فراسوی مدیریت زمان: چرا تیک زدن لیست کارها دیگر جواب نمی دهد؟

بیایید مقاله را با یک صحنه آشنا شروع کنیم: یک روز کاری شلوغ و لیست بلندبالایی از وظایف پیش روی شماست. نوتیفیکیشن های ایمیل و پیام رسان ها بی وقفه روی صفحه نمایش ظاهر می شوند. شما از جلسه ای به جلسه دیگر می دوید و در تلاشید تا به همه چیز رسیدگی کنید. در پایان روز خسته و فرسوده هستید، اما وقتی به لیست وظایف تان نگاه می کنید، حس می کنید کار معناداری انجام نداده اید. با وجود مشغول بودن تمام وقت، احساس بهره وری نمی کنید. این داستان تلخ و تکراری زندگی بسیاری از متخصصان در دنیای مدرن است. ما دهه هاست که درگیر یک وسواس فرهنگی به نام مدیریت زمان شده ایم، غافل از اینکه مشکل اصلی جای دیگری است.

ما به اشتباه بهره وری را با مدیریت دقیق هر دقیقه از روز برابر دانسته ایم. ما زمان خود را با ابزارهای بی شمار ردیابی می کنیم، روزمان را به بلوک های 15 دقیقه ای تقسیم می کنیم و تلاش می کنیم مانند یک ربات وظایف را یکی پس از دیگری تیک بزنیم، اما این رویکرد یک حقیقت بنیادین را نادیده می گیرد: ما انسان هستیم، نه ماشین. 

مشکل ما کمبود زمان نیست؛ مشکل مدیریت نادرست ارزشمندترین منابع ما یعنی انرژی، توجه و تمرکز است. وقت آن رسیده که از زندان ساعت مچی رها شویم و یک رویکرد هوشمندانه و انسانی تری برای بهره وری واقعی را یاد بگیریم. آماده اید به دل ماجرا بزنیم؟

تغییر اول: مدیریت انرژی، نه زمان

مهمترین تغییری که در نگرش خود باید ایجاد کنید، همین است. زمان یک منبع ثابت و خارجی است که برای همه به یک شکل می گذرد. شما نمی توانید در روز بیشتر از ۲۴ ساعت زمان بسازید، اما انرژی یک منبع درونی، پویا و قابل تجدید است. 

مطلب مرتبط: طراحی برنامه مدیریت زمان: راهنمایی برای زمان بندی حرفه ای

شما می توانید کیفیت انرژی خود را در طول روز مدیریت کرده و آن را افزایش دهید. آیا تا به حال دقت کرده اید که در برخی از ساعات روز (معمولا صبح) ذهنی شفاف و خلاق دارید و در ساعاتی دیگر (معمولا بعد از ظهر) به سختی می توانید روی یک پاراگراف تمرکز کنید؟

این اوج و فرودهای انرژی طبیعی هستند. رهبران هوشمند به جای مبارزه با این ریتم طبیعی از آن به نفع خود استفاده می کنند. آنها پیچیده ترین و مهمترین وظایف خود، یعنی کارهایی که به تمرکز و تفکر عمیق نیاز دارند را برای ساعاتی برنامه ریزی می کنند که در اوج انرژی ذهنی خود هستند. 

کارهای سبک تر و اداری تر، مانند پاسخ دادن به ایمیل ها یا کارهای روتین، به زمانی موکول می شوند که سطح انرژی پایین تر است. ورزشکاران حرفه ای نیز همین کار را می کنند؛ آنها روی چرخه های تمرین شدید و ریکاوری کامل تمرکز دارند. شما هم یک ورزشکار ذهنی هستید؛ به ریکاوری و استراحت های واقعی (نه صرفا چک کردن شبکه های اجتماعی) برای شارژ مجدد باتری انرژی تان نیاز دارید.

تغییر دوم: شروع کار با قانون 2 دقیقه ای

بزرگ ترین دشمن بهره وری اغلب شروع نکردن کار است. ما به یک وظیفه بزرگ نگاه می کنیم، احساس درماندگی می کنیم و آن را به تعویق می اندازیم. قانون دو دقیقه ای که در طول یک دهه اخیر به شهرت رسیده، یک راه حل درخشان برای این مشکل است. 

