توصیه هایی کاربردی برای مدیران (96) / محل برگزاری جلسات

به همان میزان که محتویات یک جلسه مهم است، مکان برگزاری آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. برای مثال به درازا کشیدن جلسه امری طبیعی و معمول است اما اگر مکان جلسه در جایی باشد که عبور و مرور حاضران با دشواری همراه بوده یا زمان زیادی را از افراد برای بازگشت به محل کار خود بگیرد، جلسه به موردی بد تبدیل خواهد شد.

البته در رابطه با مکان تنها بحث کجا واقع شدن آن مطرح نیست و فضای داخلی آن، امکانات، بزرگی یا کوچکی و... نیز از دیگر عواملی است که در رابطه با مکان جلسه باید مورد بررسی قرار گیرد. اگر فضای جلسه کوچک تر از حدی باشد که بتوان فضای کافی در اختیار همگان قرار داد یا امکانات شایسته در اختیار نباشد، احتمال بی نتیجه ماندن یا حتی نیامدن افراد به آن بسیار بالا خواهد بود.

ایده

با توجه به این امر که افراد برای برگزاری جلسه خود همواره خرج های کم و زیادی می کنند به همین خاطر عدم مدیریت درست آن می تواند باعث هدر رفتن وقت و هزینه شان شود. به همین دلیل برگزار کنندگان جلسات باید علاوه بر تلاش برای مفید ساختن مطالبی که قرار است مطرح شود، فکری برای انتخاب مکان و ویژگی های محیط جلسه کنند. یکی از نخستین مواردی که باید مورد توجه قرار بگیرد این است که مکان برگزاری جلسه در کجا باید باشد.

در این رابطه لازم است بدانید که اولویت در داخل خود شرکت است. حال اگر سالن مناسبی در اختیار ندارید باید مکانی را انتخاب کنید که تمامی دعوت شدگان بتوانند به راحتی حضور یابند. در این رابطه اگر بر فرض مثال جلسه در رابطه با پوشش گیاهی است می توان جلسه را در مکانی برگزار کرد که ارتباطی با موضوع داشته باشد تا در صورت نیاز بتوانید به صورت عملی مواردی را نشان دهید.

مورد دیگری که باید حتما مورد توجه قرار بگیرد این است که آیا امکانات موجود در سالن محل برگزاری جلسه کافی است یا خیر. این امر بسیار مهم است زیرا بارها پیش آمده است که سخنران نیاز به وسیله ای خاص دارد اما نمی تواند بیابد و این باعث دلخوری وی خواهد شد. به همین خاطر باید از قبل امکانات موجود را بررسی کرده و در صورت نیاز آن را تجهیز کنید. مورد دیگر آنکه بزرگی سالن باید به قدری باشد که جا برای همگان وجود داشته باشد و احساس ناراحتی نکنند.

منظور از امکانات سالن تنها امکانات لازم برای سخنران نیست و نکات ریز را حتی باید مورد توجه قرار داد. برای مثال اگر جلسه قرار است برای ساعت ها ادامه یابد بهتر است تا در انتخاب نوع صندلی ها به نحوی عمل کنید که راحتی آنها را فراهم آورد و بتوان به درستی از آنها پذیرایی کرد. یکی دیگر از موارد مهم این است که باید بدانید نحوه چیدمان به چه شکل باشد.

برای مثال اگر جلسه به نحوی است که باید تمامی افراد صحبت کنند نباید مکان نشستن آنها خیلی دور از سخنران باشد. یا اگر تعداد افراد کم است و بحث حالت مناظره دارد بهتر است همگی به دور یک میز جمع شوند. تمامی موارد باید با توجه به نوع جلسه ای که قرار است برگزار شود باشد. برای مثال اگر جلسه برای معرفی محصول به افراد کم سن است لازم است تا از فضای جدی یک جلسه فاصله گرفته و محیطی جذاب را برای آنان مهیا سازید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- جلسه حکم زندان را ندارد و اگر فردی مشکلی دارد باید امکان مطرح کردن و رسیدگی به آن وجود داشته باشد. حتی در شرایطی لازم است برای دقایقی جلسه متوقف شده تا اگر مشکلی برای فردی پیش آمده یا نقصی وجود دارد برطرف شود.

- یک جلسه خوب همواره به معنای پرهزینه ترین آن نیست بلکه تنها کافی است که نشان دهید نهایت تلاش خود را کرده اید.

- اگر تمام تلاش خود را کردید و بازهم نقصی وجود داشت شایسته است در ابتدای جلسه آن را مطرح کرده و صمیمانه عذرخواهی کنید.

- همواره باید افرادی در جلسه حضور داشته باشند که نظم را برقرار ساخته و با مواردی که روند جلسه را مختل می کنند برخورد کنند. همچنین این افراد باید به نوعی راهنمای حاضران باشند و نظم را برقرار سازند.