کلاس درس مهارت های ارتباطی

آیا تا حالا برای تان پیش آمده جایی کار کنید که هیچ کس حرف تان را نمی فهمد؟ شاید هم محیط کار آنقدر عجیب است که اصلا تمایلی برای گفت وگو و ارتباط با دیگران پیدا نمی کنید. چنین تجربه هایی برای مهارت های ارتباطی مثل سم خطرناکی است که هر روزنه امیدی را از بین می برد.

بی شک همه ما درباره مهارت های ارتباطی و ضرورت تقویت آن کلی مطلب در گوشه و کنار دنیای دیجیتال خوانده ایم، اما هنوز هم خیلی وقت ها دنبال یادگیری یا حتی استفاده از آنها نیستیم. شاید باورتون نشود، اما درست به همین خاطر بسیاری از فرصت های شغلی مان را مثال آب خوردن از دست می دهیم. به همین خاطر ما در این مقاله قصد داریم شما را به یک کلاس درس حرفه ای برای یادگیری مهارت های ارتباطی ببریم. خب آماده اید زنگ اول مهر را به صدا دربیاوریم؟

ارتباطات عمودی و افقی

سیستم گردش خون سازمانی از طریق دو نوع شریان اصلی کار می کند:

•    ارتباطات عمودی: این جریان اطلاعات بین سطوح مختلف سلسله مراتب سازمانی است. این جریان خود دوطرفه است. ارتباط از بالا به پایین؛ جایی است که رهبری، چشم انداز، استراتژی ها، اهداف و انتظارات را به تیم ها منتقل می کند. وضوح، ثبات و الهام بخش بودن این پیام ها، حیاتی است. اما به همان اندازه مهم، ارتباط از پایین به بالا است. این جریانی است که از طریق آن، کارمندان خط مقدم، بازخوردها، ایده ها، چالش ها و نگرانی های خود را به گوش مدیران و رهبران می رسانند. سازمانی که در آن این جریان بازگشتی ضعیف یا مسدود باشد، مانند بدنی است که حس لامسه خود را از دست داده؛ از خطرات و فرصت های محیطی خود بی خبر می ماند.

•    ارتباطات افقی: این جریان اطلاعات بین دپارتمان ها و تیم های هم سطح است. در دنیای امروز که پروژه های پیچیده نیازمند همکاری تنگاتنگ بین بخش های مختلف هستند، این نوع ارتباط اهمیت استراتژیک پیدا کرده است. وقتی تیم بازاریابی با تیم محصول به طور مداوم در ارتباط نباشد، کمپین هایی طراحی می کند که با واقعیت های محصول همخوانی ندارد. وقتی تیم فروش بازخوردهای مشتریان را به تیم مهندسی منتقل نکند، محصول هرگز آنطور که باید، بهبود نخواهد یافت. شکستن سیلوهای دپارتمانی و ایجاد کانال های روان برای ارتباط افقی تفاوت بین یک سازمان کند و بوروکراتیک با یک سازمان چابک و نوآور را رقم می زند.

مطلب مرتبط: مهارت های ارتباطی در محیط کار: آشنایی با نقطه قوت کارآفرینان بزرگ دنیا!

مهارت های ارتباطی: ورود به کلاس!

سلامت کل سیستم به سلامت تک تک سلول های خونی که در آن جریان دارند وابسته است. هر فردی در سازمان، صرف نظر از جایگاهش، باید بر چند مهارت ارتباطی بنیادین مسلط باشد.

•    وضوح و اختصار: توانایی انتقال یک پیام پیچیده به شکلی ساده، واضح و بدون ابهام، یک ابرقدرت است. قبل از نوشتن هر ایمیل یا شروع هر گفت وگویی، از خود بپرسید: پیام اصلی من چیست؟ و چه اقدامی از طرف مقابل انتظار دارم؟ بسیاری از سوءتفاهم ها و اتلاف وقت ها در سازمان ها، ریشه در ارتباطات مبهم و طولانی دارند.

•    گوش دادن فعال: ارتباط یک جاده دوطرفه است، اما اکثر ما فقط به مسیر رفت آن، یعنی صحبت کردن، اهمیت می دهیم. گوش دادن فعال، به معنای سکوت کردن تا نوبت صحبت شما برسد، نیست. این یک فرآیند آگاهانه برای درک کامل پیام طرف مقابل است. این مهارت، شامل توجه کامل، پرسیدن سوالات تکمیلی برای روشن شدن موضوع و بازگویی برداشت خودتان برای اطمینان از درک صحیح پیام است. رهبران و همکارانی که شنوندگان خوبی هستند، اعتماد را جلب کرده و اطلاعات بسیار ارزشمندتری را از محیط خود دریافت می کنند.

