طراحی برنامه مدیریت زمان: راهنمایی برای زمان بندی حرفه ای

هر روز صبح شما با یک سرمایه ارزشمند و غیرقابل بازگشت از خواب بیدار می شوید: بیست و چهار ساعت کاملا جدید؛ اما اغلب ما با این سرمایه چه می کنیم؟ بسیاری از ما روز خود را مانند یک آتش نشان بی برنامه آغاز می کنیم. با شنیدن اولین زنگ خطر (یک ایمیل فوری) با تمام قوا به سمت آن می دویم. تا آتش را خاموش کنیم. زنگ دیگری به صدا در می آید (یک تماس برنامه ریزی نشده) و ما را به سوی دیگری می کشاند. در پایان روز خسته و نفس زنان، به دشتی از خاکسترهای کوچک نگاه می کنیم و با خود می گوییم: «تمام روز مشغول بودم، اما واقعا چه چیزی ساختم؟».

این حس فرسایشی احساس کار بی وقفه در مقابل استبداد امور فوری است. در این حالت شما مدیر زمان خود نیستید؛ زمان و اتفاقات مدیر شما هستند. شما به جای آنکه یک معمار باشید که روزش را آگاهانه طراحی می کند، به یک قایق بی سکان در دریای توفانی حوادث تبدیل شده اید که هر موجی آن را به سویی می برد.

خبر خوب این است که راهی برای پس گرفتن سکان وجود دارد. این راه مدیریت زمان نام دارد، اما این نام کمی گمراه کننده است. شما نمی توانید زمان را مدیریت کنید؛ زمان به هر حال می گذرد. شما فقط می توانید خودتان را در بستر زمان مدیریت کنید. یک برنامه مدیریت زمان یک زنجیر برای به بند کشیدن خلاقیت نیست، بلکه یک نقشه دقیق و یک قطب نمای قدرتمند است که به شما کمک می کند از بیراهه های پرهرج و مرج امور فوری به سوی سرزمین دستاوردهای مهم و معنادار حرکت کنید. این هنر یک فرآیند گام به گام برای تبدیل شدن از یک آتش نشان واکنش گرا به یک معمار آینده نگر است.

گام اول: ترسیم نقشه وضعیت فعلی

قبل از اینکه بخواهید سفری را به مقصدی جدید آغاز کنید، ابتدا باید بدانید که دقیقا در کجای نقشه قرار دارید. اولین قدم در مدیریت زمان، یک ممیزی بی رحمانه اما صادقانه از وضعیت فعلی است. این مرحله مانند آن است که یک کارآگاه را برای زیر نظر گرفتن زندگی خودتان استخدام کنید. برای یک هفته، تمام فعالیت های خود را ثبت کنید. نه فقط کارهای بزرگ، بلکه تمام جزییات: چند دقیقه را صرف چک کردن بی هدف شبکه های اجتماعی کردید؟ چقدر زمان در جلساتی گذشت که می توانست در یک ایمیل خلاصه شود؟ کدام کارها را در اوج انرژی انجام دادید و کدام ها را با بی حوصلگی به تعویق انداختید؟

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان: تمرین هایی ساده اما موثر

این کارآگاه به دنبال محکوم کردن شما نیست؛ او فقط به دنبال کشف الگوهاست. نتیجه این کار، یک نقشه تشخیصی از سرزمین زمان شماست. شاید متوجه شوید که بهترین ساعات خلاقیت شما (صبح زود) صرف پاسخ دادن به ایمیل های بی اهمیت می شود. یا شاید کشف کنید که یک «وقفه پنج دقیقه ای» در اینستاگرام، به یک سیاهچاله چهل دقیقه ای تبدیل شده است. این نقشه به شما نشان می دهد که دزدان زمان شما کجا پنهان شده اند و بزرگ‎ترین منابع انرژی تان در کجا به هدر می روند. این آگاهی، سنگ بنای هر تغییری است.

گام دوم: انتخاب اهداف

حالا که نقشه وضعیت فعلی را دارید، وقت آن است که مقصدتان را مشخص کنید. می خواهید در انتهای این هفته یا این ماه به کجا برسید؟ اهداف شما، همان شهرهای طلایی هستند که می خواهید روی نقشه به آنها دست پیدا کنید. اما مهمتر از خود شهر، مسیری است که به آن ختم می شود. اینجا باید یاد بگیرید که سنگ های بزرگ را از شن و ماسه تشخیص دهید.

یک داستان قدیمی و معروف می گوید استادی سر کلاس یک شیشه خالی آورد. او ابتدا چند سنگ بزرگ را داخل شیشه گذاشت تا پر شد و از دانشجویان پرسید آیا شیشه پر است؟ همه گفتند بله. سپس استاد مقداری شن ریزه برداشت و در فضای خالی بین سنگ ها ریخت و شیشه را تکان داد. دوباره پرسید آیا پر است؟ دانشجویان با تردید گفتند بله. در آخر، استاد یک پارچ آب برداشت و آن را داخل شیشه ریخت تا تمام منافذ باقی مانده را پر کرد.

