پس‌انداز پول و بهبود چشم‌انداز تجاری

هوش تجاری (Business Intelligence) که به اختصار BI خوانده می‌شود، می‌تواند تأثیر مستقیم و مثبتی بر عملکرد کسب‌وکار یک نهاد یا سازمان داشته باشد. این پدیده به شکل چشمگیری توان اجرایی ماموریت‌ها را در یک کسب‌وکار افزایش می‌دهد. هوش تجاری باعث می‌شود تصمیم‌ها در تمامی سطوح یک کسب‌وکار، از استراتژی‌ها گرفته تا فرآیندهای اجرایی، هوشمندانه‌تر گرفته شود.

هوش تجاری همچنان یکی از اولویت‌های هزینه‌ای در بخش فناوری در شرکت‌های گوناگون است، چون:

• به دستیابی به بیشترین سود از سرمایه‌گذاری فعلی کمک می‌کند.
• نسبتا هزینه‌های کمتر و ریسک پایین‌تری دارد.
• بازگشت سرمایه اثبات شده بالایی دارد.

استراتژی هوش تجاری، کلید موفقیت

برای موفقیت در استفاده از هوش تجاری، اطلاعات و تحلیل باید ‌«‌عملی‌» و ‌«‌واقعی‌» باشد. تصمیم‌های مرتبط با هوش تجاری باید بر کار اجرایی که در راستای اهداف و نقشه‌های استراتژیک سازمان هستند، تأثیر بگذارند. برای تبدیل اطلاعات خام به تغییر واقعی در کسب‌وکار، استراتژی هوش تجاری یک تشکیلات اقتصادی باید برای چنین پرسش‌هایی، پاسخ داشته باشد:

• کدام معیارهای اجرایی بیشترین اثر را روی استراتژی کسب‌وکار و اهداف آن دارند؟
• چه کسانی و کدام فرآیندها بیشترین تأثیر را روی دستیابی به اهداف تجاری دارند؟
• چه نوع اطلاعاتی بر اهداف مور نظر کسب‌وکار بیشتری تأثیر را دارند؟
برای موفقیت در مسیر استفاده از هوش تجاری باید به تمام جنبه‌های محیط اطلاعاتی توجه داشته باشید:

استراتژی اطلاعات

برای شروع باید به تمامی منابع داده‌ای مورد استفاده در تصمیم‌های تجاری توجه کنید: سیستم‌های عملیاتی، داده‌های دپارتمان‌های گوناگون، صفحه‌های گسترده (spreadsheet)‌ کلیدی و داده‌های سازمان‌نیافته در فایل‌های نوشتاری، صفحات وب و سایر سیستم‌های عملیاتی. درواقع باید طوری منابع داده‌ای را با استفاده از هوش تجاری مرتب کنید که همه بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود از منابع گوناگون داده‌ای بدون دشواری دست یابند.

استراتژی کاربر

اطلاعات چیزی به دردنخور است تا زمانی که افراد برای ایجاد تغییر در کسب‌وکار از آن استفاده کنند. استراتژی هوش تجاری شما باید مشخص کند که چه کسی به چه اطلاعاتی نیاز دارد و این اطلاعات از چه سیستمی است و به چه کار می‌آید. به این ترتیب هر کسی هر اطلاعاتی که نیاز دارد دریافت می‌کند. در این فرآیند استاندارد همه چیز درست پیش می‌رود به‌ویژه در حوزه‌هایی که تکیه به‌شدت روی تحلیل و ارزیابی داده‌ها است. حوزه‌هایی چون بودجه‌بندی مالی، برنامه‌ریزی، مدیریت شرکت، ریسک‌ها و سیستم‌های انطباقی از این جمله است.

استراتژی سازمانی

استراتژی شما همچنین باید سازمان و فرآیندها را در نظر بگیرد. سازمان‌ها و فرآیندها اطلاعاتی منسجم و یکپارچه شده می‌خواهند. مثلاً باید مشخص کنید که مسئولیت تحقق ارزش اطلاعات با چه گروهی است. اعضای این گروه چگونه باید مشخص شوند و چه بودجه‌ای برایشان نیاز است؟ و از این دست پرسش‌ها...

اهمیت توجیه منطقی برای هوش تجاری

یکی از بخش‌های ضروری یک استراتژی هوش تجاری موفق اجرای استانداردهای هوش تجاری و یافتن توجیه منطقی مناسب برای ابزارهای فعلی هوش تجاری است. توجیه منطقی پس از استانداردسازی، دومین اولویت سازمانی برای سرو سامان دادن به هزینه‌ها و گرفتن بازخورد بهتر از دارایی به نام اطلاعات است.

