین تشریح تغییراتی که قصد انجام شان را دارید، اطمینان حاصل کنید که زیردستان شما درک می کنند چرا این تغییرات رخ می دهند و این را در نظر داشته باشید که به قول سیمون سینِک، «افراد نه با کاری که انجام می دهید، بلکه با دلیلی که آن را انجام می دهید قانع می شوند.»

3- ذکر کنید که می فهمید تغییر سخت است

وقتی نقشه را برای کل تیم بازگو کردم، این را هم گفتم که کاملاً درک می کنم چرا این کار برای تیم آزاردهنده و خسته کننده است. به آن ها گفتم که چندسال پیش، من هم جای آن ها بوده ام؛ زمانی که تیم مدیریت ایده هوشمندانه ای به ذهنش رسید و همه را مجبور به انجام کاری کرد که تمایلی به انجامش نداشتند، واقعاً برایم ناراحت کننده بود. به آن ها یادآوری کردم که اگر می خواهند در مورد تغییرات صحبت کنند، درهای اتاق من همیشه به روی آن ها باز است.

گفتن این که درک می کنید تغییر سخت است، از مواردی چون ایجاد حالت دفاعی در افراد یا انتخاب میان همراهی یا جدایی از تیم جلوگیری می کند. این کار به نشان دادن این واقعیت که آن ها و عواقب منفی تغییر را در نظر داشته اید، کمک می کند.

4- اوضاع را تحت نظر داشته باشید

چند روز بعد از تغییر بزرگ، در Slack و در جلسه حضوری یک به یک هفتگی ام، با گزارش های مستقیم اوضاع را بررسی کردم تا ببینم کارمندان چگونه با تغییر کنار آمده اند. نکته جالب این بود که فهمیدم بسیاری از آن ها به کلی قضیه را فراموش کرده بودند، اما تعداد کمی نیز از جلسه بهره بردند تا آنچه در دل شان بود را بیرون بریزند.

مطلب مرتبط: چالشی به نام تغییر

همچنین زمانی که از نتایج مثبت آن تعریف می کردند، به تغییر ایجاد شده اشاره می کردم که تمرکز مداوم من و تیم مدیریت مان را می طلبید. نمی خواستم گروه فراموش کند که در وهله اول چرا تمامی این کارها صورت گرفته است. با انجام این کار، از این که کارمندان تان فکر کنند اهمیت تغییراتی مانند این صرفاً به روزی که اعلام می شوند ختم می شود، جلوگیری کنید.

تغییر اجتناب ناپذیر هستند و یکی از خسته کننده ترین ویژگی های فرهنگ استارتاپی این است که تغییرات سریع و به دفعات اتفاق می افتند. اما با کمی آماده سازی هوشمندانه، تیم شما از مشکلات رایج حاصل از اعلام تغییرات ناگهانی که سبب ناراحتی و بی انگیزه شدن می شود، در امان می ماند.