اصول بهبود ارتباطات در محل کار

ما در عصر راندمان زندگی می کنیم. روزهای کاری ما به بلوک های زمانی در تقویم، لیست هایی از وظایف در نرم افزارهای مدیریت پروژه و کانال های ارتباطی هدفمند در پلتفرم هایی مانند اسلک خلاصه شده است. ما به طرز شگفت انگیزی در کار کردن با یکدیگر خوب شده ایم. ما پروژه ها را پیش می بریم، ددلاین ها را رعایت می کنیم و به صورت غیرهمزمان، در مناطق زمانی مختلف، با هم همکاری می کنیم.

اما در این مسابقه بی پایان برای بهینه ساز، یک چیز گرانبها را به تدریج از دست داده ایم: هنر کنار هم بودن. ما همکاران خود را به چشم منابعی می بینیم که برای انجام یک کار به آنها نیاز داریم؛ آواتارهایی در یک صفحه نمایش که وظایف مشخصی دارند. اما از داستان های شان، از علایق پنهان شان، از مهارت های جانبی شان که هرگز در شرح شغل شان نیامده و از نبوغی که در گفت وگوهای غیررسمی نهفته است، کاملا بی خبریم.

بسیاری گمان می کنند که ساختن رابطه با همکاران، یک فعالیت جانبی و برای افراد برونگراست؛ یک مهارت نرم که داشتن آن خوب است، اما نداشتنش هم لطمه ای به مسیر شغلی یک فرد متخصص نمی زند. این یک تصور اشتباه و به شدت محدودکننده است. در دنیای جدید کار توانایی شما در ساختن یک شبکه قوی و مبتنی بر اعتماد در داخل سازمان تان، دیگر یک انتخاب شخصی نیست. این قدرتمندترین سرمایه پنهان شماست که می تواند نوآوری را شعله ور کند، مسیر شغلی شما را تسریع بخشد و مهمتر از همه، کار را از یک وظیفه روزمره، به یک تجربه معنادارتر تبدیل کند.

بازتعریف شبکه سازی: از معامله تا اعتماد

بیایید با خودمان صادق باشیم. کلمه شبکه سازی برای بسیاری از ما، حسی ناخوشایند به همراه دارد. این کلمه ما را به یاد افرادی می اندازد که با لبخندی تصنعی در رویدادها از این سو به آن سو می روند، کارت ویزیت جمع می کنند و در ذهن خود حساب می کنند که از هر آشنایی جدیدی چه منفعتی می توانند کسب کنند. این مدل معامله گرانه و خودخواهانه از شبکه سازی، در دنیای کار مدرن نه تنها بی اثر، که حتی دافعه برانگیز است.

شبکه سازی داخلی واقعی هیچ ارتباطی با این تصویر ندارد. این فرآیند، به معنای ساختن یک اکوسیستم اعتماد است. این فرآیند بر پایه سخاوت است، نه منفعت. یعنی به جای اینکه بپرسید «همکارم چه کاری می تواند برای من انجام دهد؟»، بپرسید «من چگونه می توانم با مهارت ها و دانش خودم، کار او را آسان تر یا بهتر کنم؟».

وقتی شما بدون چشمداشت به یک همکار از بخش دیگر در حل یک مشکل کوچک کمک می کنید یا وقتی در یک جلسه از کار خوب یک نفر دیگر به صورت عمومی تقدیر می کنید، شما در حال کاشتن بذرهای اعتماد هستید. این بذرهای کوچک در بلندمدت به یک سرمایه اجتماعی قدرتمند تبدیل می شوند. این همان سرمایه ای است که باعث می شود وقتی شما به یک کمک فوری نیاز دارید، افراد با کمال میل به شما یاری برسانند، نه از روی وظیفه که از روی احترام متقابل. این همان چیزی است که به شما اجازه می دهد یک پروژه بزرگ را با یک تلفن پنج دقیقه ای پیش ببرید، در حالی که دیگران برای همان کار باید هفته ها ایمیل نگاری کنند.

مطلب مرتبط: مهارت های ارتباطی در محل کار: 5 مشکل اساسی که باید بر آنها غلبه کنید!

استراتژی هایی برای ساختن پل اعتماد

ساختن این اکوسیستم اعتماد، نیازمند حرکات بزرگ و قهرمانانه نیست. این هنر، در انجام مداوم کارهای کوچک و هوشمندانه نهفته است؛ کارهایی که به جای زمان، نیازمند توجه و قصد هستند.

•    مالک پنج دقیقه اول باشید: اکثر جلسات کاری با عجله و با شیرجه زدن مستقیم در دستور جلسه آغاز می شوند. این یک فرصت از دست رفته است. پنج دقیقه اول جلسه را به یک ارتباط انسانی واقعی اختصاص دهید. اما از سوال کلیشه ای «حالت چطور است؟» فراتر بروید. به گفت وگوهای قبلی خود ارجاع دهید: «هفته پیش گفتی که آخر هفته به کوه می روی، خوش گذشت؟». این سوال مشخص نشان می دهد که شما گوش داده اید و اهمیت می دهید.