توجیه منطقی می‌تواند نتایج خوبی در بخش‌هایی چون ایجاد فرصت‌های جدید درآمد، بهبود چشم‌انداز هزینه‌ای و مدیریت بهتر ریسک‌ها داشته باشد. داشتن توجیه منطقی همچنین باعث کاهش هزینه‌ها، کنترل بیشتر و بهتر کیفیت داده‌ها و همراستایی بهتر با نیازهای کسب‌وکار می‌شود.

ایجاد یک استراتژی بلندمدت هوش تجاری

برای داشتن یک استراتژی بلند‌مدت هوش تجاری نیاز به یک مرکز تشخیص صلاحیت هوش تجاری (BICC) و یک نهاد مسئول برای هوش تجاری است.

وظایف BICC از این قرار هستند:

• افزایش ارزش اطلاعات خام با گسترش و هم‌رسانی بهترین کارها در حوزه هوش تجاری در سراسر یک سازمان.
• چارچوب‌سازی برای هوش تجاری، بدین معنا که چگونه هوش تجاری می‌تواند به نیازهای فنی، عملیاتی، سازمانی و کسب‌وکاری یک سازمان پاسخ
دهد.
• اجرای یک روش رسمی برای اطمینان از اینکه هوش تجاری منافع مورد نظر را خواهد داشت.
• ایجاد فرآیندی برای ایجاد و توسعه پروژه‌های جدید

مطالعه موردی

یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های بیمه‌ای در آمریکا با 40 هزار کارمند به‌صورت پله پله رشد کرد و هر بخش کسب‌وکار مسئولیت‌های پروژه‌های هوش تجاری را خود به عهده گرفت. این تمرکززدایی مدیریت بخش مرکزی بر بخش‌های مختلف را سخت کرد. این شرکت تصمیم گرفت تا سیستم‌های اطلاعاتی خود را در سطحی منسجم استانداردسازی و یک انبار داده‌های تازه ایجاد کند. به علاوه، این شرکت یک BICC برای مدیریت کلی بر استراتژی هوش تجاری، توجیه منطقی سیستم‌ها، حذف اطلاعات تکراری و کنترل بیشتر بر فراداده‌ها راه‌اندازی کرد.

BICC با استفاده از منابع پیشین که به‌صورت پراکنده از آنها گزارش‌های وجود داشت، به کارمندان مناسب تجهیز شدند. BICC یک پلتفرم واحد را برای پروژه‌های عملیاتی و تحلیلی سازمان برگزید. BICC همچنین بر ساده‌سازی، انطباق و امنیت و مدیریت هوش تجاری متمرکز شد. این گروه برای اینکه مطمئن شود که بخش‌های مختلف کسب‌وکار با دیدگاه‌های گوناگون به‌خوبی از استراتژی سطح بالای هوش تجاری استفاده می‌کنند، وقت زیادی صرف کرد.

این شرکت بیمه‌ای عقیده داشت که این کار هزینه تهیه و به‌کارگیری اپلیکیشن‌های مربوط به هوش تجاری را تا 25درصد کاهش داد که به کاهش هزینه‌ای چندین میلیون دلاری در سال انجامید. به علاوه، بخش IT این شرکت خیلی ساده‌تر از پیش توانست تقاضای رو به افزایش برای دسترسی و تحلیل داده‌ها را که از جانب بخش‌های مختلف می‌رسید، مدیریت کند. یک مجموعه مشترک از قوانین کسب‌وکاری و تعریف‌های فراداده‌ای اکنون در کل این سازمان بیمه‌ای استفاده می‌شود.

مهم‌ترین عوامل موفقیت این شرکت بیمه‌ای در استفاده از هوش تجاری را می‌توان به این شرح فهرست کرد: حمایت اجرایی، توانایی تقویت استانداردهای مرکزی و دانش کسب‌وکارهای به کار گرفته شده. این شرکت توانست با استانداردسازی روش‌های استفاده از هوش تجاری خطر معضلی به نام کیفیت و انسجام داده‌ها، گزارش‌های متناقض و سنجه‌های نادرست برای معیارهای بحران در کسب‌وکار را کاهش دهد.

و نتیجه اینکه. . .

هوش تجاری اکنون اولویت نخست مدیر ارشد اطلاعات سازمان‌های امروزی است. استفاده موفقیت‌آمیز از هوش تجاری نیازمند یک رویکرد استراتژیک است که اجرای استانداردهای هوش تجاری را شامل شود. ایجاد توجیه منطقی برای ابزارهای اجرای هوش تجاری در سازمان می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌ها، کنترل بیشتر بر اطلاعات و همراستایی بیشتر با اهداف کسب‌وکار منجر شود.

تجربه استفاده از هوش تجاری در کسب‌وکارهای گوناگون، آنطور که در بالا به یکی از آنها اشاره شد، نشان می‌دهد که این راهکار می‌تواند چه در مرحله سرمایه‌گذاری در یک کسب‌وکار و چه در زمان پا گرفتن و رشد کردن آن بسیار مفید و راهگشا بوده و سود زیادی را عاید یک کسب‌وکار کند.