تنها قانونی که در هر مذاکره باید رعایت کرد

هر مذاکره ای در نوع خود منحصربه فرد است. با این حال، تمامی آنها با حرکتی مشابه آغاز می شوند: ملاقات حضوری

ساعت 3 بامداد روز بیست وسوم دسامبر سال 2013 بود. درحال جمع وجور کردن وسایلم بودم که به خانه بازگردم و برای تعطیلات آماده شوم که ناگهان تماسی دریافت کردم. اِما، مدیر یکی از مشتریان ما، به شدت عصبانی بود. او از اعضای تیمش شنیده بود که یکی از توسعه دهندگانی که با آنها روی پروژه ای مشترک کار می کردیم، یک هفته زودتر کار را تعطیل خواهد کرد. من تمام سعی خود را کردم تا پای تلفن درمورد این مسئله با او صحبت کنم، اما راه به هیچ جایی نمی بردم. درنهایت گفتم همین الان خدمت می رسم و حضورا درمورد این مسئله صحبت خواهیم کرد.

آنچه در ادامه اتفاق افتاد، یک رنج سه ساعته بود. اِما فریاد می زد و خواستار مواردی بود، اما متأسفانه اطلاعات کافی در اختیار نداشت. او بر این تصور بود که ما فرد توسعه دهنده را از پروژه اخراج کرده ایم. اما آنچه در واقعیت اتفاق افتاد این بود که یکی از کارکنان اِما، از آنجا که تصور می کرد تقریبا پروژه به اتمام رسیده است، از ما خواست تا یکی از توسعه دهندگان را یک هفته زودتر مرخص کنیم. این کارمند اطلاع نداشت که اِما به ابعاد و مفاد پروژه افزوده و این ابعاد جدید را به سهامداران واگذار کرده است. زمانی که اِما این مسئله را فهمید، عصبانی تر شد. بعد از اینکه هردوی ما اطلاعات مان را به اشتراک گذاشتیم، اِما همچنان عصبانی بود. اما در نهایت به توافقی رسیدیم که شدیدا ناراحت کننده بود. می توانم بگویم که این مذاکره، یک افتضاح کامل از آب درآمد؛ نه به این خاطر که من مذاکره کننده بدی هستم، اتفاقا برعکس؛ من پیش تر تجربه مذاکرات سخت تر و پیچیده تری را نیز داشته ام. دلیل افتضاح بودن این مذاکره، عدم اطمینان اِما به من بود؛ چراکه من از تنها قانون هر مذاکره، پیروی نکرده بودم: قبل از انجام مذاکره با او ملاقات حضوری نداشتم.

مطلب مرتبط: پیش از ورود به مذاکره قوانین طلایی مذاکره را بدانیم

1- ملاقات حضوری داشته باشید

برای ارتقای شانس برد در مذاکرات و در ابتدای رابطه های کاری، با افراد ملاقات حضوری داشته باشید. فرقی نمی کند طرف مقابل مشتری باشد یا همکار یا فروشنده. منتظر ماندن با هدف یافتن دلیلی برای برقراری ملاقات، اشتباه بزرگی ا ست. هرگاه کارمند جدیدی استخدام می کنم، در ماه های اول، برای خوردن ناهار بیرون می رویم و بیشتر با یکدیگر آشنا می شویم. با گسترش شرکت، اهمیت این کار نیز برایم چند برابر می شود. بهترین راه برای شناخت افراد، داشتن ملاقات حضوری با آنان است، بنابراین هرگاه با مشتری جدیدی شروع به کار می کنم، وی را به شام دعوت و به خاطر همکاری با شرکتم از او تشکر می کنم.

2- بله، این کار زمان بر است

برای ملاقات با افراد، باید به دفتر کارشان بروید و 30 تا 60 دقیقه زمان صرف کنید. می توانم به جرات بگویم که ارزشش را دارد. وقتی با کسی ملاقات حضوری داشته باشید، به درک متقابل می رسید و همین درک، ایجاد اعتماد می کند. اکثر اوقات ملاقات های دو نفره بهترین گزینه هستند، اما ملاقات گروهی نیز قابل قبول است. یکی از استراتژی های سودمندی که من در این سال ها بدان دست پیدا کرده ام از این قرار است: تعدادی از کارکنان همفکر را به شام دعوت کنید. با این کار، قادر خواهید بود به طور هم زمان افراد زیادی را ملاقات و از این بهتر، افراد موجود در شبکه ارتباطی تان را به دیگران معرفی کنید. این کار بیانگر آن است که شما این افراد را همکاران باارزشی می دانید.

3- دو گزینه جایگزین وجود دارد

گاهی اوقات ملاقات حضوری ممکن نیست؛ در این شرایط گزینه های جایگزین عبارت اند از:

- تماس تصویری با استفاده از Google Hangouts یا Skype. از این طریق می توانید چهره یکدیگر را ببینید.

- آخرین راه حل، تماس تلفنی

فرستادن ایمیل جایگزین خوبی برای ملاقات با افراد نیست. ملاقات حضوری نباید شکل همه یا هیچ داشته باشد. حداقل چیزی که بعد از ملاقات های حضوری مورد انتظار است، افزودن افراد جدید به دایره کسانی ا ست که در حیطه حرفه ای خود می شناسید. بنابراین برای رسیدن به این هدف، قدم های کوچک بردارید و روندی را پیدا کنید که برای تان کاربردی باشد. چالشی که برای تان درنظر گرفته ام این است: با فردی که درحالت عادی ملاقاتی ندارید، برای نوشیدن قهوه قرار بگذارید؛ این نقطه شروع کارتان خواهد بود.