راهکارهای رایگان و کم هزینه برای توسعه ارتباط در حوزه کسب وکار / ابزارهای ارتباطی برای کسب وکارهای مدرن

ایجاد شبکه ارتباطی مطمئن و قوی در کسب وکارهای امروزی جایگاه ویژه ای دارد. بسیاری از هماهنگی ها میان بازارهای مختلف مانند بورس های بین المللی از طریق ابزارهای ارتباطی نوین مانند تلفن  و ایمیل صورت می پذیرد. همچنین امروزه دیگر معامله های بین المللی نیازمند حضور همزمان طرف های مذاکره در یک محل مشخص نیست، بلکه گردهمایی ها از طریق کنفرانس های ویدئویی برگزار می شود. همه این تحولات عرصه تجارت خبر از ظهور تکنولوژی های جدید به منظور تسهیل ارتباط میان بنگاه ها دارد.

در این مقاله به بررسی اپ های کاربردی در زمینه ایجاد شبکه ارتباطی پرداخته خواهد شد. با این حال پیش از شروع بحث اصلی لازم است نسبت به مزیت های استفاده از اپ های ارتباطی توضیح مختصری داده شود. در واقع با وجود سرویس های ایمیل و ظهور نسل های تلفن ماهواره ای دیگر چه نیازی به برنامه های مشابه است؟

پاسخ پرسش فوق را باید در چند وجه مورد بررسی قرار داد؛ بخش نخست اهمیت امنیت اطلاعات است. در واقع خبری که چندی پیش درز برخی اطلاعات کاربران یاهو را مخابره کرد، بسیاری از کسب وکارها را به سوی شرکت های ارتباطی با ضریب امنیت بیشتر کشاند. همچنین بحث امکانات گسترده نیز نقطه مزیت اپ هایی است که به منظور بهره گیری صاحبان کسب وکارها طراحی شده است. به عنوان مورد پایانی نیز باید اضافه کرد که استفاده از این سیستم ها که اغلب مبتنی بر سیستم عامل گوشی های هوشمند است، سرعت استفاده را به طور محسوسی افزایش می دهد.

جمع وجور مانند Slack

کسب وکارهای کوچک اغلب به دنبال ابزارهایی ساده، کم حجم و از همه مهم تر ارزان قیمت هستند. در زمینه ایجاد شبکه های ارتباطی Slack با تلاش در راستای ارائه بسته ای متنوع از خدمات پا را از الگوی گفت وگوی انفرادی و گروهی فراتر گذاشته و امکان برقراری تماس صوتی و تصویری به صورت فردی و گروهی را به مخاطب ارائه کرده است.

تمرکز اصلی تیم سازنده این برنامه روی ارائه رابط کاربری ساده بوده است. بر این اساس علاوه بر ارائه نسخه نسخه رایانه ای، امکان جست وجوی متون با استفاده از هشتگ  و مدیریت فایل های دانلود شده در نسخه های مختلف این برنامه مدنظر قرار گرفته است. همچنین این اپ از سیستم ساده Dag and Drop (پرتاپ فایل در محیط اپ برای بارگذاری) به منظور تسهیل بارگذاری اطلاعات در رایانه های شخصی پشتیبانی می کند. به عنوان نکته پایانی در مورد این پیام رسان جمع وجور باید به پشتیبانی اش از سرویس های فضای ابری نظیر دراپ باکس و گوگل درایو نیز اشاره کرد.

HipChat، استفاده بدون نیاز به دانلود

HipChat  نیز مانند نمونه قبلی یک پیام رسان کم حجم محسوب می شود. این اپ علاوه بر پشتیبانی از چت های فردی و گروهی، اشتراک گذاری فرمت های مختلف فایل و برقراری ویدئو کنفرانس هماهنگی جالب توجهی نیز با سایر شبکه های مجازی نظیر فیس بوک و سرویس های گوگل نظیر Gmail دارد.

نکته مهمی که این اپ را کانون توجه قرار داده است، امکان استفاده از آن بدون نیاز به دانلود و پرداخت هزینه از طریق وب سایت رسمی سازنده است. در واقع تنها پس از آزمایش اولیه این اپ و در صورت رضایت از عملکردش با پرداخت حق اشتراک قادر به استفاده از آن روی دستگاه های مختلف خواهید بود. همچنین این اپ مجهز به مرورگر اینترنتی درون برنامه ای هم است که جست وجوی آدرس های اینترنتی موجود در متن ها را ساده تر خواهد ساخت.

Stride: من بهتر از HipChat هستم

گاهی اوقات برخی شرکت ها به منظور رقابت با رقبای نامدار خود شعارهای عجیب وغریبی انتخاب می کنند. این شعارها معمولا شرکت مقابل را به طور مستقیم هدف قرار می دهد. تیم توسعه دهنده پیام رسان Stride دقیقا همین برنامه را به منظور کسب جایگاه و کاربران HipChat به کار گرفت. برنامه اصلی توسعه دهندگان این برنامه ارائه پیام رسانی مجهز و ساده تر از HipChat به عنوان رقیب مستقیم شان بوده است. بر این اساس بهبودهایی نظیر کاهش کیفیت ویدئو کنفرانس ها به منظور برقراری ارتباط در مناطقی که از اتصال اینترنت ضعیفی برخوردار هستند، در دستور کار قرار گرفت. همچنین یکی از نقاط ضعف HipChat عدم پشتیبانی از محصولات اپل است که در نمونه ارتقا یافته Stride مورد توجه قرار گرفته است.

