بهره وری بیشتر در کارها: از افسانه تا واقعیت

لیست کارها روی میز یا صفحه نمایشگر به شما خیره شده است. شما دقیقا می دانید که چه کارهایی باید انجام شود. حتی می دانید که انجام دادن آنها در نهایت حس خوبی از پیشرفت و رضایت را به همراه خواهد داشت، اما به جای شروع کردن خودتان را در حال چک کردن ایمیل برای دهمین بار، گشت و گذار بی هدف در اینترنت یا مرتب کردن کشویی می یابید که سال هاست به آن دست نزده اید. این یک نبرد آشنا و فرسایشی است؛ نبردی که هر روز در ذهن میلیون ها نفر رخ می دهد.

بسیاری از ما این پدیده را به تنبلی یا ضعف اراده نسبت می دهیم، اما علم روانشناسی داستان متفاوتی را برای ما روایت می کند. در اغلب موارد مشکل اصلی اراده ما نیست، بلکه اصطکاک ذهنی است. 

مغز انسان به گونه ای تکامل یافته است که از عدم قطعیت، کارهای بزرگ و مسیرهای نامشخص فرار کند و به سمت کارهای ساده، لذت های آنی و مسیرهای مشخص کشیده شود. به عبارت دیگر بزرگ ترین مانع در مسیر بهره وری شما اغلب خود مغزتان است که با تمام قدرت در مقابل تغییر و شروع یک کار جدید، مقاومت می کند.

خبر خوب این است که شما مجبور نیستید با مغز خودتان بجنگید. شما می توانید یاد بگیرید که چگونه آن را هک کنید. با درک این مقاومت های ذهنی و استفاده از چند ترفند روانشناختی ساده می توانید این اصطکاک را به حداقل برسانید و موتور بهره وری خود را با کمترین فشار ممکن، روشن نمایید. ماجرا جالب شد، نه؟

هنر خردکردن موانع ذهنی

بزرگ ترین مانع در انجام هر کاری برداشتن قدم اول است. یک پروژه بزرگ و مبهم، مانند نوشتن گزارش سه ماهه برای مغز شما مانند یک دیوار آجری بلند به نظر می رسد. مغز نمی داند که از کجا باید شروع کند و این عدم قطعیت، آن را به سمت فلج شدن و اهمال کاری سوق می دهد. راه حل شکستن این دیوار به آجرهای بسیار کوچک و قابل مدیریت است.

مطلب مرتبط: معمای افزایش بهره وری در محل کار

قانون دو دقیقه ای که توسط دیوید آلن، متخصص بهره وری، ابداع شده یک ابزار قدرتمند در این زمینه است. این قانون می گوید: «اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می برد، همین الان آن را انجام بده». این ترفند ساده اصطکاک شروع را تقریبا به صفر می رساند، اما قدرت واقعی آن در شکل دیگرش نمایان می شود: برای شروع کارهای بزرگ، یک نسخه دو دقیقه ای از آن را برای خودتان تعریف کنید. 

نوشتن گزارش ترسناک است، اما باز کردن فایل وُرد و نوشتن اولین جمله فقط دو دقیقه زمان می برد. رفتن به باشگاه ممکن است سخت به نظر برسد، اما پوشیدن لباس ورزشی کمتر از دو دقیقه طول می کشد. در اکثر مواقع همین عمل کوچک مقاومت اولیه مغز را در هم می شکند و خود به خود حرکت بیشتری را به همراه می آورد.

یک تکنیک مکمل در این زمینه روش پومودورو (Pomodoro Technique) است. به جای اینکه به خودتان بگویید باید ساعت ها کار کنید، به خودتان قول بدهید که فقط برای یک بازه ۲۵ دقیقه ای تمام تمرکزتان را بر روی یک کار مشخص خواهید گذاشت و پس از آن، یک استراحت ۵ دقیقه ای خواهید داشت. این تعهد کوتاه، برای مغز بسیار قابل قبول تر از یک تعهد طولانی و نامشخص است و به شما اجازه می دهد تا بارها و بارها غول مرحله اول را با موفقیت شکست دهید.

