کسب و کاری بهتر با 6 اقدام ساده

بدون شک از جمله پرسش های همیشگی مدیران این است که چگونه می توانند اوضاع را برای شرکت خود بهتر کنند. در این رابطه تفاوتی ندارد که در چه زمینه ای از کسب و کار مشغول فعالیت هستید. بسیاری از اقداماتی که برای بهبود می توان انجام داد، کاملا مشترک هستند، با این حال تصور اولیه در رابطه با این امر، وقت گیر بودن و پرهزینه بودن اقدامات است. این امر در حالی است که شما باید به اقدامات کوچک ولی موثر توجه بیشتری را داشته باشید. علت این امر به این خاطر است که این موارد در کمترین زمان ممکن قابل اجرایی بوده و بار مالی خاصی را نیز به همراه ندارند. در نهایت چندین بهبود کوچک، بهتر از یک پیشرفت بزرگ ولی زمان بر خواهد بود. یکی از دلایل این امر به این خاطر است که اگر تنها بر روی یک اقدام بزرگ تمرکز کنید، در صورتی که همه چیز مطابق انتظار شما جلو نرود، بدون شک با شکستی سنگین مواجه خواهید شد. با این حال اگر چند اقدام کوچک را مورد توجه قرار دهید، حتی اگر یک مورد آنها نیز با نتیجه لازم همراه نشود، اتفاق خاصی رخ نخواهد داد. در این رابطه آگاهی از راهکارهای موجود، رمز موفقیت محسوب می شود. در همین راستا و در ادامه به بررسی شش مورد منتخب خواهیم پرداخت.

1-تمامی افراد را به استفاده از نرم افزارهای مدیریت کارها، ترغیب کنید

در حال حاضر رشد تکنولوژی در سطحی قرار دارد که امکانات فوق العاده ای را برای افراد در تمامی بخش های زندگی به همراه داشته است. تحت این شرایط، عدم استفاده از آنها، اقدامی غیرهوشمندانه خواهد بود. از جمله ابزارهای بسیار کاربردی، نرم افزارهای مدیریت کارها است که نسخه های متعدد آن وجود دارد که در لپ تاپ و تلفن همراه خود می توانید از آن استفاده کنید. این امر دیگر نیاز شما به کاغذ و قلم را برای یادداشت کردن نیز از بین خواهد برد، با این حال این امر تنها مزیت آنها نبوده و امکان تحلیل و ایجاد آمار، امکان مقایسه عملکرد را نیز فراهم خواهد آورد. در این رابطه Trello وHubstaff دو گزینه محبوب و کاملا کاربردی با محیط کاربری ساده محسوب می شوند.

مطلب مرتبط: ۵ درس مهم برای ساختن یک کسب و کار بهتر

2-تعاملات مستقیم را افزایش دهید

اگرچه این امر که کارمندان برای هر کاری به دفتر یکدیگر مراجعه کنند، اقدامی زمان-بر است، با این حال ارتباط مستقیم کارمندان امری ضروری محسوب می شود. همچنین افراد در ارتباط مستقیم، منظور خود را بهتر و در مدت زمان کمتری بیان خواهند کرد. به همین خاطر لازم است تا از تکنولوژی برای حفظ آن استفاده کنید. فراموش نکنید که سرعت حرف زدن افراد همواره از نوشتن و تایپ کردن آنها بیشتر بوده و نباید استفاده از ایمیل و پیام رسان ها را بهترین گزینه موجود تلقی کنید. به همین خاطر توصیه می شود تا استفاده از ابزارهای تماس تصویری نظیر اسکایپ و گوگل چت را در دستور کار خود قرار دهید. این امر باعث خواهد شد تا افراد بدون نیاز برای بلند شدن از جای خود، ارتباط مستقیم لازم را داشته باشند. در نهایت از این ابزارها برای برگزاری وبینار(سمینار آنلاین) نیز می توان استفاده کرد که خود اقدامی کاملا سودمند محسوب می شود. رواج دادن این امر در شرکت، حتی زمینه تعامل کارمندان در حالت هایی نظیر دورکاری را نیز به سادگی مهیا خواهد ساخت.

