آنبوردینگ بی دردسر برای کسب و کارهای کوچک

تصور کنید بااستعدادترین فردی که می توانستید را استخدام کرده اید؛ جک یک مهندس نرم افزار خلاق با سابقه ای درخشان. او روز اول با انرژی و اشتیاق وارد دفتر می شود، اما کامپیوترش آماده نیست. هیچ کس نمی داند باید دقیقا روی چه پروژه ای کار کند و مدیرش در جلسات متوالی گرفتار است. تا پایان هفته جک در دریایی از فرم های اداری و لینک های آموزشی پراکنده غرق شده و آن اشتیاق اولیه جای خود را به سردرگمی و تردید داده است. این داستان تلخ، سناریوی شکست یک رابطه حرفه ای حتی پیش از آغاز آن است. 

مشکل از استعداد جک نبود؛ مشکل در فقدان یک استراتژی هوشمندانه برای استقبال از او بود. این فرآیند استقبال که در دنیای کسب وکار با نام آنبوردینگ (Onboarding) یا جامعه پذیری سازمانی شناخته می شود، صرفا یک تشریفات اداری نیست، بلکه مهمترین سرمایه گذاری یک شرکت در بزرگ ترین دارایی اش، یعنی انسان هاست. این مقاله نقشه راه تبدیل این فرآیند از یک فهرست وظایف خشک، به یک معماری استراتژیک برای خلق تیم های پیروز است.

آنبوردینگ واقعا چیست؟ فراتر از یک خوشامدگویی ساده

بسیاری از سازمان ها آنبوردینگ را با روز اول کاری اشتباه می گیرند. در مدل ذهنی سنتی این فرآیند شامل پر کردن چند فرم، تحویل دادن لپ تاپ و یک معرفی سریع به همکاران است، اما این نگاه به شکل خطرناکی سطحی است. که اکثر کارمندان فرآیند آنبوردینگ خود را چیزی جز تمرکز بر روی کاغذبازی و رویه های اداری نمی دانند. آنبوردینگ استراتژیک یک فرآیند یکپارچه و هدفمند است که از لحظه پذیرش پیشنهاد شغلی آغاز شده و حداقل تا ۹۰ روز اول ادامه می یابد. هدف آن نه فقط آماده سازی فنی فرد برای شغلش، بلکه ادغام عمیق او در فرهنگ، روابط و چشم انداز شرکت است. این گذار از استخدام به تعلق تفاوت میان کارمندی که صرفا «شغلش را انجام می دهد» با عضوی از تیم که برای «پیروزی مشترک» تلاش می کند را رقم می زند.

مطلب مرتبط: تحول تجربه کارمند؛ چطور با موج جدید همراه شویم؟

چرا سرمایه گذاری در ۹۰ روز اول کلیدی است؟

نادیده گرفتن اهمیت آنبوردینگ یک اشتباه استراتژیک پرهزینه است. آمارها به شکل بی رحمانه ای این حقیقت را آشکار می کنند. سازمان هایی که یک فرآیند آنبوردینگ قدرتمند دارند، نه تنها نرخ ماندگاری کارمندان جدید را به شکل چشمگیری افزایش می دهند، بلکه بهره وری آنها را نیز به میزان قابل توجهی بالا می برند. 

از سوی دیگر، درصد بالایی از کارمندان جدید به دلیل یک تجربه آنبوردینگ ضعیف، شغل خود را در شش ماه اول ترک می کنند. چرا این دوره ۹۰ روزه تا این حد حیاتی است؟ پاسخ در روانشناسی انسان نهفته است. هفته های اول دورانی است که فرد بیشترین میزان عدم قطعیت و اضطراب را تجربه می کند. 

یک فرآیند ساختاریافته این اضطراب را به اطمینان تبدیل کرده و به فرد کمک می کند تا سریع تر به نقطه ای برسد که احساس ارزشمندی و کارایی کند. این فقط یک حس خوب نیست؛ یک مزیت رقابتی است. در دنیایی که هزینه جایگزینی یک کارمند می تواند بسیار گزاف باشد، آنبوردینگ موثر، یک استراتژی دفاعی هوشمندانه برای حفاظت از سرمایه های انسانی است.

معماری یک تجربه آنبوردینگ فراموش نشدنی

یک آنبوردینگ موفق مانند یک داستان خوش ساخت، دارای پرده های مختلفی است که هر یک بر دیگری بنا می شود. این فرآیند را می توان به چهار مرحله کلیدی تقسیم کرد.

پیش از روز اول

نبرد برای قلب و ذهن کارمند جدید، پیش از ورود او به دفتر آغاز می شود. هدف این مرحله، کاهش اضطراب های روز اول و ایجاد هیجان است. به جای سکوت رادیویی میان پذیرش پیشنهاد و روز شروع کار، ارتباط را حفظ کنید. ارسال یک بسته خوشامدگویی شامل وسایل دارای لوگو شرکت، راهنمای کوتاهی در مورد فرهنگ لباس پوشیدن یا حتی منوی کافه نزدیک دفتر حرکات کوچکی هستند که پیام بزرگی را منتقل می کنند: «ما منتظر تو هستیم و برای حضورت آماده ایم». 

