زلزله تعدیل نیرو بدون کاهش بهره وری: چطور و چگونه؟

یک سکوت سنگین و ناآشنا در دفتر کار حاکم است. چند میز خالی شده، قهقهه های همیشگی جای خود را به پچ پچ های آرام داده و نگاه های نگران در راهروها رد و بدل می شود. شرکت به تازگی یک فرآیند تعدیل نیروی دردناک را پشت سر گذاشته است؛ یک زلزله سازمانی که هرچند برای بقای کسب و کار ضروری تشخیص داده شده، اما پس لرزه های عمیق و ویرانگری بر روحیه افراد باقی مانده بر جای گذاشته است. بسیاری از مدیران در این نقطه نفس راحتی می کشند و تصور می کنند که بخش سخت ماجرا تمام شده است. این بزرگ ترین اشتباه آنهاست.

بخش سخت ماجرا تازه شروع شده است. مدیریت افرادی که از این تعدیل جان سالم به در برده اند، یکی از پیچیده ترین آزمون های رهبری است. این کارمندان که حالا به عنوان بازماندگان شناخته می شوند، با ترکیبی سمی از احساسات دست و پنجه نرم می کنند: احساس گناه نسبت به همکاران اخراج شده، ترس و ناامنی از اینکه «آیا نفر بعدی من هستم؟»، خشم نسبت به مدیریت و بار کاری سنگین تر به خاطر وظایف همکاران سابق. 

اگر این احساسات به درستی مدیریت نشوند، به سرعت به بی اعتمادی، کاهش شدید بهره وری و یک فرهنگ کاری سمی تبدیل می شوند و در نهایت، بهترین استعدادهای باقی مانده شما را نیز به سمت درهای خروج هدایت می کنند. در ادامه چند استراتژی حیاتی را بررسی می کنیم که به رهبران کمک می کند تا در این دوران بحرانی تیم خود را دوباره متحد، باانگیزه و متعهد سازند.

شکستن سکوت مرگبار

پس از یک تعدیل نیرو اولین غریزه بسیاری از مدیران پنهان شدن و سکوت است. آنها از ترس مواجهه با سوالات سخت یا واکنش های احساسی در اتاق های شان می مانند و امیدوارند که همه چیز به زودی به حالت عادی بازگردد، اما سکوت خلأ ایجاد می کند و این خلأ همیشه با بدترین شایعات و ترس ها پر می شود. 

مطلب مرتبط: راهکارهای تعدیل نیرو در سازمان ها

کارمندان باقی مانده سزاوار شنیدن حقیقت هستند. آنها باید دلیل اصلی این تصمیم سخت را بدانند. آیا این تعدیل به خاطر مشکلات مالی بود؟ آیا یک تغییر استراتژیک در بازار رخ داده؟

ارتباطات شما باید سریع، صادقانه و تا حد امکان شفاف باشد. البته نیازی به افشای اطلاعات محرمانه نیست، اما باید یک تصویر کلان و صادقانه از«چرای این تصمیم ارائه دهید. مهمتر از آن، باید در مورد آینده صحبت کنید. 

نقشه راه شرکت برای عبور از این بحران چیست؟ این تصمیم چگونه به پایداری شرکت در بلندمدت کمک خواهد کرد؟ یک جلسه عمومی برگزار کنید، به سخت ترین سوالات پاسخ دهید و نشان دهید که چیزی برای پنهان کردن ندارید. این شفافیت، اولین قدم برای بازسازی پل اعتمادِ فرو ریخته است.

رهبری از سنگر، نه از اتاقی ایزوله!

در این دوران تیم شما بیش از هر زمان دیگری به دیدن رهبرانش در میدان نیاز دارد. صرفا اعلام کردن سیاست های کلی کافی نیست؛ شما باید به طور فعال حضور داشته باشید. از دفتر کارتان بیرون بیایید، در میان تیم قدم بزنید، با افراد به صورت تک به تک صحبت کنید و مهمتر از همه گوش دهید. از آنها بپرسید چه حسی دارند، چه نگرانی هایی دارند و شما چگونه می توانید به آنها کمک کنید. آماده شنیدن بازخوردهای منفی، خشم و ناامیدی باشید و حالت تدافعی به خود نگیرید. وظیفه شما در این مرحله، قضاوت کردن نیست، بلکه درک کردن و همدلی نشان دادن است. به رسمیت شناختن احساسات به آنها نشان می دهد که شما ربات های بی احساس نیستید، بلکه رهبرانی انسانی هستید که درد آنها را می بینید. این حضور فعال و همدلانه، یک پیام قدرتمند ارسال می کند: «ما در این شرایط سخت، کنار شما هستیم.»

مراقب قهرمانان خسته باشید

یک نتیجه فوری تعدیل نیرو افزایش بار کاری بر دوش بازماندگان است. وظایف افرادی که شرکت را ترک کرده اند، حالا باید توسط تیم کوچک تری انجام شود. بسیاری از کارمندان باقی مانده از ترس از دست دادن شغل شان تلاش می کنند با کار کردن بیش از حد خود را به عنوان یک قهرمان ضروری نشان دهند. این یک مسیر مستقیم به سوی فرسودگی شغلی است که در نهایت بهره وری را نابود می کند.