قانون ساده است: اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه طول می کشد، همان لحظه آن را انجام دهید. آن را یادداشت نکنید، به لیست اضافه نکنید و در موردش فکر نکنید. فقط انجامش دهید. پاسخ به یک ایمیل کوتاه، ارسال یک پیام یا مرتب کردن میز کارتان همگی در این دسته قرار می گیرند. این کار از انباشته شدن وظایف کوچک و ایجاد آشفتگی ذهنی جلوگیری می کند.

برای کارهای بزرگ تر نسخه دیگری از این قانون وجود دارد: هر وظیفه جدیدی را طوری برای خود تعریف کنید که شروع آن کمتر از دو دقیقه زمان ببرد. به جای آنکه در لیست خود بنویسید «نوشتن گزارش فصل»، بنویسید «باز کردن فایل ورد و نوشتن عنوان گزارش». این کار مانع روانی شروع کار را از بین می برد. پس از آنکه دو دقیقه اول را پشت سر گذاشتید، نیروی حرکت به شما کمک می کند تا کار را ادامه دهید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

تغییر سوم: پیروزی در جنگ با کار عمیق

دنیای ما برای حواسپرتی طراحی شده است. نوتیفیکیشن ها، پیام ها و دسترسی دائمی به اینترنت توانایی ما برای تمرکز عمیق و طولانی مدت را نابود کرده اند. کار سطحی، یعنی انجام کارهایی که به تمرکز زیادی نیاز ندارند و می توان در حین حواس پرتی انجام شان داد، به حالت پیشفرض ما تبدیل شده است، اما ارزش واقعی در دنیای کنونی در کار عمیق نهفته است. کار عمیق، یعنی تمرکز کامل و بدون مزاحمت بر روی یک وظیفه پیچیده که توانایی های شما را به چالش می کشد.

برای انجام کار عمیق باید به صورت عامدانه برای خودتان سنگر بسازید. برای ۹۰ دقیقه تمام نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید، گوشی خود را در اتاق دیگری بگذارید و به همکاران تان اطلاع دهید که در این بازه زمانی در دسترس نیستید. شرکت هایی مانند اینتل ساعت هایی را در هفته به عنوان زمان تفکر (Think Time) برای مهندسان خود در نظر می گرفتند تا آنها بتوانند بدون مزاحمت روی حل مسائل پیچیده کار کنند. با اختصاص دادن بلوک های زمانی مشخص به کار عمیق، شما در عرض چند ساعت می توانید به اندازه ی یک روز کاریِ پر از حواس پرتی، خروجی باکیفیت تولید کنید.

انقلاب چهارم: استفاده از ضرب الاجل به نفع خود

هر کاری به اندازه زمانی که برای آن در نظر گرفته شده، طول می کشد. اگر برای انجام یک پروژه به خودتان یک ماه فرصت بدهید، آن پروژه یک ماه طول خواهد کشید. اگر همان کار را به خودتان در یک هفته محول کنید، به احتمال زیاد راهی برای انجام دادنش در همان یک هفته پیدا خواهید کرد. این یک ترفند روانشناسی قدرتمند است. به جای داشتن ضرب الاجل های دور و مبهم، برای خودتان چالش های زمانی کوتاه تر و مشخص تری تعریف کنید. این کار حس اضطرار مثبتی ایجاد کرده و شما را وادار می کند تا بر روی کارهای ضروری تمرکز کرده و از کمال گرایی بیهوده پرهیز کنید.

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر زمان با تکنیک های طلایی

سخن پایانی

بهره وری واقعی به معنای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر نیست. این به معنای انجام کارهای درست با بالاترین کیفیت ممکن و با حفظ سلامت روان است. رویکردهای مدرن به بهره وری، ما را تشویق می کنند تا از نقش یک مدیر زمان خارج شده و به نقش یک مدیر انرژی و توجه وارد شویم. 

به جای جنگیدن با ساعت با ریتم های طبیعی بدن و ذهن خود همکاری کنید. به جای ساختن لیست های بی انتها، با بی رحمی اولویت بندی کنید و به جای آنکه اجازه دهید دنیای دیجیتال توجه شما را بدزدد، از تمرکز خود مانند یک گنجینه گرانبها محافظت کنید. با این تغییر نگرش، شما نه تنها بهره ورتر خواهید شد، بلکه کاری رضایت بخش تر و زندگی متعادل تری را نیز تجربه خواهید کرد.

منابع:

https://www.calendar.com

https://ca.indeed.com