7 روش بودجه بندی هوشمندانه برای صاحبان کسب و کار های کوچک

تعجبی نیست که راه اندازی کسب و کار نیازمند سرمایه گذاری مالی است، اما تا وقتی که دست به کار نشده و پویایی لازم را نداشته باشید، هزینه ها پایان نمی یابند.

طبق گفته انی اسکرانتون، صاحب Pace Public Relations، کسب و کارها در تمامی ابعاد، دچار نوسان مالی می شوند، اما آنچه اهمیت دارد، طرح ریزی های ما بعد آن است.

او می گوید: اگر بودجه بندی درستی نداشته باشید و به همان نسبت هم پس انداز نکنید، شرکت تان در زمان بحران های شغلی و مالی در مسیر بدی خواهد افتاد. باید پرداخت های کند را در نظر داشته باشید و بودجه بندی صحیح می تواند فشار مالی پیش از وصول چک ها را تا حدود زیادی تسکین دهد.

پیش از رهسپار شدن در مسیر کسب وکار، ابتدا برای شرکت خود بودجه بندی ای ایستا و در عین حال واقعی طراحی کنید. به افتخار دوره دانش مالی، نکات حرفه ای را برای صاحبان کسب وکارهای کوچکی که قصد تنظیم شرایط مالی خود را دارند، تدارک دیده ایم.

1- کارمندان خود را دخیل کنید

مالکیت یک کسب وکار بدین معنا نیست که تمام فشار ها بر شما اعمال می شوند. بودجه بندی شرکت شامل حال تمامی کارکنان آن می شود، بنابراین هر کارمندی باید از اوضاع رؤسای خود و همچنین هرگونه نگرش و ایده ای که ضروری به نظر می رسد، آگاه باشد.

مطلب مرتبط: روش های صرفه جویی در بودجه بندی مبتنی بر نیاز

نِیت مسترسون، مدیر بازاریابی Maple Holistics می گوید: بودجه بندی مناسب بسیار مهم است و برای پذیرفتن این مسئولیت متغیرهای بسیار زیادی وجود دارد که از توان یک نفر خارج است. بودجه بندی ایده آل، بودجه بندی ای است که مورد تحلیل و بررسی تیمی از کارکنان مستعد قرار بگیرد تا از این طریق بودجه کسب وکار به شکلی تأثیرگذار و کارکردی مدیریت شود. با اتکا بر تیمی هماهنگ، می توانید از نظرات مختلفی نسبت به بودجه بندی خود پیروی و در نهایت مسائل غیرمنتظره را انتظار داشته باشید و به تبع آن طرح ریزی کنید.

افزون براین، کارکنان باید نسبت به هر تغییری که می تواند بر آنها یا بر کلیت شرکت اثر کند، مطلع باشند تا اینکه انتظاراتی را که از ایشان می رود کاملا درک کنند.

کالا گیبسن سرپرست بانکداری کسب وکار در Fifth Third Bank می گوید: پیوسته کارکنان تان را از اهداف مالی کوتاه مدت و بلندمدت خود آگاه کنید تا در دستیابی به آنها کمک حال تان باشند. با متصل کردن اهداف فردی با افق های کسب وکار، قادر خواهید بود نیروی تمامی افراد را برای رسیدن به هدفی مشخص و یکسان، متحد کنید.

2- برای خودتان حقوق پایین درنظر نگیرید

به رغم این که داشتن پشتوانه مالی حائز اهمیت است، باید در بودجه بندی شرکت تان مجال کافی را برای پرداخت های بسیاری در نظر بگیرید.

داگ کلر برنامه ریز مالی Peak Personal Finance می گوید: کسب وکارهای کوچک به خاطر داشتن بخش های متحرک بسیار، در معرض فراموش کردن پرداخت های خود هستند. برخی از اشخاص به واسطه وجود امکان اختصاص سرمایه مالی به سایر بخش ها، از دادن دستمزدهای بالا به خودشان احساس گناه می کنند. اما در آخر حتی صاحب کسب وکار هم خود کارمند است. باید خود را نسبت به پذیرفتن این حقیقت قانع و روش های دیگری برای پرداخت هزینه های تان پیدا کنید.