برخی از شرکت های پیشرو در سیلیکون ولی این مرحله را با برنامه های مدونی به کمال رسانده اند که شامل ده ها نقطه تماس متفاوت میان شرکت و کارمند جدید است تا اطمینان حاصل شود که در روز اول، همه چیز، از حساب ایمیل گرفته تا میز کار، بی نقص و آماده است.

روز اول

روز اول نباید به کاغذبازی خلاصه شود. این روز، روز اتصال است. هدف اصلی، ایجاد ارتباط انسانی و غرق کردن فرد در فرهنگ سازمان است، نه در فرم های اداری. لپ تاپ و تمام ابزارهای لازم باید از قبل آماده روی میز باشند. برنامه روز اول باید شامل یک تور در دفتر، معرفی به اعضای کلیدی تیم و یک جلسه ناهار غیررسمی با هم تیمی ها باشد. شرکت های بزرگی مانند نتفلیکس در این روز، تمرکز ویژه ای بر فرهنگ سازمانی خود دارند و با برگزاری جلساتی عمیق در مورد ارزش های بنیادین، به کارمندان جدید کمک می کنند تا با دی ان ای شرکت آشنا شوند. این رویکرد تضمین می کند که فرد، روز اول را با احساس تعلق به خانه بازمی گردد، نه احساس خستگی از یک فرآیند اداری طولانی.

هفته اول

در هفته اول، تمرکز از فرهنگ به سمت شفافیت در نقش حرکت می کند. یکی از دلایل اصلی ترک شغل در ماه های ابتدایی، عدم درک روشن از مسئولیت هاست. این هفته، زمان تعریف اهداف کوتاه مدت، برگزاری جلسات آموزشی کلیدی و سپردن یک پروژه کوچک اما واقعی به فرد است تا اولین پیروزی خود را تجربه کند. 

یکی از موثرترین تکنیک ها در این مرحله، ایجاد یک سیستم همراه (Buddy System) است. اختصاص دادن یکی از همکاران باتجربه به عنوان همراه و راهنمای غیررسمی، فضایی امن برای پرسیدن سوال های ساده و پیش پا افتاده ایجاد می کند. این کار نه تنها فرآیند یادگیری را تسریع می بخشد، بلکه پایه های روابط اجتماعی فرد در سازمان را نیز بنا می کند.

30 تا ۹۰ روز اول

آنبوردینگ یک رویداد یک روزه نیست، بلکه یک فرآیند تدریجی است. در این دوره، تمرکز بر روی بازخورد و توسعه است. برگزاری جلسات بازخورد منظم (هفتگی یا دو هفته یکبار) با مدیر مستقیم، برای همسو کردن انتظارات و رفع موانع ضروری است. در پایان ۹۰ روز، یک جلسه بازبینی رسمی باید برگزار شود تا پیشرفت فرد در برابر اهداف تعیین شده سنجیده شود و اهداف جدیدی برای ادامه مسیر مشخص گردد. این فرآیند، نه یک امتحان، بلکه یک گفت وگوی سازنده برای اطمینان از موفقیت بلندمدت کارمند است. شرکتی مانند گوگل، با تعریف چک-این های منظم در شش ماه اول، اطمینان می دهد که هیچ کارمند جدیدی در مسیر خود احساس تنهایی یا سردرگمی نمی کند.

3 اصل طلایی برای یک آنبوردینگ استثنایی

شخصی سازی: همه نقش ها و انسان ها یکسان نیستند. یک مهندس نرم افزار به اطلاعاتی متفاوت از یک مدیر بازاریابی نیاز دارد. فرآیند آنبوردینگ خود را تا حد امکان براساس نقش و شخصیت فرد، شخصی سازی کنید.

مطلب مرتبط: مدیریت کارمندان تازه وارد؛ چالشی برای مدیران

استفاده از تکنولوژی: امروزه پلتفرم های نرم افزاری متعددی برای مدیریت فرآیند آنبوردینگ وجود دارند که می توانند به خودکارسازی کارهای تکراری (مانند ارسال فرم ها) کمک کرده و تجربه یکپارچه تری را برای کارمند جدید خلق کنند.

دریافت بازخورد: بهترین راه برای بهبود فرآیند پرسیدن از کسانی است که آن را تجربه کرده اند. در پایان ۹۰ روز از کارمندان جدید در مورد تجربه آنبوردینگ شان نظرسنجی کنید. از نقاط قوت و ضعف آن بپرسید و از این بازخوردها برای بهینه سازی مداوم سیستم خود استفاده کنید.

در نهایت ساختن یک تیم پیروز، با استخدام افراد بزرگ آغاز می شود، اما با توانمندسازی آنها از روز اول ادامه می یابد. آنبوردینگ، تنها یک فرآیند مدیریتی نیست؛ بلکه اولین و قدرتمندترین نمایش از فرهنگ و ارزش های یک شرکت است. این همان فرصتی است که به بااستعدادترین افراد نشان دهید نه تنها به تخصص‎شان، بلکه به موفقیت و رشدشان نیز عمیقا اهمیت می دهید.

منابع:

https://smallbiztrends.com

https://www.forbes.com