قدرت تمرکز و دسته بندی

مغز ما مانند یک کامپیوتر نیست که بتواند فورا بین چند برنامه مختلف جابه جا شود. هر بار که ما از یک نوع فعالیت مانند نوشتن ایمیل به یک نوع فعالیت دیگر مانند کار بر روی یک فایل اکسل می پرید، مغز ما هزینه ای به نام هزینه تغییر زمینه (Context Switching Cost) را پرداخت می کند. این هزینه زمان و انرژی ذهنی است که برای بارگذاری مجدد اطلاعات مربوط به کار جدید، تلف می شود. انجام چند کار به صورت همزمان افسانه ای بیش نیست. در حقیقت این فقط یک جابه جایی سریع و بسیار پرهزینه میان کارهاست.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و افزایش بهره وری؛ توصیه هایی برای موفقیت

برای جلوگیری از این اتلاف انرژی، از تکنیک دسته بندی کارها استفاده کنید. به جای آنکه هر بار ایمیل جدیدی می آید به آن پاسخ دهید، تمام ایمیل های خود را در دو یا سه بازه زمانی مشخص در طول روز، یکجا پاسخ دهید. تمام تماس های تلفنی خود را در یک ساعت مشخص انجام دهید. تمام کارهای خلاقانه و نیازمند تمرکز عمیق را در یک بلوک زمانی جداگانه قرار دهید.

این کار مانند یک خط تولید کارخانه عمل می کند. وقتی شما یک کار مشابه را به صورت مداوم تکرار می کنید مغز شما در آن حالت باقی می ماند و با سرعت و دقت بسیار بیشتری عمل می نماید. شما به جای آنکه دائما دنده ماشین ذهن تان را عوض کنید، آن را روی دنده ای مشخص قرار می دهید و با سرعت ثابت مسیر را طی می کنید. در کنار این تکنیک حذف آگاهانه عوامل حواس پرتی نیز حیاتی است. خاموش کردن اعلان های گوشی و بستن تب های غیرضروری در مرورگر ساده ترین راه برای کمک به مغزتان برای ماندن در همان یک دنده است.

شفافیت به مثابه سوخت جت

اغلب اوقات دلیل اصلی اهمال کاری ما، بزرگی یا سختی یک کار نیست بلکه مبهم بودن آن است. عباراتی مانند کار روی پروژه ایکس یا آماده شدن برای جلسه فردا در لیست کارهای ما، مانند یک مه غلیظ هستند. مغز از این مه متنفر است و از وارد شدن به آن امتناع می کند.

راه حل تبدیل کردن هر آیتم مبهم به اولین قدم فیزیکی بعدی (Next Physical Action) است. این قدم باید آنقدر واضح، مشخص و کوچک باشد که هیچ جایی برای تفسیر باقی نگذارد.

•    کار روی پروژه ایکس مبهم است، اما «ایمیل زدن به سارا برای درخواست فایل داده های اولیه» یک قدم فیزیکی و کاملا مشخص است.

•    آماده شدن برای جلسه فردا مبهم است، اما «پرینت گرفتن از گزارش فروش و خواندن بخش خلاصه مدیریتی» یک قدم فیزیکی و مشخص است.

هر گاه احساس کردید در مقابل یک کار مقاومت می کنید، از خودتان بپرسید: «اولین، کوچک ترین و ساده ترین کاری که می توانم همین الان برای پیش بردن این موضوع انجام دهم، چیست؟». اغلب اوقات، صرفا پاسخ دادن به این سوال، همان جرقه ای است که برای روشن کردن موتور ذهن تان نیاز دارید.

سخن پایانی

بهره وری یک نبرد اراده نیست؛ یک بازی استراتژی است. این هنر درباره این نیست که خودتان را مجبور به کار سخت تر کنید؛ بلکه درباره این است که کار کردن را برای خودتان آسان تر نمایید. با درک مقاومت های طبیعی مغزتان و استفاده هوشمندانه از این تکنیک های روانشناختی شما در حال برداشتن موانع از سر راه خود هستید.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و چالش افزایش بهره وری

شما یاد می گیرید که به جای هل دادن یک صخره بزرگ، آن را به سنگریزه های کوچک تبدیل کنید و یکی یکی آنها را جابه‎جا نمایید. شما یاد می گیرید که به جای رانندگی در ترافیک سنگین و تغییر مداوم دنده مسیر خود را در یک بزرگراه خلوت و با سرعت ثابت طی کنید. این رویکرد، نه تنها سرعت شما را افزایش می دهد، بلکه فرآیند کار را به تجربه ای کم استرس تر، رضایت بخش تر و در نهایت انسانی تر تبدیل می کند.

منابع:

https://www.psychologytoday.com

https://www.workast.com