3- خطرها را شناسایی و درک کنید

هر کسب وکاری خطرات خاص خود را دارد و هر خطری می تواند موجودیت مالی شرکت را به خطر بیندازد. پاول کو مدیر Align Income Share Funding می گوید: کسب وکارهای کوچک باید خطرات اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود را در نظر بیاورند تا با دقت برای آینده مالی خود طرح ریزی کنند.

کو می گوید: چگونه تغییر حداقل دستمزد یا بیمه های درمانی بر نیروی کارتان اثر می گذارد؟آیا در منطقه جغرافیایی که خطر بلای طبیعی وجود داشته باشد، عملکرد دارید؟

آیا وابستگی تان به کارکنان فصلی زیاد است؟ درک خطرات پتانسیلی که در مسیر اهداف کوتاه مدت و بلندمدت بر سر راه تان واقع می شوند، برای تمامی کسب وکارها مهم است. به محض اینکه نقشه دستیابی هدف های تان را با نیت ایجاد باروری هرچه بیشتر طرح ریزی کردید، میزان شفافیت برنامه ریزی های اضطراری، نیازهای بیمه ای و ... افزایش می یابد.

اسکرانتون فهرست بندی درآمد های تضمین شده و هزینه های ماهانه را گامی مؤثر برای درک و شناخت خطرات احتمالی می داند.

او می گوید: این بهترین خط مبنا و شاخص سیال بودن یک شرکت است. اگر کار می کنید و پول درمی آورید، پس قادر هستید حداقل یک قسمت از درآمد خود را برای پس انداز کنار بگذارید، یا اینکه شرکت را با استخدام های جدید و رویکرد توسعه ای، ارتقا دهید.

4- هزینه ها را دست بالا درنظر بگیرید

اگر ساختار کسب وکارتان به شکل پروژه ای باشد، طبیعتا می دانید که هیچ دو مشتری ای مشابه همدیگر نیستند و هرگز دو پروژه مثل هم نخواهند بود. اغلب نمی توانید روند پیشرفت پروژه ها را پیش بینی کنید.

کلر می گوید: قسم عمده ای از فرآیند کسب وکار مشتمل بر طرح ریزی و واکنش در برابر وقایع غیرقابل انتظار است. در کسب وکارهای کوچک، شکست در پرداخت هزینه ها یا میزان بزرگی شکست های شغلی نشان دهنده آن است که این سازمان ها پیش از رشد خود دچار نارسایی بوده اند. برای مقابله با این مسئله بسیار مهم است که صاحبان کسب وکار، هزینه ها را دست بالا در نظر گرفته و خود را بیمه کنند. این کار تاکتیکی برای بقاست و صاحبان کسب وکار را در برابر خطر و شکست حفاظت می کند.

جیمز اونترا، مدیر و سرپرست مدیریت ارائه شرکت شافلر می گوید: به نظر می رسد هر پروژه ای هزینه هایی دارد که هرگز در مورد آنها اندیشه ای صورت نگرفته است.

به همین خاطر، اونترا دست بالا گرفتن هزینه ها را پیشنهاد می کند، چرا که اگر اتفاقی بیفتد و میزان هزینه ها از مقدار پیش بینی شده بیشتر شود، آماده خواهید بود.

5- به چرخه فروش خود توجه داشته باشید

بسیاری از کسب وکارها در طول سال فراز و نشیب های بسیاری را تجربه می کنند. اگر ماهیت شغلی شرکت تان فصل رکود داشته باشد، باید هزینه های آن دوره زمانی را مدنظر داشته باشید. پیشنهاد کو این است که از دوره های رکود سال جاری برای ارتقای فروش در سال بعد استفاده کنید.

