7 نکته کلیدی برای پیمایش و هدایت پرسنل دورکار

خب، بیایید فرض کنیم که یک کسب و کار دورکاری را راه اندازی کرده اید و کارکرد خوبی دارید، اما اگر شما هم مثل سایر کارآفرینان باشید، دست روی دست نخواهید گذاشت، بلکه طالب رشد هرچه بیشتر شرکت تان هستید، و یکی از تاکتیک های رشد، استفاده از پرسنل دورکار است.

حال نوبت به پیمایش می رسد و پیمایش پرسنل دورکار شامل عنوان کردن نیازهای بخصوصی می شود که متفاوت از نیازهایی است شرکت های رو به رشد مرسوم با آن مواجهه می شوند. این بدان معنا نیست که شما وظیفه پیمایش تیم را ندارید، بلکه بدان معناست که باید نسبت به کارمندان دورکار خود حساس باشید. چگونگی انجام آن در ذیل اشاره شده است:

عجله نکنید

لحظه ای که می فهمید کسب و کارتان علاوه بر رشد برای توسعه آماده شده است، لحظه ای وحشت آور است. مشخصا رویکرد شما هم در جهت رشد است. هرچند که توسعه، یک تصمیم منطقی و عقلانی است، اما مادامی که مرتبا مشتریان مطلوب تان را ناامید می کنید و توانایی جذب سود را آن طور که باید و شاید، ندارید، توسعه سریع به موفقیت خودکار برگردان نخواهد شد.

لحظه ای به مثال شرکت میان وعده های سالمKIND فکر کنید. دنیل لوپتسکی، مدیر این شرکت، در مصاحبه با آمریکای امروز گفت که در سال های اول فعالیتش به عنوان کارآفرین اشتباهات فراوانی داشته است، که از جمله آنها می توان به تاکید و اصرار بر رشد و توسعه و همچنین قبول سفارش های بزرگی که آن زمان انجام شان غیرممکن بود، اشاره کرد.

این شرکت هنگامی به موفقیت رسید که قدری از سرعت خود کاست و برروی ارتقای کیفیت محصولات خود تمرکز کرد، چرا که توسعه نیازمند استخدام نیروهای جدید، نوسازی ساختاری شرکت برای اداره نیروی کار جدید، ایجاد مرکز ارتباط و خدمات مشتریان بوده و چالش های جدیدی نظیر نیاز به زیرساخت های تکنولوژیک سنگین را ایجاد می نماید. در مسیر توسعه، مواجهه با برخی از موانع و ناهمواری ها امری اجتناب ناپذیر است، ولی درگیر شدن با چند مانع در آنِ واحد، کاری غیرعقلانی است.

هنگامی که با مسائل و چالش های جدید روبه رو می شوید، حتی زمان در دسترس تان از قبل هم کمتر می شود.

مطلب مرتبط:باید و نبایدهای مدیریت دورکاری / از استانداردسازی غافل نشوید

فضاهای فیزیکی را نادیده نگیرید

هنگامی که یک شرکت دورکاری را هدایت می کنید، باید افراد جدیدی را استخدام کنید، احتمال آن می رود که آنها در شهری که شما هستید، نباشند. آنها شاید اهل یک قاره دیگر باشند. این مساله بدان معناست که محل های کاری فیزیکی همچون دفاتر کار، نامتناسب هستند، اینطور نیست؟

تجربه من ثابت می کند که اینطور نیست. واقعیت پیچیده تر از این حرفا است. برای مثال شرکت در زمینه محصولات جدیدی آغاز به کار کرده است که این محصولات تولید مشترک چندین شرکت هستند. که البته این شرکت ها معمولا علایق، ارزش ها و حیطه تخصصی مشابهی دارند. خب در چنین شرایطی اجاره کردن یک واحد بسیار ارزان تر از اجاره یک دفتر کار است. با داشتن چنین مرکزی، می توانید جلسات سالانه خود را با شرکت های شریک برقرار کرده، کارمندان خود را فراخوانده و کارایی آنها را بالا ببرید و همچنین با مشتریان تان به صورت حضوری دیدار داشته باشید.

