اصل 20 درصد، عامل موفقیت اصلاحات سازمانی

مدیریت تغییرات و اصلاح امور معمولاً امری ناخوشایند است. در این فرآیند به عنوان یک مدیر باید روندهایی را که اغلب کارمندان به آن عادت کرده اند، تخریب کرده و روندهای جدید را جایگزین کنید. البته جریان اصلاحات به این سادگی هم نیست. در واقع پیش از مرحله اجرا باید اطلاعات دقیق و پردازش شده از آنچه می خواهید انجام دهید، گردآوری کنید.

دستاوردهای محققان روان شناسی نشان داده است که اغلب افراد از تغییرات استقبال نمی کنند. این موضوع را می توان با اصل وابستگی در زمینه روانش شناختی توجیه کرد. به همین ترتیب هنگامی که به محیط کار توجه کنیم، اصل وابستگی نیز خود را نشان خواهد داد. اگرچه این وابستگی برای افراد خوشایند به نظر می رسد، با این حال در محاسبه کل نسبت به سازمان نتایج منفی به همراه دارد.

به منظور شروع تغییرات در فرآیندهای سازمانی ابتدا ضروری است به چند نکته توجه کنید؛ نخست آنکه تغییرات اعمالی نباید بسیار شدید و ناگهانی باشد. به عبارت بهتر، اصلاحات یک امر تدریجی و گام به گام محسوب می شود. همچنین اطلاع رسانی به کارمندان نست به زمان شروع تغییرات واکنش های منفی را به طور نسبی کاهش خواهد داد.

مرحله شروع فرآیند اصلاح امور نقطه آغاز و دشوارترین قسمت کار است. همه ما شاهد اجرای اصلاحات و شکست آن ها در بسیاری از سازمان ها بوده ایم. پرسش اینجاست که به منظور جلوگیری از شکست تغییرات چه باید کرد؟ اگرچه پاسخ های مختلفی وجود دارد، اما اصل 20درصد پارتو مطمئن ترین راهکار موجود است. این اصل توسط اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو طراحی شده است.

پارتو یکی از تأثیرگذارترین افراد در زمینه تحول علم اقتصاد و شیوه های مدیریتی نوین محسوب می شود. براساس این اصل 80درصد حوادث و نتایجی که رخ می دهد، نتیجه تلاش و تأثیرگذاری 20درصد از عوامل و متغیرهای تأثیرگذار خواهد بود. در زمینه مدیریت سازمانی چنین اصلی در راستای طراحی و اعمال بهینه برنامه ها حیاتی است. بر این اساس ابتدا باید افراد تأثیرگذار که در اصطلاح «عوامل تغییر» نامیده می شوند را یافته و سپس برنامه تان را با همکاری آن ها تحقق بخشید.

عوامل تغییر در مورد اعمال اصلاحات سازمانی به افرادی گفته می شود که در سازمان تأثیرگذار بوده و لزوم انجام اصلاحات را درک کرده اند، بنابراین چنین گروهی هم فکر و متحد شما در راستای پیشبرد اهداف تان خواهند بود. به یاد دارم چند سال پیش یکی از نیروگاه های تولید برق اروپا قصد خصوصی شدن و کسب استقلال مالی از دولت را داشت. انجام چنین کاری نیازمند پذیرش ریسک بالایی بود، زیرا بیشتر تجهیزات و همین طور ساختمان شرکت به دولت تعلق داشت.

مدیریت ارشد شرکت به خوبی از احتمال مخالفت کارمندان آگاه بود. در واقع جابه جایی از بخش دولتی به بخش  خصوصی نیازمند تغییرات عمده از قبیل ساعت کار و انتقال از بخشی به بخش دیگر بود. آن زمان به عنوان مشاور شرکت استفاده از روش 20درصد پارتو را پیشنهاد کردم. ابتدا تنها چهارنفر از اعضای شرکت حاضر به همکاری در پروژه تغییرات شدند. این آمار بسیار کمتر از میزان موردنظر در فرمول پارتو بود. با این حال کار به سختی آغاز شد.

اعمال تغییرات در هفته های ابتدایی مخالفت های زیادی را به همراه داشت. به رغم همه مشکلات پس از گذشت زمان اندکی افراد بیشتری به جمع عوامل تغییر اضافه شدند. اگرچه جمعیت عوامل تغییر به حدود 25درصد رسیده بود، با این حال افراد تأثیرگذار بیشتری نیاز بود تا طرح شرکت به موفقیت دست  یابد. به بیانی دیگر، از 25درصد مذکور تعداد زیادی خارج گروه افراد تأثیرگذار قرار داشتند.

نکته مهم در مورد اصل پارتو گردآوری افراد مختلف از بخش های گوناگون شرکت است. در واقع 20درصد موردنظر بایستی تخصص¬های مختلفی در زمینه های مورد نیاز داشته باشند. همچنین این افراد نسبت به تأثیرگذاری روانی روی کارمندان هم باید توانمند باشند. در شرکت مذکور پس از 9 ماه تغییرات با کمک اصل پارتو به نتیجه رسید. اگرچه در صورت ترغیب سریع تر عوامل تغییر نتیجه در بازه زمانی کوتاه تری حاصل خواهد شد.

همکاری با عوامل تغییر همیشه آسان نیست. در برخی موارد لازم است آن ها را در جریان ماهیت تغییرات گذاشته و در صورت نیاز مبلغی مشخص را به حقوق شان اضافه کنید. با این حال توجه داشته باشید که تلاش برای استفاده رایگان از این عوامل یا القای حس سو ء استفاده می تواند باعث ایجاد بحران در روابط تان با کارمندان شود. در هر حال این گروه از افراد توانایی تأثیرگذار بالایی روی سایر کارمندان دارند.

نکته پایانی که باید به آن اشاره شود، عدم رابطه آشکار با عوامل تغییر است. به عبارت بهتر، پیشبرد اهداف از جانب کارمندان برگزیده در صورت علنی شدن، تأثیرگذاری خود را از دست خواهد داد. بر این اساس بهتر است تعامل تان را با یکدیگر آشکار نسازید. همچنین استفاده از اصل 80-20 پارتو به معنای غفلت از سایر عوامل تأثیرگذار مانند بیان اهمیت تغییرات برای کارمندان نیست.