•    قرار قهوه مجازی را به یک عادت تبدیل کنید: هر هفته یا دو هفته یک بار، یک قرار 15 دقیقه ای، بدون هیچ دستور کار مشخصی، با یک همکار از بخش دیگر تنظیم کنید. هدف فقط آشنایی و پرسیدن این سوال است: «بزرگ‎ترین چالشی که این روزها با آن روبه‏ رو هستی چیست؟ و من چگونه می توانم به تو کمک کنم؟». شما از حجم فرصت ها و ایده هایی که از دل همین گفت وگوهای کوتاه بیرون می آید، شگفت زده خواهید شد.

•    از تکنولوژی استفاده کنید: در دنیای ارتباطات متنی، لحن و احساس به راحتی از بین می رود. از ابزارهای موجود برای تزریق دوباره شخصیت به گفت وگوهای تان استفاده کنید. ارسال یک گیف مناسب پس از یک موفقیت تیمی یا یک ایموجی تشکرآمیز می تواند بسیار گرم تر از یک پاسخ متنی خشک و رسمی باشد. در پلتفرم هایی مانند اسلک از به اشتراک گذاشتن علایق غیرکاری خود در کانال های مربوطه نترسید. این کار به همکاران تان اجازه می دهد تا جنبه های دیگری از شخصیت شما را ببینند.

•    هنر گوش دادن فعال را تمرین کنید: در یک گفت وگو آیا واقعا به حرف های طرف مقابل گوش می دهید یا فقط منتظر نوبت خود برای صحبت کردن هستید؟ دفعه بعد سعی کنید تمام تمرکز خود را بر روی درک دیدگاه همکارتان بگذارید. سوالات تکمیلی بپرسید و نشان دهید که برای نظر او ارزش قائلید. توانایی درک کردن دیگران، سریع ترین راه برای جلب اعتماد آنهاست.

چرا این سرمایه گذاری برای شغل شما حیاتی است؟

ساختن این روابط، فراتر از ایجاد یک محیط کار دلپذیر، یک استراتژی کاملا هوشمندانه برای پیشرفت شغلی شماست.

•    موتور نوآوری شما: بهترین و انقلابی ترین ایده ها، هرگز در انزوای یک دپارتمان به وجود نمی آیند. آنها در نقطه تلاقی دیدگاه های مختلف متولد می شوند. داستان خلق چسب «پست-ایت» (Post-it) در شرکت 3M، نتیجه یک برخورد تصادفی میان دو محقق از دو پروژه کاملا نامرتبط بود. هر چه شبکه داخلی شما گسترده تر و متنوع تر باشد، شما بیشتر در معرض این جرقه های نوآورانه قرار خواهید گرفت.

•    تقویت قدرت نفوذ: توانایی شما برای به سرانجام رساندن یک ایده، ارتباط مستقیمی با قدرت شبکه شما دارد. افراد از ایده های کسانی حمایت می کنند که آنها را می شناسند و به آنها اعتماد دارند. یک رابطه قوی، بهترین ابزار شما برای گرفتن «بله» در جلسات تصمیم گیری است.

•    رادار فرصت ها: بهترین فرصت های شغلی (چه پروژه های جذاب و چه سمت های جدید) هرگز به صورت عمومی آگهی نمی شوند. آنها در گفت وگوهای غیررسمی و از طریق شبکه داخلی سازمان، شناسایی و توزیع می شوند. همکاران شما که به شما اعتماد دارند، رادار شما خواهند بود؛ آنها شما را از فرصت هایی باخبر می کنند که در غیر این صورت هرگز از وجودشان مطلع نمی شدید.

مطلب مرتبط: مهارت های ارتباطی در محیط کار: آشنایی با نقطه قوت کارآفرینان بزرگ دنیا!

نتیجه گیری

در دنیای به شدت متصل و در عین حال به شدت منزوی امروز، توانایی ساختن روابط انسانی اصیل در محیط کار، از یک مهارت نرم به یک ابرقدرت تبدیل شده است. این یک سرمایه گذاری است که بازگشت آن در هر جنبه ای از زندگی حرفه ای شما قابل مشاهده خواهد بود: از کاهش استرس روزانه گرفته تا افزایش خلاقیت و سرعت بخشیدن به مسیر رشد شغلی تان.

این کار نیازمند آن نیست که شخصیت خود را تغییر دهید یا به یک فرد برونگرای تمام عیار تبدیل شوید. این فقط نیازمند یک تغییر کوچک در ذهنیت است: از نگاه به همکاران به عنوان ابزارهایی برای انجام کار، به نگاه به آنها به عنوان انسان هایی ارزشمند که هر کدام داستانی برای گفتن و درسی برای آموختن دارند. بزرگ‎ترین منبعی که در اختیار دارید، دانش انباشته شده در مغز تمام افرادی است که در اطراف شما نشسته اند. آیا آماده اید که از این معدن طلا بهره برداری کنید؟

منابع:

https://www.lumapps.com

https://www.indeed.com