کشف لحظات مفید و طلایی در جلسات کاری

جلسات کاری با تمام مزایا و معایب، قسمت ها و دقایقی دارند که حداکثر خروجی از آنها دریافت می شود و باید این قسمت ها را افزایش دهیم.

افراد کمی هستند که به شرکت در جلسات کاری علاقه نشان دهند. این پدیده ها روز به روز در حال افزایش و از بین بردن زمان کاری کارمندان هستند. مؤسسه کسب و کار هاروارد در یکی از تحقیقات خود اعلام کرده در ۵۰ سال گذشته آمار جلسات کاری از کمتر از ۱۰ ساعت در هفته، به ۲۳ ساعت رسیده است که بیش از نیمی از زمان کاری افراد را اشغال می کند.

البته برخی مدیران هنوز مزایای جلسات کاری را بیشتر از معایب آنها می دانند. آنها معتقدند این گردهم آیی ها موجب تمرکز روی انجام کارها و ایجاد ارتباط بین کارمندان می شود. بعلاوه ارتباطات چهره به چهره حتی از راه دور نیز بینش افراد نسبت به یکدیگر و چشم انداز شرکت را افزایش می دهد.

شاید دلیل منفور بودن جلسات کاری، توجه نکردن به لحظات مفید و گم کردن آنها در حجم عظیم اتفاقات و مکالمات ناخوشایند باشد. تعدد موضوعات و محدودیت زمانی از دلایلی است که موجب نادیده گرفته شدن مسائل مهم و زمان های طلایی جلسات کاری می شود. به هر حال می توان با توجه بیشتر این لحظات طلایی را پیدا کنیم و در افزایش دادن مقدار آنها در جلسات بکوشیم.

نشانه های کلامی و غیر کلامی

موقعیت های مهم را می توان با توجه به رفتار افراد حاضر در جلسه تشخیص داد. در عموم جلسات اوقاتی هستند که افراد بدون علاقه خاص به صحبت ها گوش می دهند یا حتی با گوشی موبایل خود کار می کنند. نقاط حیاتی زمان هایی هستند که افراد به ناگهان حضور فیزیکی تر و احساسی تری در بحث و جلسه دارند و از کارهای متفرقه خودداری می کنند.

به افرادی که یادداشت برمی دارند یا در بحث شرکت می کنند دقت کنید. شرکت کردن در بحث نشان می دهد که افراد علاوه بر توجه کردن، نقطه نظرات خود را نیز ارائه می کنند. در این مواقع آنها با عبارتی صحبت های یکدیگر را تأیید می کنند و عموما با اضافه کردن یک «اما» نظرات خود را می گویند. در این مواقع آنها به تأثیر مکالمه روی خود و سبک کاری شان اشاره می کنند.

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم / 5 کار موثری که مدیران بزرگ در جلسات کاری خود انجام می دهند

وقتی این لحظات پیش می آیند، با آنها مقابله نکنید و اجازه بدهید به نتیجه برسند. وقتی افراد حول موضوع بحث می کنند، آنها را تشویق کنید و حتی بقیه را نیز با سؤال کردن و نظرخواهی به مشارکت دعوت کنید.

فرهنگ همکاری ایجاد کنید

پیدا کردن و پرورش دادن لحظات مهم در جلسه ها نیاز به توجه کافی به فرهنگ سازمانی دارد. اگر جلسات شما تنها محل صدور بیانیه و سخنرانی است و اجازه مشارکت به حضار داده نمی شود، نمی توان امید زیادی به کشف لحظات طلایی داشت. به بیان دیگر، قدم اول برای رسیدن به لحظات طلایی و حصول بهترین نتایج از جلسات، ایجاد فرهنگ حامی همکاری است. باید به شرکت کنندگان در جلسات اجازه بدهید که با سؤال کردن، نظر دادن و حتی جلب توجه دیگران، مشارکت بیشتری داشته باشند.

دستورجلسه انعطاف پذیر داشته باشید

در اغلب جلسات تأکید زیادی روی پیروی از دستور جلسه می شود. این دستور قطعاً به دلیل مشخصی تدوین شده است و باید رعایت شود؛ اما می توان کمی انعطاف چاشنی آن کرد. به عنوان مثال اگر دستور شما در یک جلسه یک ساعته شامل ۶ مبجث می شود، فشار برای پایان دادن هر بحث و پرداختن به موضوع بعدی افزایش می یابد. اگر در طول جلسه متوجه تمرکز زیاد افراد روی یک موضوع و مشارکت سازنده آنها شدید، این مبحث را با دقت بیشتری بررسی کنید و بقیه موارد را به زمانی دیگر موکول کنید.

در جلسات با دقت به اتفاقات در حال وقوع و افزایش و کاهش انرژی و مشارکت همکاران دقت کنید. در صورت رخ دادن لحظات طلایی آنها را مقدم تر از دستور جلسه بدانید. فراموش نکنید که جلسات کاری به منظور ایجاد بحث و تبادل نظر در زمان حال تشکیل می شوند؛ در غیر این صورت فرستادن ایمیل راحت تر از برگزاری جلسه بود.

فرصت ها را غنیمت بشمارید

وقتی شاهد افزایش تمایل و مشارکت افراد شدید، موضوع یا اتفاق جذاب را یادداشت کنید. این موضوع می تواند یک بحث، چالش، ایده یا حتی یک فرد خاص باشد. فراموش نکنید که پیدا کردن این لحظات و موضوعات و پرورش دادن آنها در جلسات بعدی، کلید طلایی شما برای رهایی از جلسات کاری خسته کننده هستند.