وی می گوید: چیزهای زیادی را می توانید از چرخه فروش تان بیاموزید. دوره های رکود را مورد مطالعه قرار داده و از آنها برای ارتقای استراتژی بازاریابی خود استفاده کنید تا شاهد کاهش میزان سودآوری نباشید. برای اینکه پیوسته در مسیر رشد و پیشرفت باشید، باید روش های جدید و خلاقانه ای برای بازاریابی محصولات و یا خدمات شرکت تان بیابید.

اسکرانتون می گوید: اگر از وجود دوره های رکود مطلع هستید، باید برای پوشش هزینه های آن ماه ها، مقداری پول در بانک داشته باشید.

او می گوید: بهترین کار پایین نگاه داشتن هزینه هاست که اهمیت این کار در دوران رکود چند برابر می شود. چراکه اگر مقدار پول مورد انتظارتان را به دست نیاورید، حداقل میزان پس اندازتان را افزایش داده اید.

6- به خاطر داشته باشید که وقت طلاست

یکی از رایج ترین اشتباهاتی که صاحبان کسب وکارهای کوچک دچار می شوند، به حساب نیاوردن فاکتور زمان، هنگام طرح ریزی بودجه است. اونترا بیان می کند که وقت طلاست، خصوصا اگر با افرادی کار کنید که به خاطر زمان شان حقوق می گیرند.

اونترا می گوید: دست پایین گرفتن مفهوم زمان بندی، مستقیما هزینه ها را افزایش می دهد. نه تنها نمی توانید پروژه ها را در زمان درست تحویل دهید، بلکه تمرکز و فکر جمعی افراد بر پروژه های جدید خواهد بود.

اونترا توصیه می کند که با زمان همچون پول رفتار کنید و بعد ضرب الاجل های بیرونی را بعد از تاریخ اطمینان از اتمام پروژه ها تنظیم کنید.

او می گوید: اگر مطمئن هستید که فلان پروژه در روز جمعه به پایان می رسد، روز دوشنبه را به عنوان روز تحویل پروژه در نظر بگیرید. حال اگر کار را در روز جمعه به اتمام رساندید، آن را تحویل داده و به ستاره بدل شوید. اگر بنا به هردلیلی زمان از دست رفت، کار را روز دوشنبه تحویل دهید و با این حال همچنان موفق شده اید.

7- به طور پیوسته بودجه خود را بازبینی کنید

هرگز بودجه شما ایستا و پایدار نخواهد بود، بلکه به مثابه شرایط کاری، تغییر می کند و نمو می یابد. پس باید بودجه خود را مبتنی بر الگوهای سود و رشد تنظیم کنید.

مطلب مرتبط: 4 عنصر اصلی برای تقسیم بندی بودجه

کلر می گوید: صاحبان کسب وکارهای کوچک با گذشت زمان طبیعت گردشی کار را فرامی گیرند و متعاقبا متوجه تأثیرات شرایط فصلی بر سودآوری سازمانی و بودجه می شوند. بودجه بندی به ویژه در اوایل کار نیازمند بازنگری بیشتری است. چرا که با گذشت زمان هزینه های تازه ای پدیدار می شوند که باید در نظر آورده شوند. در نتیجه، صاحبان کسب وکار باید اهمیت این مهم را درک کنند، بودجه بندی خود را دیده بانی کنند و پیوسته برای بازنگری و تنظیم دوباره آن آماده باشند.

کو پیشنهاد می کند که مرتبا بودجه های ماهانه و سالانه خود را بازبینی کنید تا از اوضاع مالی شرکت تان تصویر بهتری داشته باشید.

کو می گوید: باید شرایط بازار در سال گذشته را نیز در نظر داشته باشید، چرا که این چنین ملاحظات، در تصمیم گیری و برنامه ریزی برای سال آینده نقشی مهم ایفا می کنند. او اضافه می کند: از آنجا به بعد می توانید مبلغی را برای هزینه های اضطراری و غیرقابل انتظار در نظر بگیرید.»