مدیریت دفتر کار با حداکثر کارایی

در سال ۲۰۳۵ دفتر مرکزی یک شرکت فناوری مثل گوگل دیگر یک ساختمان شیشه ای غول پیکر در مرکز شهر نیست. این یک شبکه نامرئی است؛ شبکه ای از خانه ها، فضاهای کاری مشترک و هاب های کوچک خلاقیت که در سراسر جهان پراکنده شده اند. دفتر کار دیگر یک مکان فیزیکی نیست؛ بلکه یک اکوسیستم دیجیتال و انسانی است. این تصویر آینده نگر، تنها یک فانتزی علمی-تخیلی نیست؛ این واقعیتی است که ما با سرعتی سرسام آور به سمت آن در حال حرکت هستیم و این تحول در حال بازنویسی کامل یکی از بنیادی ترین و در عین حال نادیده گرفته شده ترین نقش ها در هر سازمان است: مدیریت دفتر کار.

 ما عادت کرده ایم این نقش را با سفارش دادن کاغذ و قهوه و مدیریت تاسیسات یکی بدانیم، اما وقتی خود دفتر کار در حال تبخیر شدن است، تکلیف مدیر آن چه می شود؟ در این مقاله ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه این نقش از یک وظیفه اجرایی در پس زمینه به یکی از پیچیده، استراتژیک و انسان محورترین حرفه ها در دنیای مدرن تبدیل شده است.

روح کلاسیک دفتر کار

برای درک این انقلاب باید ابتدا به یاد بیاوریم که دفتر کار سنتی، بر چه فلسفه ای بنا شده بود. دفتر کار در قرن بیستم یک ماشین بود؛ ماشینی طراحی شده برای نظارت و کارایی. کارکنان قطعات این ماشین بودند که هر روز صبح در یک مکان مشخص جمع می شدند، در ایستگاه های کاری استاندارد خود می نشستند و تحت نظارت مدیران، وظایف مشخصی را انجام می دادند.

در این مدل ماشینی وظیفه مدیر دفتر کار مثل یک مکانیک بود. او باید اطمینان حاصل می کرد که ماشین به درستی کار می کند: چراغ ها روشن هستند، سیستم گرمایش و سرمایش فعال است، دستگاه کپی کاغذ دارد و انبار ملزومات، خالی نیست. این یک نقش حیاتی اما کاملا واکنشی و اجرایی بود. موفقیت با عدم وجود مشکل تعریف می شد. تا زمانی که هیچ کس از خرابی چیزی شکایت نمی کرد، مدیر دفتر کار وظیفه اش را به خوبی انجام داده بود. این نگاه، دفتر کار را به یک مرکز هزینه و مدیر آن را به یک نگهدارنده تاسیسات تقلیل می داد. این همان تصویری است که هنوز هم به اشتباه در ذهن بسیاری از رهبران وجود دارد.

مطلب مرتبط: طراحی دفتر کاری با تکنیک های طلایی

طراحی مدیریت دفتر آینده نگر

انقلاب دیجیتال و به خصوص همه گیری جهانی این ماشین قدیمی را برای همیشه از هم پاشید. کار دیگر مکانی نبود که به آن می رویم؛ بلکه فعالیتی بود که آن را انجام می دهیم، صرف نظر از اینکه کجا هستیم. این تغییر، نقش مدیر دفتر کار را از یک مکانیک به یک «طراح تجربه» یا یک «رهبر ارکستر» تبدیل کرد. وظیفه او دیگر حفظ یک ماشین نیست؛ بلکه هماهنگ کردن یک ارکستر پیچیده از عناصر فیزیکی، دیجیتال و انسانی برای خلق یک «تجربه کاری» بی نقص و معنادار است. این ارکستر در سه قلمرو اصلی می نوازد.

معمار فضاهای فیزیکی 

حتی در دنیای کار ترکیبی، فضای فیزیکی هنوز اهمیت دارد، اما ماموریت آن به طور کامل تغییر کرده است. دفتر کار دیگر جایی برای انجام کارهای فردی و متمرکز (که می توان آنها را در خانه انجام داد) نیست. دفتر کار مدرن، یک صحنه تئاتر است که برای یک هدف اصلی طراحی شده است: تقویت همکاری، خلاقیت و فرهنگ.

طراح تجربه مدرن مانند یک معمار یا یک طراح شهری فکر می کند. او از خود نمی پرسد «به چند میز نیاز داریم؟»، بلکه می پرسد «چه نوع فضاهایی می توانند بهترین نوع تعاملات انسانی را جرقه بزنند؟».

بد نیست به جای یک دریای بی پایان از میزهای یکسان، او فضاهای متنوعی را طراحی می کند: اتاق های کوچک و ساکت برای تماس های خصوصی، فضاهای باز و راحت با تخته های سفید برای توفان های فکری و کافه های دنج برای گفت وگوهای غیررسمی. دفتر مرکزی گوگل با فضاهای بازی و استراحت خلاقانه اش، یک نمونه افراطی اما آموزنده از این فلسفه است. هدف، ساختن یک مقصد جذاب است، نه یک تبعیدگاه اجباری.

معمار مدرن به نورپردازی طبیعی، کیفیت هوای داخل، گیاهان و مبلمان ارگونومیک وسواس دارد. او می داند که یک محیط سالم، مستقیما به بهره وری و رضایت کارکنان ترجمه می شود. این دیگر یک گزینه لوکس نیست؛ یک انتظار اساسی است.

