توصیه هایی کاربردی برای مدیران (71) / استفاده از رایانه به جای کاغذ در محیط های کاری

با ظهور تکنولوژی به خصوص انقلابی که صنعت رایانه به وجود آورد، یکی از مواردی که انتظار می رفت خیلی زود شاهد آن باشیم دفاتر کاری هوشمند و استفاده کمتر از کاغذ بود.

 با این حال مشکلاتی در این رابطه وجود دارد که استفاده از کاغذ را همچنان محبوب و پراستفاده قرار می  دهد. مواردی نظیر پاک شدن، از دست رفتن اطلاعات، احتمال حمله توسط هکرها و انتقال بدافزارها و... از جمله مواردی هستند که استفاده از رایانه به جای کاغذ را در محیط های کاری دشوار می سازند.

 تمامی این دلایل باعث می شود تا افراد همچنان از کاغذ استفاده کنند. با این حال کاغذها به علت فضای نسبتا زیادی که اشغال می کنند، درمواردی که فرد بخواهد چند مورد را باهم مطالعه و بررسی کند میز کار وی را بیش از حد شلوغ می کنند و این امر باعث سردرگمی و کلافگی وی خواهد شد. حال تصور کنید که در این بین دست کسی به پوشه ها بخورد و برگه ها با یکدیگر قاطی شوند.

تحت این شرایط زمان زیادی لازم است تا برگه ها را به حالت اولیه خود مرتب کرد. مورد دیگری که استفاده از کاغذ را دشوار می سازد هزینه آن محسوب می شود. همان طور که می دانید برای تهیه یک تن کاغذ باید 15 تنه درخت قطع شود و برای تهیه تنها یک برگA4 10 لیتر آب نیاز است. به همین خاطر است که کاغذ از هزینه بالایی برخوردار است.

این هزینه تنها شامل پولی که لازم است پرداخت شود نیست و هزینه های زیست محیطی آن را نیز شامل می شود. تمامی مشکلات ذکر شده با استفاده و جایگزین کردن رایانه به جای کاغذ قابل حل است. درواقع ایجاد یک پوشه هیچگونه فضایی را اشغال نخواهد کرد و در صورت اضافه شدن حجم آن فضای کاری شما شلوغ نخواهد شد. با استفاده از این ابزار در صورتی که بخواهید چند فایل را به طور همزمان مطالعه کنید با مشکل مواجه نخواهید شد و این کار به آسانی صورت خواهد گرفت.

همچنین دیگر لازم نیست نگران قاطی شدن مطالب با یکدیگر باشید. تمامی این موارد حاکی از آن است که استفاده از رایانه به مراتب بهتر از کاغذ است. با این حال پرسشی که مطرح است این که چگونه می توان از خطرات احتمالی آن جلوگیری کرد یا میزان آن را به مقدار چشمگیری کاهش داد.

ایده

اگر تا امروز از کاغذ در محیط کاری خود استفاده زیادی کرده اید و به این کار عادت دارید، بنا به دلایلی که ذکر شد لازم است استفاده از آن را اگر نمی توانید متوقف کنید و تا جایی که ممکن است کاهش دهید.

یکی از اقداماتی که در این رابطه می توانید صورت دهید این است که مشخص سازید دقیقا از کاغذ به چه منظوری استفاده می کنید. با آگاهی به این امر که موارد مصرف شما چیست می توانید جایگزین های آن را بیابید.

حفظ امنیت اطلاعات در رایانه از اهمیت بالایی برخوردار است و هرکسی که می خواهد از آن به طور گسترده در کسب و کار خود استفاده کند، باید با شیوه های حفاظت از اطلاعات و بازیابی فایل های از دست رفته آشنایی کامل داشته باشد. این یک حقیقت است که اطلاعات موجود در رایانه ها همواره به دو طریق در معرض خطر هستند. خطر اول از دست دادن و دوم دزدی و هک اطلاعات است. در رابطه با مورد اول می توانید به دو روش از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید.

در روش اول به صورت آنلاین در یک سیستم ذخیره اطلاعات عضو می شوید و اطلاعات خود را در آنجا ذخیره می کنید. راه دیگر این است که از یک کامپیوتر یا هارد دیسک مجزا برای این منظور استفاده کنید. در رابطه با دزدی و هک اطلاعات نیز لازم است تا جایی که امکان دارد سیستم امنیتی خود را افزایش دهید و نکات موجود در این رابطه را رعایت کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به هر میزان که دسته  بندی مطالب (چه در رابطه با کاغد یا رایانه) داشته باشید، به همان میزان در انجام کارهای خود سرعت عمل بالاتری خواهید داشت که کمک شایانی به شما خواهد کرد.

- اگر تا امروز از کاغذ در کار خود استفاده زیادی می کردید توصیه می شود یکباره آن را متوقف نسازید تا دچار سردرگمی در انجام کارها نشوید.