3-جلسات 10 دقیقه ای داشته باشید

این امر که تمامی تشریفات رایج را کنار گذاشته و سریعا به اصل موضوعات به مختصر و مفید ترین حالت ممکن بپردازید، در استفاده بهتر از زمان تاثیرگذار خواهد بود. به همین خاطر لازم است تا قبل از برگزاری جلسات، بر روی متن سخنرانی، به خوبی کار کرده و محدودیت زمانی 10 دقیقه ای را برای خود داشته باشید. تحت این شرایط اگر بنا به دلایلی نظیر سوالات کارمندان، نیاز به زمان بیشتری داشتید، توصیه می شود تا آن را به 10 دقیقه فردا واگذار کنید. درواقع این سخت گیری باعث خواهد شد تا این اقدام به فرهنگی در شرکت تبدیل شود. در نهایت هنگامی که زمانی محدود وجود داشته باشد، بسیاری از موضوعات و جلسات غیرضروری، حذف خواهد شد.

4-از انجام چند کار به طور همزمان دوری کنید

این امر یک واقعیت است که انجام تنها یک فعالیت، منجر به بیشترین حجم تمرکز خواهد شد. همین امر کیفیت و سرعت انجام آن را با افزایش چشمگیر مواجه خواهد ساخت. تحت این شرایط به عنوان مدیر شرکت، باید حجم کاری افراد را به نحوی تنظیم کنید که مجبور به انجام چندین فعالیت به طور همزمان نباشند. در نهایت این امر که افراد بتوانند از شما برای برنامه ریزی بهتر مشورت بگیرند، به بهبود سریع تر اوضاع کمک شایانی را خواهد کرد.

5-وقفه های کوتاه را کنار بگذارید

بسیاری از افراد تصور می کنند که استراحت های کوتاه ولی پرتکرار، بهتر از نمونه های طولانی تر آنها است. به همین خاطر مثلا برای هر 15 دقیقه فعالیت، به دو دقیقه استراحت می پردازند. این امر در حالی است که ایجاد وقفه در حین انجام کارها، باعث نابودی تمرکز خواهد شد. بدون شک این امر که تمرکز دوباره ساخته شود، امری سخت و زمان بر خواهد بود. به همین خاطر نیز توصیه می شود تا برای استراحت کردن زمانی دقیق را مشخص نکرده و هرگاه که احساس خستگی کردید، در این رابطه اقدام کنید. در نهایت فراموش نکنید که اگر استاندارد زمان کاری در شرکت هشت ساعت است، لازم است تا بعد از چهار ساعت فعالیت، حتما یک زمان استراحت نسبتا طولانی را داشته باشید. برای این امر زمان ناهار، بهترین گزینه خواهد بود. در نهایت برای استراحت به آستانه تحمل و تفاوت های کارمندان خود نیز توجه داشته باشید. برای مثال میزان نیاز به این امر برای یک فرد جوان در مقایسه با کارمند سالخورده شما کاملا متفاوت خواهد بود. به همین خاطر نباید یک برنامه همگانی را تعیین کنید. همچنین از زیر ذره بین قرار دادن اقدامات افراد جلوگیری کرده و تنها وظایف روزانه آنها را مورد توجه قرار دهید. درواقع افراد باید در میزان استراحت و نحوه انجام کارهای خود تا زمانی که مشکلی پیش نیامده است، کاملا آزاد باشند.

مطلب مرتبط: کسب و کار خودتون را چطوری به سادگی راه اندازی و سودده کنید

6-بدانید که چه زمانی باید اقدامات خود را متوقف سازید

بسیاری از مدیران به حدی درگیر انجام کارها می شوند که از اهمیت کسب تجربه بیشتر و بروز کردن اطلاعات غافل شده و همین امر به یک باره بحرانی جدی را به وجود می آورد. به همین خاطر نیز ضروری است تا به خوبی بدانید که چه کارمندانی باید عملکرد روزانه خود را متوقف کرده و به دنبال افزایش توان خود باشند. در این رابطه توصیه می شود تا افراد، از توانایی انجام کارهای یکدیگر برخوردار باشند تا در صورت نیاز به این امر، در روند انجام کارها اخلالی جدی به وجود نیاید. فراموش نکنید که هدف اصلی هر شرکتی باید رشد پایدار باشد که این امر از جمله اقدامات مهم آن محسوب می شود، با این حال ضروری است تا در هر بازه زمانی، تنها یکی الی دو نفر را انتخاب کنید تا با کمبود نیروی کاری نیز مواجه نشوید. در نهایت برای این اقدام شرکت دادن در دوره های آموزشی و یا حضور در شرکت های دیگر، می تواند کاملا کارساز باشد. در نهایت فراموش نکنید که حتی بهترین مدیران نیز به بروز کردن اطلاعات و افزایش توان خود نیاز خواهند داشت.