مطلب مرتبط: عارضه‌ یابی برای مقابله با شوک تعدیل نیرو

رهبران هوشمند این خطر را به خوبی درک می کنند. با تیم خود جلسه بگذارید و به صورت مشترک اولویت های کاری را بازنگری کنید. کدام پروژه ها حیاتی هستند؟ کدام وظایف را می توان موقتا متوقف یا ساده سازی کرد؟ شاید لازم باشد برخی از ضرب الاجل ها را نیز تعدیل کنید. نشان دهید که از آنها انتظار معجزه ندارید. این بازنگری در اولویت ها نه تنها فشار را از روی تیم برمی دارد، بلکه به آنها نشان می دهد که شما واقعیت های جدید را درک کرده و برای سلامت روان آنها ارزش قائل هستید.

بازتعریف ماموریت 

پس از یک زلزله افراد به یک نقشه جدید برای پیدا کردن مسیرشان نیاز دارند. چشم انداز و ماموریت شرکت باید دوباره با زبانی واضح و الهام بخش بیان شود. به تیم خود یادآوری کنید که چرا کار آنها مهم است و چگونه در ساختن آینده جدید شرکت نقش دارند. این چشم انداز بلندمدت، به کار آنها معنا می بخشد.

با این حال اهداف بزرگ و دور، به تنهایی کافی نیستند. در کوتاه مدت تیم به پیروزی های کوچک برای بازیافتن روحیه و حس حرکت به جلو نیاز دارد. اهداف کوتاه مدت، مشخص و قابل دستیابی تعیین کنید. رسیدن به هر کدام از این اهداف کوچک را به یک فرصت برای جشن و قدردانی تبدیل کنید. این پیروزی ها، مانند چراغ هایی در یک جاده تاریک، به تیم نشان می دهند که با وجود تمام سختی ها، در حال پیشرفت هستند و این حس، موتور انگیزه را دوباره روشن می کند.

توانمندسازی بازماندگان

یکی از قدرتمندترین راه ها برای بازگرداندن حس کنترل و تعهد به بازماندگان، درگیر کردن آنها در شکل دهی به آینده است. به جای آنکه تمام تصمیمات مربوط به ساختار جدید تیم یا توزیع مجدد وظایف در پشت درهای بسته گرفته شود، از تیم خود نظر بخواهید. آنها بهترین دید را نسبت به چالش های روزمره دارند و می توانند راه حل های خلاقانه ای ارائه دهند.

از آنها بپرسید: «حالا که تیم کوچک تری داریم، چگونه می توانیم فرآیندهای مان را هوشمندانه تر کنیم؟» یا «به نظر شما بهترین راه برای تقسیم وظایف جدید چیست؟». دادن این سطح از مسئولیت و مالکیت به تیم، پیام بسیار مهمی دارد: «ما به تخصص و قضاوت شما اعتماد داریم و شما بخشی از راه حل هستید، نه بخشی از مشکل.» این کار، آنها را از قربانیان منفعل شرایط، به معماران فعال آینده جدید تبدیل می کند.

بازگرداندن انرژی با قدردانی هدفمند

در دوران پس از تعدیل، نیاز به قدردانی و به رسمیت شناختن، 10 برابر می شود. کارمندان باقی مانده، نه تنها سخت تر کار می کنند، بلکه با بار احساسی سنگینی نیز دست و پنجه نرم می کنند. آنها باید ببینند که این تلاش اضافی، دیده و قدردانی می شود. قدردانی شما باید مشخص، صادقانه و به موقع باشد.

مطلب مرتبط: بهترین شیوه برای تعدیل نیرو

به جای یک تشکر عمومی و کلی، بگویید: «جک، من می خواهم از تو تشکر کنم که داوطلبانه مسئولیت گزارش هفتگی را برعهده گرفتی. می دانم که این کار فشار زیادی به تو وارد کرد، اما دقت و تعهد تو باعث شد این انتقال بسیار روان تر انجام شود».

این نوع از قدردانی هدفمند، نه تنها به فرد احساس ارزشمندی می دهد، بلکه رفتارهای مثبتی را که می خواهید در تیم تقویت شوند، به دیگران نیز نشان می دهد.

سخن پایانی

نحوه مدیریت دوران پس از تعدیل نیرو، بیش از هر زمان دیگری، شخصیت و شایستگی یک رهبر را آشکار می کند. این یک فرصت است تا نشان دهید که رهبری شما صرفا در دوران خوب و رشد خلاصه نمی شود، بلکه در دل بحران و عدم قطعیت، از جنس همدلی، صداقت و استقامت است. با ارتباطات شفاف، حضور فعال، مدیریت هوشمندانه بار کاری و توانمندسازی تیم، شما نه تنها می توانید شرکت خود را از این توفان عبور دهید، بلکه می توانید پایه های فرهنگی قوی تر، تیمی متعهدتر و سازمانی انعطاف پذیرتر برای آینده بسازید.

منابع:

https://www.insperity.com