هنر تیم سازی در دنیای مدرن؛ از روش های کلاسیک تا دورکاری

برای بسیاری از کارمندان، شنیدن عبارت «فعالیت تیم سازی» با یک اضطراب خفیف و خاطراتی از بازی های گروهی ناخوشایند همراه است. همه ما آن لحظات را تجربه کرده ایم: معرفی های اجباری، اعتماد کردن به همکاران یا تلاش برای انجام بازی های کلیشه ای. این فعالیت ها که با نیت خیر طراحی شده اند، اغلب به جای ایجاد صمیمیت به یک مراسم معذب کننده و اتلاف وقت تبدیل می شوند. مشکل اینجا بود که ما هدف اصلی را گم کرده بودیم. تیم سازی یک رویداد یک روزه برای «خوش گذراندن» اجباری نیست؛ بلکه یک سرمایه گذاری استراتژیک و مداوم در مهمترین دارایی شرکت شما، یعنی بافت اجتماعی و اعتماد متقابل، است.

در دنیای پساکرونا این چالش پیچیده تر هم شده است. تیم ها دیگر فقط در یک دفتر کار نمی کنند. آنها به صورت حضوری، کاملا از راه دور یا به شکل ترکیبی پراکنده شده اند. این پراکندگی همان ارتباطات غیررسمی و خودجوشی را که در کنار دستگاه قهوه ساز یا در زمان ناهار شکل می گرفت از بین برده است. 

در نتیجه تیم ها بیشتر شبیه به مجموعه ای از افراد تنها شده اند که روی وظایف شان کار می کنند تا یک واحد منسجم و هماهنگ. در چنین فضایی بازتعریف و اجرای هوشمندانه فعالیت های تیم سازی، دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت حیاتی برای حفظ نوآوری، افزایش تعلق خاطر و جلوگیری از فرسایش فرهنگی است.

چرا تیم سازی دیگر یک گزینه لوکس نیست؟

اعتماد در یک تیم مانند یک عضله است؛ با تمرین ساخته و تقویت می شود و اگر از آن استفاده نشود، به سرعت تحلیل می رود. فعالیت های تیم سازی در واقع همان تمرین هایی هستند که این عضله را می سازند. وقتی اعضای تیم در یک فضای کم خطر و خارج از فشار کاری روزمره با هم تعامل می کنند، لایه های جدیدی از شخصیت یکدیگر را کشف می کنند. آنها یاد می گیرند که چگونه ارتباط برقرار کنند، چگونه با هم اختلاف نظر پیدا کرده و آن را حل کنند و چگونه به نقاط قوت هم تکیه کنند. این فرآیند پایه های ایمنی روان شناختی (Psychological Safety) را بنا می نهد.

ایمنی روان شناختی آن باور مشترک در تیم است که می گوید اعضا می توانند بدون ترس از تحقیر یا مجازات ریسک کنند، ایده های دیوانه وار مطرح کنند و حتی شکست بخورند. در غیاب این ایمنی خلاقیت می میرد و همه برای جلوگیری از اشتباه در لاک دفاعی خود فرو می روند. فعالیت های تیم سازی هدفمند دقیقا همین فضا را خلق می کنند و به افراد نشان می دهند که آسیب پذیری و صداقت نه تنها پذیرفته، بلکه تشویق نیز می شود.

مطلب مرتبط: تیم سازی در سازمان ها: فوت و فن هایی برای حرفه ای شدن!

جعبه ابزار برای معماران تیم

فعالیت های تیم سازی موثر براساس هدف شان انتخاب می شوند، نه صرفا برای سرگرم کننده بودن. در اینجا چند دسته از این فعالیت ها را که برای هر سه مدل کاری (حضوری، راه دور و ترکیبی) قابل انطباق هستند، بررسی می کنیم:

شکستن یخ و ارتباطات سریع

اینها فعالیت های کوتاهی هستند که برای شروع جلسات یا معرفی اعضای جدید عالی عمل می کنند.

•    برای تیم حضوری:  پیاده روی کوتاه گروهی. به جای شروع جلسه در یک اتاق بسته، آن را با یک پیاده روی ۱۵ دقیقه ای در اطراف دفتر شروع کنید. این کار نه تنها انرژی بخش است، بلکه اجازه می دهد مکالمات غیررسمی و دو نفره شکل بگیرد.

•    برای تیم راه دور: دو حقیقت و یک دروغ. یک بازی کلاسیک که در فضای مجازی هم عالی کار می کند. هر کس سه جمله درباره خودش می گوید (دو حقیقت و یک دروغ) و بقیه باید حدس بزنند کدام یک دروغ است. این بازی ساده، راهی فوق العاده برای به اشتراک گذاشتن نکات جالب و غیرمنتظره درباره زندگی شخصی است.