مهندسی اکوسیستم دیجیتال 

در یک تیم هیبرید اکوسیستم دیجیتال همان دفتر کار است. اگر این اکوسیستم ناکارآمد، پیچیده یا غیرقابل اعتماد باشد، تمام شرکت فلج خواهد شد. طراح تجربه مسئولیت مهندسی یک دفتر مرکزی مجازی یکپارچه را برعهده دارد. او باید بر روی مجموعه گیج کننده ابزارهای همکاری (مانند اسلک، مایکروسافت تیمز، آسانا) تسلط داشته باشد و بهترین ترکیب را برای نیازهای خاص شرکت انتخاب کند. این فقط یک خرید فنی نیست؛ یک تصمیم فرهنگی است. انتخاب یک ابزار، نحوه ارتباط و همکاری افراد را برای سال ها شکل می دهد.

این یک چالش استراتژیک جدید است. چگونه می توان اطمینان حاصل کرد که کارمند دورکار، یک شهروند درجه دو نیست؟ طراح تجربه باید برای این مشکل، راه حل های عملی پیدا کند. این شامل سرمایه گذاری بر روی تکنولوژی های اتاق کنفرانس هوشمند مانند دوربین های Owl Labs که به طور خودکار بر روی فردی که صحبت می کند، زوم می نمایند یا ایجاد فرآیندهایی است که اطمینان حاصل کنند تصمیمات مهم، به صورت غیررسمی و تنها بین افراد حاضر در دفتر گرفته نمی شود. اولین خط دفاع در برابر مشکلات فنی و امنیتی کارکنان است. این شامل همه چیز می شود، از کمک به یک کارمند جدید برای راه اندازی لپ تاپش گرفته تا مدیریت دسترسی ها و اطمینان از امنیت شبکه های خانگی کارکنان.

مدیریت فرهنگ دفتر

این عمیق و انسانی ترین قلمرو است؛ جایی که طراح تجربه، به قلب تپنده سازمان تبدیل می شود. در یک محیط پراکنده، ایجاد حس تعلق و فرهنگ مشترک به مراتب دشوارتر و در عین حال، حیاتی تر از همیشه است.

مطلب مرتبط: طراحی دفتر کاری با تکنیک های طلایی

•    فرآیند آنبوردینگ (Onboarding): تجربه یک کارمند جدید در هفته اول، می تواند سرنوشت او در آن شرکت را تعیین کند. طراح تجربه، معمار این سفر حیاتی است. این فرآیند دیگر فقط پر کردن چند فرم نیست؛ این یک تجربه خوشامدگویی دقیق و همدلانه است که شامل ارسال یک بسته حاوی تجهیزات و هدایای برند به خانه کارمند، برنامه‎ریزی جلسات آشنایی مجازی و تعیین یک دوست راهنما برای او می شود. شرکت هایی مانند گیت لب که کاملا دورکار هستند، فرآیندهای آنبوردینگ خود را به یک کتاب راهنمای عمومی تبدیل کرده اند که به استانداردی در این صنعت تبدیل شده است.

•    خلق عادت های جدید: چگونه می توان لحظات غیررسمی و ارزشمند «کنار آب سردکن» را در دنیای مجازی بازآفرینی کرد؟ این وظیفه طراح تجربه است. او آیین های جدیدی را خلق می کند: از «قهوه های مجازی» 15 دقیقه ای و کانال های اسلک غیرکاری (مثلا برای علاقه مندان به حیوانات خانگی) گرفته تا برنامه ریزی رویدادهای حضوری استراتژیک که تمام تیم را برای چند روز در یک مکان فیزیکی گردهم می آورد تا روابط انسانی را عمیق تر کند.

•    گوش شنوا و حل مشکل: در نهایت، او به نقطه تماس اصلی کارکنان برای مجموعه وسیعی از مشکلات و نگرانی ها تبدیل می شود. او اولین کسی است که از مشکلات باخبر می شود و باید با ترکیبی از همدلی، خلاقیت در حل مسئله و شناخت عمیق از سازمان، به آنها رسیدگی کند.

سخن پایانی

نقش مدیر دفتر کار دیگر یک نقش پشتیبانی اجرایی نیست. این یک نقش استراتژیک، چندوجهی و عمیقا انسانی است که نیازمند ترکیبی منحصر به فرد از مهارت های معماری، مهندسی فناوری و هوش هیجانی است. در آینده کار، شرکت ها نه بر سر حقوق و مزایا، بلکه بر سر «کیفیت تجربه کاری» با یکدیگر رقابت خواهند کرد. آیا کار کردن در شرکت شما آسان، لذت بخش و معنادار است؟

رهبران تجاری که این نقش را جدی می گیرند و به جای استخدام یک مدیر اجرایی، به دنبال یک «طراح ارشد تجربه» می گردند، در حال ساختن یک مزیت رقابتی پایدار هستند که تقلید کردن از آن برای رقبا تقریبا غیرممکن است. زیرا شما می توانید یک محصول را کپی کنید، اما هرگز نمی توانید روح یک سازمان را کپی نمایید و امروز، این مدیر دفتر کار است که بیش از هر کس دیگری، وظیفه معماری آن روح را برعهده دارد.

منابع:

https://resources.owllabs.com

https://www.travelperk.com