•    هنر بازخورد سازنده: بازخورد مکانیسم اصلی یادگیری و رشد در یک سازمان است، اما ارائه نادرست آن، می تواند به راحتی انگیزه را نابود کرده و حالت تدافعی ایجاد کند. یک بازخورد سازنده، همیشه بر روی رفتار تمرکز می کند، نه بر روی شخصیت فرد. به جای گفتن شما آدم بی نظمی هستید، بگویید وقتی گزارش ها با تاخیر ارسال می شوند، این کار بر روی زمان بندی کل پروژه تاثیر منفی می گذارد. این رویکرد، در را برای یک گفت وگوی حل مسئله باز می کند، نه یک مشاجره شخصی.

•    هوش هیجانی و همدلی: توانایی درک و مدیریت احساسات خود و دیگران، سنگ بنای یک ارتباط موثر است. همدلی یعنی تلاش برای دیدن یک موقعیت از دریچه چشم طرف مقابل. وقتی شما بتوانید نگرانی ها یا هیجانات همکارتان را درک کنید، می توانید پیام خود را به شکلی تنظیم کنید که بیشترین تاثیر مثبت را داشته باشد. این مهارت، چسبی است که روابط انسانی را در محیط کار، محکم و پایدار نگه می دارد.

مدیریت ارتباطات در بحران و تغییر

توانایی واقعی یک سیستم ارتباطی، در زمان های آرامش مشخص نمی شود، بلکه در هنگام بحران و تغییر است که عیار آن سنجیده می شود.

•    ارتباطات در دوران تغییر: هر تغییری در سازمان، از تغییر یک نرم افزار گرفته تا یک بازسازی ساختاری بزرگ، به طور طبیعی با مقاومت و عدم اطمینان همراه است. در این دوران، ارتباطات بیش از حد بسیار بهتر از ارتباطات ناکافی است. رهبران باید به صورت مداوم، چرایی این تغییر، مزایای آن و تاثیری که بر روی افراد خواهد گذاشت را به شفاف ترین شکل ممکن توضیح دهند. در غیاب یک ارتباط شفاف، خلأ اطلاعاتی با شایعات و ترس پر خواهد شد.

•    مدیریت بحران: وقتی یک بحران خارجی یا داخلی رخ می دهد، اولین قربانی، اغلب حقیقت است. یک استراتژی ارتباطات بحران قدرتمند، بر روی سرعت، شفافیت و مسئولیت پذیری بنا شده است. پنهان کاری یا سکوت، تنها به شایعات دامن می زند و اعتماد را، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، از بین می برد.

مطلب مرتبط: مهارت های ارتباطی در محیط کار: آشنایی با نقطه قوت کارآفرینان بزرگ دنیا!

سخن پایانی

مسئولیت نهایی سلامت سیستم گردش خون سازمان برعهده رهبران آن است. یک رهبر بزرگ نه تنها یک استراتژیست یا یک مدیر عملیاتی ماهر است، بلکه مهمتر از آن، او یک مهندس ارشد ارتباطات است. وظیفه اصلی او، طراحی و نگهداری کانال هایی است که اطلاعات حیاتی بتواند آزادانه در سراسر سازمان جریان یابد. او این کار را با الگو قرار دادن رفتارهای ارتباطی سالم، ایجاد فضایی از امنیت روانی برای بازخورد صادقانه و شکستن سیلوهای بین تیمی انجام می دهد.

از امروز به سازمان یا تیم خود مانند یک پزشک نگاه کنید. نبض ارتباطات در تیم شما چگونه می زند؟ آیا اطلاعات به راحتی جریان دارد یا در جایی از مسیر، دچار گرفتگی و انسداد شده است؟ آیا کارمندان خط مقدم، اکسیژن کافی از اهداف و استراتژی ها را دریافت می کنند؟ پاسخ به این سوالات، نقطه شروعی برای تشخیص و درمان مشکلات پنهانی است که ممکن است بزرگ ترین مانع در مسیر رشد و موفقیت کسب وکار شما باشند. زیرا در نهایت، یک سازمان، به همان اندازه ای سالم و قدرتمند است که سیستم ارتباطی آن اجازه می دهد.

منابع:

https://graduate.northeastern.edu

https://ca.indeed.com