مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

تا به حال حس نیاز به منظم بودن و بهره وری بیشتر را داشته اید؟ تا به حال کل روزتان را با حجم آشفته ای از فعالیت ها پر کرده اید و در نهایت هیچ کدام شان کامل انجام نشده باشند؟ 

مهارت های مدیریت زمان ویژه استارتاپ های کوچک است که گاهی کل یک روز خود را به فعالیت های مختلفی اختصاص می دهند. این مهارت های مدیریت زمان به شما کمک می کند بازدهی کارتان را افزایش دهید:

1- مدیریت زمان یک افسانه است

مهم نیست چقدر حساب شده عمل کنیم، در هر حال تنها 24 ساعت طی یک شبانه روز فرصت داریم. زمان تغییر نمی کند. تنها عامل قابل کنترل، مدیریت خود و کارهایی است که انجام می دهیم.

2- کشف کنید زمان تان در کجا هدر می رود

بیشتر ما قربانی فعالیت های «وقت تلف کن» می شویم. وقت تلف کن های شما چه چیز هایی هستند؟ شما هم زمان زیادی را صرف گشتن در اینترنت، چک کردن ایمیل، پست گذاشتن در فیس بوک، پیامک دادن و تماس های شخصی می کنید؟ با ردیابی فعالیت های روزانه، می توانید تصویر دقیقی از اینکه برای هر فعالیت چقدر زمان می گذارید به دست آورید که نخستین گام موثر برای مدیریت زمان است.

3- هدف تان را از مدیریت زمان مشخص کنید

به خاطر داشته باشید که تمرکز بر مدیریت زمان در واقع زمان را تغییری نمی دهد، بلکه عادت های شما را تغییر می دهد. نخستین قدم برای شروع می تواند این باشد که وقت تلف کن های شخصی خود را حذف کنید. برای مثال به مدت یک هفته با خود قرار بگذارید که تماس های شخصی و غیرکاری را پاسخ نمی دهید. حتی پیامک های غیر کاری را هنگامی که مشغول به کار هستید نمی فرستید.

4- برنامه ریزی زمانی تان را اجرا کنید

هدف این است که با تغییر عادت هایتان، اهداف بیشتری را که برای خودتان مشخص کرده اید به دست آورید. پس نه تنها نیاز دارید اهداف شخصی تان را مشخص کنید، بلکه باید بررسی کنید چقدر به آنها نزدیک یا تکمیل شان کرده اید.

5- از ابزار مدیریت زمان استفاده کنید

خواه با کورنومتر باشد یا با هر نرم افزار دیگری، باید پی ببرید الان در حال انجام چه کاری هستید و در آینده وقت تان را صرف چه کاری خواهید کرد. نرم افزار هایی همانند outlook به شما کمک می کنند کارهایتان را زمان بندی و پیش از شروع آن کار به شما یادآوری می کند تا زمان تان را راحت تر مدیریت کنید.

6- به طور بی رحمانه ای اولویت بندی کنید!

باید روزتان را با کاری شروع کنید که بیشترین اولویت را دارد و سپس به خود امتیاز دهید. اگر 20وظیفه را باید انجام دهید، چندتای آنها باید تکمیل شوند؟

7- یاد بگیرید کار ها را به دیگران بسپارید

طبق تجربه، واگذاری کار ها به دیگران یکی از سخت ترین چیزهایی است که مدیران باید یاد بگیرند. بدون توجه به اینکه شغل شما کوچک است یا گسترده، نباید تمام وظایف به دوش شما باشند، بلکه باید به دیگران هم اجازه دهید بخشی از وظایف را متحمل شوند.

8- برای خودتان عادات روزانه ای ترتیب دهید و سفت به آنها بچسبید

زمانی که برایتان بحرانی پیش می آید، اگر عادات روزانه تان را دنبال کنید بازدهی بیشتری خواهید داشت.

9- عادت کنید برای وظایف تان محدودیت زمانی تنظیم کنید

به عنوان مثال، خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها می تواند کل روزتان را درگیر کند. در عوض، یک ساعت در روز را برای چک کردن ایمیل ها تنظیم کنید و سخت به آن پایبند باشید.

10- مطمئن شوید سیستم های کامپیوتری تان منظم هستند

وقت زیادی را برای پیدا کردن یک فایل در کامپیوترتان صرف می کنید؟ زمان بگذارید تا آنها را مرتب کنید و به این ترتیب فعالیت های کامپیوتری تان را سرعت بخشید.

11- اوقاتی را که در انتظار هستید بیهوده تلف نکنید

از مدت دیدار با مشتری گرفته تا وقت دکتر دندانپزشک، تقریبا غیر ممکن است مدتی را برای کسی یا چیزی منتظر نمانید. اما لزومی ندارد که بنشینید و با انگشتان تان بازی کنید. تکنولوژی به شما کمک می کند هرکجا هستید به راحتی کار کنید.