•    برای تیم ترکیبی: کافی شاپ مجازی. یک قرار ۱۵ دقیقه ای و بدون دستور جلسه مشخص که در آن، اعضای حضوری و راه دور به صورت ویدئویی به هم وصل می شوند تا فقط با هم گپ بزنند، درست مانند زمانی که در صف قهوه منتظر بودند.

همکاری بهتر و حل مسئله

این فعالیت ها کمی پیچیده تر هستند و تیم را به چالش می کشند تا برای رسیدن به یک هدف مشترک، با هم کار کنند.

•    برای تیم حضوری: اتاق فرار؛ این فعالیت تیم را مجبور می کند تا زیر فشار زمان با هم ارتباط برقرار کرده، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و از مهارت های حل مسئله هر فرد استفاده کنند.

•    برای تیم راه دور: بازی های مشارکتی آنلاین؛ این بازی ها به تیم ها اجازه می دهند تا به صورت همزمان روی یک وایت بورد مجازی، پازل های بصری را حل کنند، توفان فکری راه بیندازند یا حتی یک شهر خیالی طراحی کنند. کلید موفقیت، تمرکز بر روی فرآیند همکاری است، نه فقط نتیجه نهایی.

همدلی و ارتباطات شخصی

این دسته از فعالیت ها بر روی به اشتراک گذاشتن تجربیات شخصی و دیدن همکاران به عنوان انسان هایی کامل تمرکز دارند.

•    برای تیم حضوری و ترکیبی:  از هر عضو تیم بخواهید شئ ای را به همراه بیاورد که داستانی شخصی یا معنایی خاص برایش دارد. این می تواند یک سوغاتی از یک سفر خاطره انگیز یا یک ابزار مرتبط با سرگرمی مورد علاقه شان باشد. شنیدن این داستان ها، پنجره ای به روی دنیای درونی افراد باز می کند.

•    برای تیم راه دور: تورهای خانگی مجازی. یک فعالیت داوطلبانه که در آن، هر عضو تیم می تواند بخش کوچکی از خانه خود را که به آن افتخار می کند (مانند کتابخانه، باغچه یا کلکسیون شخصی اش) به دیگران نشان دهد. این کار به همکاران اجازه می دهد تا نگاهی به زندگی خارج از قاب دوربین لپ تاپ یکدیگر بیندازند.

مطلب مرتبط: تیم سازی پویا (Dynamic Team Making) چیست و به چه دردی می خورد؟

نقش حیاتی رهبر تجاری

موفقیت یا شکست هر فعالیت تیم سازی، به شدت به نقش رهبر تیم بستگی دارد. رهبر نمی تواند مانند یک ناظر بیرونی عمل کند. او باید خودش با اشتیاق و اصالت در این فعالیت ها شرکت کند. وقتی رهبر تیم آسیب پذیری خود را نشان می دهد و یک داستان شخصی به اشتراک می گذارد، به دیگران نیز مجوز این کار را می دهد. رهبر هوشمند می داند که تیم سازی یک راه حل یکسان برای همه ندارد. او باید شخصیت تیم خود را بشناسد. تیمی متشکل از افراد درونگرا ممکن است از یک فعالیت پرسر و صدا و رقابتی متنفر باشد، اما از یک جلسه کتاب خوانی گروهی استقبال کند. کلید کار، ارائه گزینه های مختلف و حتی گاهی اوقات، سپردن انتخاب فعالیت به خود اعضای تیم است. این کار حس مالکیت و مشارکت را افزایش می دهد.

سخن پایانی

شما نگاه خود را به تیم سازی از یک رویداد به یک فرهنگ تغییر دهید. تیم سازی واقعی در دل کارهای روزمره اتفاق می افتد: در نحوه ارائه بازخورد، در شیوه جشن گرفتن موفقیت ها و در چگونگی حمایت از یکدیگر در زمان سختی ها. فعالیت های برنامه ریزی شده، تنها کاتالیزورهایی هستند که این فرآیند را تسریع کرده و پایه های اعتماد را محکم تر می کنند. در جهانی که ارتباطات انسانی به یک کالای لوکس تبدیل شده، سرمایه گذاری آگاهانه و مداوم بر روی ساختن تیمی که اعضایش نه تنها به هم احترام می گذارند، بلکه واقعا یکدیگر را دوست دارند و به هم اعتماد می کنند، هوشمندانه ترین تصمیمی است که یک رهبر می تواند بگیرد.

منابع:

https://hbr.org