نکته داستان اینجاست: اگر ابتدا شیشه را با شن (کارهای فوری اما بی اهمیت) و آب (حواس پرتی ها) پر کرده بودید، دیگر هیچ جایی برای سنگ های بزرگ (مهمترین و تاثیرگذارترین وظایف) باقی نمی ماند. اولویت بندی یعنی همین. هر روز صبح، قبل از اینکه در دریای شن و ماسه ایمیل ها و کارهای کوچک غرق شوید، از خودتان بپرسید: «امروز سه سنگ بزرگ من که مرا به مقصدم نزدیک تر می کنند، کدام ها هستند؟». ابتدا برای این سنگ ها در برنامه خود جا باز کنید؛ بقیه چیزها، به طرز شگفت انگیزی، در فضاهای خالی اطراف آنها جای خواهند گرفت.

گام سوم: پیش بینی لوازم تمرکز

با مشخص شدن اولویت ها زمان آن رسیده که معمار درونی خود را بیدار کنید. حالا باید برای کارهای مهم خود، یک دژ تمرکز بسازید. این کار از طریق تکنیکی به نام زمان بندی بلوکی (Time Blocking) انجام می شود. به جای داشتن یک لیست بلندبالا از کارها تقویم خود را باز کنید و برای هر کار مهم، یک بلوک زمانی مشخص اختصاص دهید.

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران

برای مثال، به جای اینکه بنویسید نوشتن گزارش، در تقویم خود از ساعت ۱۰ تا ۱۲ یک بلوک زمانی به نام «نوشتن پیش نویس اولیه گزارش فروش بدون هیچ گونه مزاحمتی» ایجاد کنید. این کار ساده، چند تاثیر روانی قدرتمند دارد. اول اینکه کار را از یک مفهوم انتزاعی به یک قرار ملاقات جدی با خودتان تبدیل می کند. دوم اینکه با تخصیص زمان مشخص، شما را از کمال گرایی بی پایان یا به تعویق انداختن نجات می دهد. این بلوک های زمانی، دیوارهای دژ شما هستند که از ارزشمندترین دارایی شما، یعنی «کار عمیق»، در برابر هجوم بی وقفه عوامل حواس پرتی محافظت می کنند.

گام چهارم: مقابله با عوامل حواس پرتی

در اساطیر یونان، سیرن ها موجوداتی بودند که با آوازی جادویی ملوانان را به سمت صخره ها می کشاندند و کشتی های شان را غرق می کردند. در دنیای مدرن، نوتیفیکیشن های تلفن همراه، همان سیرن های دیجیتال هستند. هر دینگ، هر ویبره و هر پنجره پاپ آپ آوازی وسوسه انگیز است که تلاش می کند کشتی تمرکز شما را از مسیرش منحرف کند.

یک معمار خوب می داند که برای ساختن یک بنای مستحکم، باید کارگاه را از مزاح مان پاکسازی کند. برای محافظت از بلوک های زمانی خود، باید آگاهانه یک «محیط مقدس» برای تمرکز خلق کنید. تلفن همراه خود را در اتاق دیگری بگذارید یا آن را در حالت «مزاحم نشوید» قرار دهید. تمام تب های غیرضروری مرورگر خود را ببندید. به همکاران خود اطلاع دهید که در این بازه زمانی در دسترس نیستید. به یاد داشته باشید، هر بار که یک نوتیفیکیشن تمرکز شما را می شکند، به طور میانگین بیش از بیست دقیقه طول می کشد تا دوباره به همان سطح از تمرکز عمیق بازگردید. مقابله با این سیرن ها یک انتخاب نیست، یک ضرورت برای بقای بهره وری است.

گام پنجم: هنر تیز کردن تبر

نجارهای حرفه ای می گویند اگر شش ساعت برای بریدن یک درخت وقت داشته باشم، چهار ساعت اول را صرف تیز کردن تبرم می کنم. بسیاری از ما در تله مشغولیت دائمی می افتیم و فکر می کنیم استراحت کردن، نشانه ای از تنبلی است. این یک اشتباه مهلک است. مغز انسان برای کار کردن مداوم و بدون وقفه طراحی نشده است.

استراحت های کوتاه و برنامه ریزی شده زمان از دست رفته نیستند؛ آنها فرآیند تیز کردن تبر هستند. تکنیک هایی مانند پومودورو (۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت) بر همین اساس کار می کنند. این وقفه های کوتاه به مغز شما اجازه می دهد تا خود را بازیابی کرده، انرژی اش را تجدید کند و با خلاقیت بیشتری به سراغ کار بعدی برود. یک کارمند خسته با یک تبر کند، بسیار کمتر از یک کارمند شاداب با یک تبر تیز، کارایی دارد. استراحت، بخشی از کار است، نه فرار از آن.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان؛ 10 هک کاربردی

سخن پایانی

ساختن یک برنامه مدیریت زمان، درباره تبدیل شدن به یک ربات بی احساس نیست. دقیقا برعکس، این درباره بازپس‎گیری کنترل زندگی و آزادکردن فضا برای چیزهایی است که واقعا اهمیت دارند: خلاقیت، آرامش، روابط و رشد شخصی. با ترسیم نقشه زمان خود، چیدن سنگ های بزرگ، ساختن دژ تمرکز و تیز کردن تبرتان، شما از یک قربانی منفعل حوادث، به یک فرمانروای آگاه بر قلمرو زمان خود تبدیل می شوید. شما دیگر روزهای تان را با خاموش کردن آتش ها سپری نخواهید کرد، بلکه با افتخار، قصرهایی از دستاوردهای معنادار را آجر به آجر خواهید ساخت.

منابع:

https://www.monitask.com