بنابراین داشتن یک فضای کاری مشترک راه موثری است که هم مزایای دورکاری را فراهم می کند و هم اینکه هزینه های دفاتر کاری را بر دوش شرکت ها نمی اندازد، اما با این امکان، شرکت ها می توانند بدون پرداخت هزینه های گزاف، از مزایای دفاتر کاری هم بهره مند شوند. اگر این فضای مشترک رشد داشته باشد، ما تصمیم به توسعه دادن آن گرفته و مرکز جدیدی را در یک نقطه دیگر از جهان برای ارتباط موثر با مردم و کارمندان تاسیس می کنیم.

افراد مستعد و ماهر را استخدام کنید

هنگامی که یک کسب و کار را راه اندازی می کنید، هر یک پنی هم ارزش دارد. بسیار مهم است که هم در آغاز فعالیت و هم به هنگام توسعه شرکت، این چارچوب فکری را به خاطر داشته باشید. اغلب اوقات، کارآفرینان ترجیح می دهند نیروهای حرفه ای و مستعد را استخدام نکنند، چرا که دستمزدهای بالا و مزایای شغلی، پرهزینه ترین قسم هر کسب و کار است.

به هر حال، تنها جایی که باید این طرز فکر را کنار بگذارید، به هنگام توسعه پرسنل دورکارتان است. استخدام نیروهای ضعیف در نهایت منجر به متضرر شدن تان می شود، چراکه اگر نیروهای ضعیف استخدام کنید، باید آن ها را آموزش داده و پیوسته فعالیت های شان را دیده بانی کنید و هزینه های ناشی از خطاهای کارمندان ضعیف واقعا سرسام آور است. این مسائل حتی می توانند نام و آبروی شرکت تان را لکه دار کنند.

سپس، با رشد کسب و کارتان، امکان اینکه خودتان شخصا کار تک تک نیروها را دیده بانی کنید یا هنگام تعویض نیروها، کارمند خوبی را جایگزین کنید، کم و کمتر می شود. این بدان معناست که باید در مورد استخدام نیروها، از همان ابتدا تصمیم درستی اتخاذ کنید. با این اوصاف بعد از هر استخدام نیروهای بهتری را جذب خواهید کرد و دیگر نیازی به فشار آوردن به کارمندان نیست.

نکته دیگر این که یافتن پرسنل خوب نیازمند پیشنهاد منصفانه و حقوقی جذاب است.

در زمینه فناوری های کیفی سرمایه گذاری کنید

به پاس خدمات پلتفرم هایی همچون گوگل داکس و اسلک، کنترل و هدایت از راه دور کسب و کارها از هر زمان دیگری آسان تر شده است. عمده این ابزارها رایگان بوده و یا اینکه به شدت مقرون به صرفه هستند. برای مثال نرم افزار Dropbox در ازای پرداخت ماهانه 20 دلار، فضای ذخیره ابری نامحدودی را در اختیار تیم های حرفه ای قرار می دهد و Slack به کاربرانی که عضویت خود را از نسخه رایگان ارتقا دهند، امکان می دهد تا صفحه نمایش چندنفره اشتراکی را تجربه کنند.

هنگامی که شرکت تان رشد می کند، به خودتان ترس راه ندهید و برروی فناوری ها و خدمات دیجیتال سرمایه گذاری کنید. در مقایسه با محیط های شغلی دفتری، امکان برقراری ارتباط و اشتراک گذاری نتایج کاری به صورت آنلاین، در محیط های شغلی دورکار اهمیت بیشتری دارد. پس ابزارهای تان هم باید برای این کار متناسب باشند.

یک فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کنید

در محیط های شغلی غیردورکار، حتی خارج از مسائل کاری هم، برهم کنش های اجتماعی به صورت طبیعی اتفاق می افتند. این برهم کنش های اجتماعی در نهایت فرهنگ سازمانی مختص فضای شغلی را رقم می زنند و این فرهنگ نقش بسیار مهمی در موفقیت هر کسب و کار دارد.

