پیش بینی مالی در مه غلیظ

یک پارادوکس عجیب در قلب هر کسب و کاری وجود دارد. دقیقا زمانی که بیش از هر وقت دیگری به یک نقشه دقیق و قابل اعتماد نیاز دارید (همان دوران عدم قطعیت اقتصادی، نوسانات و تغییرات ناگهانی بازار) همان زمانی است که تمام نقشه های موجود بی اعتبار و منسوخ به نظر می رسند. 

رانندگی در یک مه غلیظ را تصور کنید که در آن دید شما از چند متر فراتر نمی رود. تکیه کردن به نقشه ای که مسیر 100 کیلومتر آینده را نشان می دهد نه تنها مفید نیست، بلکه می تواند خطرناک باشد. یک راننده تازه کار در این شرایط یا از ترس متوقف می شود یا با اتکا به همان نقشه قدیمی با سرعت و کورکورانه به دل خطر می راند. 

اما یک راننده باتجربه، رویکردی کاملا متفاوت در پیش می گیرد. او سرعت خود را کم می کند، به خطوط سفید رنگ جاده که درست در مقابل او قرار دارند اعتماد می کند، تمام حواس خود را برای شنیدن صداهای اطراف و دیدن نورهای ضعیف در دوردست به کار می گیرد و مهمتر از همه به جای تلاش برای پیش بینی پیچ خطرناک بعدی تمام تمرکز خود را بر روی گرفتن بهترین تصمیم ممکن در لحظه حال می گذارد.

در دنیای کسب و کار پیش بینی مالی (Financial Forecasting) به صورت سنتی همان نقشه قدیمی و بلندمدت است. بسیاری از شرکت ها هنوز به فرآیند بودجه بندی سالانه به عنوان یک قانون غیرقابل تغییر نگاه می کنند؛ سندی که یک بار در سال تهیه می شود و قرار است مسیر 12 ماه آینده را مشخص کند. اما در دنیای امروز، این رویکرد منسوخ، همان رانندگی کورکورانه در مه است.

 بحران های جهانی، ظهور ناگهانی یک رقیب نوآور یا تغییر رفتار مصرف کننده، می توانند در چند هفته، دقیق ترین بودجه ها را به یک تکه کاغذ بی ارزش تبدیل کنند. بنابراین، هنر پیش بینی مالی مدرن، دیگر هنر پیشگویی آینده نیست. بلکه هنر ناوبری در عدم قطعیت است. این یک تغییر نگرش بنیادین است که کسب وکارها را از قربانیان منفعل شرایط، به بازیگران فعال و هوشمندی تبدیل می کند که می دانند چگونه در هر لحظه، خود را با واقعیت های جدید وفق دهند.

از گوی بلورین تا اتاق جنگ: قدرت برنامه ریزی سناریو

اولین و مهمترین قدم برای رها شدن از زندان پیش بینی های تک بعدی پذیرش یک حقیقت ساده است: آینده یک مسیر خطی و مشخص نیست، بلکه مجموعه ای از احتمالات است. به جای آنکه تمام انرژی خود را صرف دفاع از یک پیش بینی واحد و صحیح کنید، باید خود را برای چندین آینده محتمل، آماده نمایید. این رویکرد استراتژیک برنامه ریزی سناریو (Scenario Planning) نام دارد.

مطلب مرتبط: 9 تصمیم مالی ساده برای بهبود وضعیت اقتصادی

این فرآیند یک تمرین خلاقانه و در عین حال تحلیلی است. تیم رهبری شرکت باید دور هم جمع شده و حداقل سه داستان متفاوت برای آینده تعریف کند:

•    سناریوی خوش بینانه (بهترین حالت): اگر تمام شرایط به نفع ما پیش برود، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ اگر آن قرارداد بزرگ بسته شود، اگر کمپین بازاریابی ما فراتر از انتظار عمل کند و اگر بازار با سرعتی بیش از پیش بینی ها رشد کند، وضعیت مالی ما چگونه خواهد بود؟

•    سناریوی بدبینانه (بدترین حالت):  این سناریوی «آمادگی برای زمستان» است. اگر بزرگ ترین مشتری خود را از دست بدهیم، اگر یک رکود اقتصادی عمیق رخ دهد و اگر یکی از تامین کنندگان اصلی ما ورشکست شود، چه اتفاقی می افتد؟ چه مقدار ذخیره نقدی نیاز داریم؟ کدام هزینه ها را باید فورا قطع کنیم؟

•    سناریوی واقع بینانه (محتمل ترین حالت):  این سناریو معمولا ترکیبی از نقاط قوت و ضعف و فرصت ها و تهدیدهای مختلف است و به عنوان مبنای اصلی عملیاتی در نظر گرفته می شود.

قدرت واقعی این تمرین، نه در خود سناریوها بلکه در گفت وگوهای استراتژیکی است که پیرامون آنها شکل می گیرد. این فرآیند تیم شما را مجبور می کند تا به صورت عمیق درباره ریسک ها فکر کنند، محرک های اصلی کسب و کار خود را بشناسند و برای هر آینده ای یک برنامه واکنش از پیش تعیین شده داشته باشند. در نتیجه، وقتی یکی از این سناریوها شروع به محقق شدن می کند، تیم شما دچار شوک و سردرگمی نخواهد شد، بلکه با آرامش، همان برنامه ای را اجرا می کند که ماه ها قبل، در یک اتاق جنگ آرام و متمرکز، روی آن توافق کرده بود.

