تردید در توانایی مدیریت کردن، مشکل مدیران تازه کار

در ایده قبل به اهمیت توانایی تعریف فرآیند مدیریت پرداختیم. در این ایده قصد دارم به یکی دیگر از مشکلات مدیران اشاره کنم. آنچه مدیران جوان را هنگام آغار فعالیت شان با مشکل مواجه می سازد، انجام فعالیت های مدیریتی است. به عبارت بهتر، کسب تجربه در زمینه مدیریت و طی دوره های آموزشی به هیچ وجه به معنای تضمین کسب موفقیت به هنگام ورود به محیط کاری جدید نیست.

تجربه نشان داده است که بسیاری از مدیران تازه کار، به رقم کسب مدارج آکادمیک بالا و سابقه کاری نسبتا مناسب، در انجام فعالیت های خود به عنوان یک مدیر ضعیف عمل می کنند. در همین راستا قصد دارم به چند نکته مهم به هنگام ورود به فضای کاری جدید اشاره کنم. این نکات به صورت طبیعی توسط مدیران و کارمندان باتجربه انجام می شود، اما در مورد افراد تازه کار و کم تجربه اوضاع فرق دارد. به همین دلیل بهتر است توصیه های ارائه شده را به صورت مداوم در محل کارتان پیاده کنید.

•    نخستین کاری که به عنوان یک مدیر تازه وارد باید انجام دهید، آشنایی به پرسنل زیردست تان است. در این مورد فرقی ندارد که یک مدیر ارشد با طیف اندکی از پرسنل هستید یا مدیر عملیاتی که با خیل عظیمی از افراد سروکار دارد، نکته مهم در توانایی برقراری ارتباط نهفته است. گرچن اسپریتز، نویسنده کتاب چگونه یک مدیر مثبت اندیش باشیم و استاد دانشگاه میشیگان، معتقد است که هر مدیری در ابتدای فعالیت خود در مورد نحوه عملکرد و کیفیت کارمندانش نگران است.

با این حال شاید جالب باشد که بدانیم به نظر اسپریتز این نگرانی یک اشتباه بزرگ در زمینه کسب موفقیت است. آنچه این استاد باتجربه دانشگاه میشیگان در ابتدا بر آن تاکید دارد، آشنایی مختصر با هر یک از کارمندان است. این امر می تواند تنها به وسیله یک احوال پرسی کوتاه یا مکالمه ای 20دقیقه ای صورت گیرد. آنچه در اینجا اهمیت دارد، توانایی برقراری ارتباط موثر است. دلیل تاکید روی شناخت کارمندان، دشواری ایجاد تغییرات بدون آگاهی از توانایی  و روحیه هر یک از کارمندان است.

•    تفاوتی که اکثر صاحب نظران میان مدیران جوان و حرفه ای قائل هستند، ناتوانی مدیران تازه کار در تصمیم گیری نهایی و تحت تاثیر نظرات کارمندان قرار گرفتن است. در این مورد باید تلاش کرد به یک تعادل مناسب میان دریافت نظرات کارمندان و توانایی عملکرد قاطعانه رسید. بدون شک هر فردی از نقطه نظری خاص به ماجراهای مختلف نگاه کرده و به تبع آن نظرات افراد مختلف به طور گیج کننده ای متفاوت خواهد بود.

در این میان اگر بخواهیم به این نظرات متنوع و معمولا کارشناسی نشده توجه بیش از حد کنیم، موقعیت خود به عنوان یک مدیر را با خطری جدی مواجه خواهیم ساخت. تاکید اساسی در اینجا توجه به اهمیت دریافت دیدگاه های کارمندان و عمل براساس نتیجه گیری شخصی است. این امر لزوما به معنای بی تفاوتی به اظهارنظر دیگران نیست، بلکه تاکید روی عدم سلطه نظر دیگران روی شماست.

•    در ایده قبل و ایده های شماره یک تا پانزده به بیان اهمیت طراحی یک نقشه و استراتژی کلی برای هر سازمان پرداختیم. چنین برنامه ای بدون شک عملکرد همه اعضا را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در عین حال باید توجه داشت که پیروی از دیدگاه کلی سازمان نیازمند طراحی یک برنامه فرعی نیز است. این برنامه فرعی مخصوص مدیران بخش های مختلف هر سازمان است.

بر همین اساس و به عنوان یک مدیر میان رده لازم است که برنامه مشخصی برای بخشی که مدیریت آن را برعهده دارید، طراحی کنید. همچنین باید یادآوری کنم که صرف طراحی برنامه کافی نیست. در واقع باید از آگاهی پرسنل نسبت به این برنامه نیز اطمینان حاصل کنید.

•    کارمندان ممکن است در انجام وظایف شان دچار خطا شوند. این خطاها در امور سازمانی اگرچه طبیعی هستند، اما در عین حال مسئولیت زا نیز هستند. اصلی که بسیاری از مدیران در زمینه عملکرد حرفه ای فراموش می کنند، برعهده گرفتن مسئولیت خطای کارمندان زیردست است. حتی در مواقعی که مشکل به وجود آمده به شما ارتباطی ندارد و این مدیر بخش است که باید مسئولیت خطای رخ داده را برعهده گیرد.

شاید درک این مطلب اندکی دشوار باشد، اما شانه  خالی کردن از مسئولیت اوضاع را بهتر نخواهد کرد. در هر حال پیکان انتقادات به سوی کارمند و مدیر خواهد بود. بنابراین بهتر است شخصا مسئولیت حادثه را برعهده بگیرید تا اینکه دیگران شما را متهم سازند.

•    توصیه پایانی این بخش یک مشکل عمومی در میان افراد است. در واقع کارمندان و مدیران میل شدیدی به اثبات توانایی های خود دارند و در این مسیر، پرسش از دیگران به مثابه اعتراف به ناتوانی قلمداد می شود. چنین مشکلی را اگرچه نمی توان یکباره حل وفصل کرد، اما به عنوان مدیر یک بخش می توانید فرهنگ پرسیدن را ترویج دهید. ابتدا نیز از خودتان شروع کرده و در موارد موردنیاز از کارمندان بخش کمک بگیرید.