فرهنگ های سازمانی مثبت می تواند منجر به همکاری موثر و سودآور بین کارمندان شود. در حقیقت، بنا بر گزارش سازمان Gallup که در مجله Huffington Post منتشر شد، «نرخ غیبت در کارمندانی که با هم در ارتباط نیستند 37درصد بیشتر است، میزان تصادفات 49درصد بیشتر و میزان خطاها 60درصد بیشتر است. در شرکت هایی که میزان ارتباط کارمندان اندک است، میزان بهره وری 18درصد، میزان سودآوری 16درصد و میزان رشد شغلی 37درصد کمتر است.»

البته که ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت حتی در کسب و کارهای غیردورکار هم به نوبه خود یک چالش است، اما در مورد شرکت های دورکاری که کارمندان آن حتی امکان سلام کردن رودررو را ندارند، مسئله ای پیچیده تر است. ابزارهای مشارکتی همچون Slack به رغم فراهم کردن امکانات شغلی-مدیریتی، ابزار خوبی برای ایجاد فرهنگ سازمانی هستند.

ایجاد یک کانال غیرکاری در Slack ایده بسیار خوبی است. با استفاده از این پلتفرم می توانید مکالمات دوستانه ای را بین کارمندان خود ایجاد کرده و با آنها جلسات ویدئویی دوره ای داشته باشید، با این کار ارتباط اجتماعی بین کارمندان تقویت می شود.

این جلسات آنلاین موجب افزایش احترام و همکاری شده و به ایجاد فرهنگ سازمانی سودآور کمک می کند.

به ضرورت های لازم برای آمادگی شغلی نیروهای جدید اهمیت دهید

ایجاد آمادگی شغلی در کارمندان جدید، برای تمام شرکت ها قدم بسیار مهمی است، اما خطری که متوجه شرکت های دورکار است، بسیار بیشتر است. بسیاری از شرکت های غیردورکار به رغم رویه های آماده سازی مرسوم، نیروهای تازه استخدامی خود را به کارمندان ارشدشان می سپارند تا آنها المان های غیررسمی فرهنگ سازمانی را به این نیروهای جدید انتقال دهند.

شما در جایگاه یک مدیر دورکار، به این المان آماده سازی دسترسی بسیار کمتری دارید. به خاطر همین است که باید آماده سازی رسمی تان تا حد ممکن قوی باشد. توضیح کامل رویه ها و انتظارات شغلی ضرورت است. علاوه بر این، در نظر گرفتن کارمندان باتجربه به عنوان مسئول غیررسمی آموزش نیروهای تازه وارد، کمک بزرگی است.

مطلب مرتبط:فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری

تفویض قدرت

در مراحل آغازین راه اندازی یک کسب و کار دورکار، سختگیری در کنترل امور می تواند نتایج خوبی داشته باشد. با این کار مطمئن می شوید که حاصل کار کارمندان تان مطابق با استانداردها و رویه های اجرایی و برهم کنش های مشتریان بوده و تمامی پروتکل ها به درستی اجرا می شوند، اما هرچه شرکت تان بیشتر رشد می کند، داشتن کنترل مطلق برروی تمامی امور سخت تر می شود و در چنین مرحله ای تلاش منتهی به تخلیه انرژی و خستگی می گردد.

به هنگام تفویض اختیار باید خوب فکر کنید که نمایه ذهنی شما از شرکت تان در آینده به چه شکلی است. آیا دپارتمان های مختلفی خواهد داشت؟ رئیس هر دپارتمان چگونه نیروهای خود را مدیریت می کند، آیا با همدیگر هماهنگ می شوند یا همچنان باید به شما جواب پس دهند؟ گفت وگو در مورد فرآیندهای تفویض قدرت کارکردی بسیار راحت تر از عمل کردن به آن است. اما این مسئله برای داشتن رشد موفقیت آمیز ضروری است.

ایجاد یک کسب و کار دورکار قدم ساده ای نیست، اما باید مطمئن باشید که این کار رشد شرکت را تقویت می کند.