کوتاه تر کردن افق دید: جایگزینی تلسکوپ با میکروسکوپ

تکیه بر یک بودجه سالانه در دنیای پرنوسان امروز مانند تلاش برای هدایت یک کشتی با نگاه کردن به ستاره ها در یک شب ابری است. شما به ابزاری نیاز دارید که به شما بگوید در همین لحظه، در زیر سطح آب چه خبر است. این ابزار پیش بینی های غلتان (Rolling Forecasts) نام دارد.

یک پیش بینی غلتان، برخلاف بودجه سالانه که ثابت و ایستا است، یک سند زنده و پویاست. در این مدل، شما به طور مداوم (مثلا در پایان هر ماه یا هر فصل) پیش بینی خود را برای ۱۲ یا ۱۸ ماه آینده به روزرسانی می کنید. با به پایان رسیدن یک ماه، آن ماه از ابتدای دوره حذف و یک ماه جدید به انتهای دوره اضافه می شود. این کار باعث می شود که شما همیشه یک دید ۱۲ ماهه و به روز از آینده داشته باشید که براساس آخرین و دقیق ترین اطلاعات موجود شکل گرفته است.

این رویکرد چندین مزیت استراتژیک دارد. اول، به کسب و کار چابکی بی نظیری می دهد تا به سرعت به تغییرات بازار واکنش نشان دهد. دوم، فرآیند پیش بینی را از یک رویداد پراسترس سالانه، به یک عادت مستمر و یک گفت وگوی دائمی در شرکت تبدیل می کند و سوم، دقت پیش بینی ها را به شدت افزایش می دهد، زیرا آنها همیشه براساس داده های واقعی و اخیر بنا شده اند، نه مفروضات ۹ ماه پیش.

فراتر از اعداد: گوش دادن به سیگنال های پیشرو

صورت های مالی مانند گزارش کالبدشکافی یک بیمار هستند؛ به شما می گویند در گذشته چه اتفاقی افتاده است، اما اطلاعات کمی درباره وضعیت سلامت بیمار در آینده به شما می دهند. اینها شاخص های پس رو (معطوف به گذشته) هستند. در دوران عدم قطعیت، شما باید به شدت بر روی شاخص های پیش رو (حال و آینده محور) تمرکز کنید؛ داده هایی غیرمالی که مانند یک سیستم هشدار اولیه عمل کرده و جهت حرکت آینده کسب و کار را پیش بینی می‎کنند.

مطلب مرتبط: مدیریت مالی هوشمند در دنیای کسب و کار

این شاخص ها برای هر کسب وکاری متفاوت هستند، اما چند مثال می تواند موضوع را روشن کند:

•    برای یک شرکت نرم افزاری: به جای تمرکز صرف بر درآمد ماه گذشته باید به معیارهایی مانند نرخ ریزش مشتری، میزان تعامل کاربران با محصول و سرعت رشد لیدهای فروش توجه کرد. کاهش تعامل کاربران یک سیگنال هشدار اولیه است که احتمالا چند ماه بعد خود را در صورت های مالی نشان خواهد داد.

•    برای یک شرکت خرده فروشی آنلاین: به جای نگاه کردن به آمار فروش فصل گذشته باید معیارهایی مانند ترافیک سایت، نرخ رها کردن سبد خرید (Cart Abandonment Rate) و هزینه جذب مشتری را به صورت روزانه رصد کرد.

یک داشبورد مدیریتی هوشمند ترکیبی از این دو نوع شاخص را به نمایش می گذارد. این کار به رهبران اجازه می دهد تا نه تنها به آینه عقب (نتایج مالی گذشته) نگاه کنند، بلکه از طریق شیشه جلو (شاخص های پیش رو) دید بهتری نسبت به مسیر پیش رو داشته باشند.

سخن پایانی

هدف از تمام این استراتژی ها رسیدن به یک پیش بینی 100 درصد دقیق نیست. چنین چیزی در دنیای واقعی وجود ندارد. هدف واقعی، ساختن یک سازمان مقاوم و سازگار است؛ سازمانی که عدم قطعیت را نه به عنوان یک تهدید فلج کننده، بلکه به عنوان یک واقعیت دائمی می پذیرد و خود را به ابزارهایی مجهز می کند که به او اجازه می دهند تا سریع تر و هوشمندانه تر از رقبای خود به تغییرات واکنش نشان دهد.

راننده باتجربه ای که در مه غلیظ رانندگی می کند، از مه نمی ترسد. او آن را به عنوان بخشی از مسیر می پذیرد و با تغییر ابزارها و تمرکز خود، با اطمینان به راهش ادامه می دهد. کسب و کارهایی که این نگرش جدید را در فرآیندهای پیش بینی مالی خود اتخاذ می کنند، نه تنها از توفان های اقتصادی جان سالم به در خواهند برد، بلکه یاد می گیرند که چگونه از بادهای تغییر به نفع خود استفاده کرده و با سرعت بیشتری به سوی مقصدشان حرکت کنند.

منابع:

https://www.flowcap.com

https://www.cfainstitute.org