این اپ در دو نسخه رایگان و کامل ارائه شده است. همانطور که می توان انتظار داشت نسخه رایان دارای محدودیت ارسال پیام و بارگذاری فایل است. این درحالی که که با پرداخت تنها 3 دلار حق عضویت ماهانه می توان از امکانات این سرویس به صورت نامحدود استفاده کرد.

اصیل مثل مایکروسافت

مایکروسافت به عنوان غول دنیای تکنولوژی و حوزه IT  یکی از کاربردی ترین نسخه های پیام رسان ارتباطی را برای کابران نسخه های آفیس 365 منتشر کرده است. این اپ با ایجاد محیطی آنلاین و برای برقراری ارتباط متنی به کاربران خود امکان مکاتبه فردی و گروهی را می دهد. مزیت اصلی این اپ، امکان استفاده از همه امکانات مجموعه آفیس از جمله پاورپوینت و اکسل است. این پیام رسان از نظر محیط کاربری شباهت بسیار بالایی به مجموعه آفیس دارد و امکان برقراری ارتباط تصویری خصوصی و عمومی را نیز در اختیار کاربران قرار می دهد.

به رغم همه ویژگی های مثبت پیام رسان مایکروسافت، این اپ برای کسب وکارهایی که از سایر سیستم های مایکروسافت استفاده نمی کنند تجربه چندان دلچسبی نخواهد بود. همچنین باید به این نکته نیز اشاره کرد که استفاده از این اپ برای کاربران آفیس و سایر محصولات مایکروسافت رایگان است.

Hangout  و دیگر هیچ

گاهی اوقات کسب موفقیت در یک بازار کوچک موجب توسعه کسب وکار و ارائه محصولی حرفه ای از سوی توسعه دهندگان می شود. ماجرای اپ محبوب گوگل نیز تقریبا به همین صورت است. Hangout نام پیام رسان گروهی است که ابتدا به منظور گردهمایی دوستانه کاربران اندروید روی گوشی های هوشمند ارائه شد. با این حال استقبال گسترده از این اپ که حتی موجب ورود آن به محصولات اپل شد، مدیران گوگل را بر آن داشت تا نسخه ای حرفه ای برای صاحبان کسب وکارهای مختلف نیز روانه بازار کنند. این نسخه حرفه ای که به تازگی در دسترس عموم قرار گرفته است، هماهنگی بالایی با سرویس های سری G گوگل (نظیرGmail، Drive، Docs، Slider و تقویم گوگل) دارد.

از نظر رابط کاربری این اپ مخصوص کاربران حرفه ای و به منظور رفع نیازهای تخصصی شان طراحی شده است. امکان ایجاد گروه و فیلتربندی آن براساس زمان بندی و نوع فایل ارسالی به همراه تعیین سطح دسترسی افراد به فایل های موجود از ویژگی های منحصر به فرد جدیدترین محصول گوگل به حساب می آید. همچنین امکان تشکیل گروه به اتاق های مختلف نیز یکی از ویژگی های رابط کاربری Hangout است که به اشتراک گذاری فایل ها از سوی مدیر گروه را آسان تر ساخته است.

دسترسی آسان با Campfire

بسیاری از اپ هایی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت، نیازمند نصب فایل برنامه و در مواردی پرداخت حق عضویت است. با این حال اگر کسب وکار نوپایی را تحت مدیریت خود دارید، استفاده از Campfire بسیاری از نیازهای شما را بدون پرداخت هزینه و حتی نیاز به نصب فایل روی سیستم های موردنظر مرتفع خواهد کرد. تنها به عنوان مدیر گروه باید در سایت ثبت نام کرده و سپس افراد موردنظرتان را دعوت کنید تا با نام کاربری و رمز عبور ارائه شده از سوی شرکت به شما ملحق شوند. عملکرد این سایت براساس حذف ثبت نام های غیرضروری و افزایش سرعت ارتباط میان کاربران است. به این ترتیب تنها مدیر گروه در سایت ثبت نام کرده و از بخش تنظیمات به تعداد دلخواه نام کاربری و رمز عبور برای سایر افراد موردنظرش تولید می کند.

اگر ارتباط اینترنتی قوی ندارید و همکاران تان به گوشی های هوشمند دسترسی ندارند، استفاده از Campfire گزینه مناسبی به نظر می رسد. البته نباید انتظار رابط کاربری حرفه ای مانند Hangout یا پیام رسان مایکروسافت را داشته باشید. به طور کلی برای کسب وکارهای بزرگ و سازمان های گسترده پیام رسان گوگل و مایکروسافت بهترین نمونه های موجود در بازار به حساب می آیند.