بهینه سازی واحد منابع انسانی: کلید انسجام سازمانی

واحد منابع انسانی (HR) برای دهه ها در ذهن بسیاری از مدیران و کارمندان مترادف با یک واحد اداری، کاغذبازی های بی پایان و سیاست های دست و پاگیر بود. این بخش جایی بود که قراردادها امضا می شد، مرخصی ها ثبت می شد و در نهایت فرآیند خروج از شرکت در آن انجام می گرفت. در بهترین حالت یک ضرورت عملیاتی و در بدترین حالت یک مرکز هزینه بود که سرعت کسب و کار را کند می کرد، اما این تصویر متعلق به گذشته است. در اقتصاد مبتنی بر دانش و استعداد امروز جنگ واقعی شرکت ها دیگر بر سر سهم بازار نیست، بلکه بر سر جذب و نگه داشتن بهترین مغزهاست. در چنین میدانی منابع انسانی دیگر نمی تواند یک تماشاگر در حاشیه باشد.

اینجاست که مفهوم بهینه سازی منابع انسانی وارد می شود. این بهینه سازی یک رویکرد استراتژیک برای بازنگری، ساده سازی و هوشمندسازی تمام فرآیندهای مرتبط با کارمندان است. هدف صرفا کاهش هزینه ها یا سریع تر کردن کارها نیست. هدف نهایی آزاد کردن پتانسیل واقعی واحد منابع انسانی و تبدیل آن از یک بازوی اجرایی به یک شریک استراتژیک برای مدیرعامل است؛ شریکی که با استفاده از داده ها و فناوری، به رشد و نوآوری شرکت کمک می کند و تجربه ای بی نظیر برای کارمندان خلق می کند.

ما در این مقاله قصد داریم شما را با مسیر بهینه سازی واحد منابع انسانی آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید تا بدل به کارآفرینی همه فن حریف در این حوزه شوید.

بهینه سازی منابع انسانی یعنی چه؟ 

تصور کنید واحد منابع انسانی شما مانند یک آشپزخانه قدیمی است. آشپزها (متخصصان منابع انسانی) تمام وقت خود را صرف کارهای ابتدایی مانند خرد کردن سبزیجات و شستن ظرف ها می کنند و انرژی کمی برای پختن یک غذای خلاقانه و خوشمزه برای شان باقی می ماند. 

مطلب مرتبط: مدیریت منابع انسانی در عصر جدید: از تیم کاری به خانواده ای صمیمی!

بهینه سازی مانند مجهز کردن این آشپزخانه به ابزارهای مدرن است. یک غذاساز کارهای خرد کردن را در چند ثانیه انجام می دهد و یک ماشین ظرفشویی مسئولیت شست وشو را برعهده می گیرد. حالا آشپزها وقت و انرژی دارند تا روی آنچه واقعا در آن متخصص هستند تمرکز کنند: طراحی یک منوی استثنایی و خلق تجربه ای به یادماندنی برای مهمانان (کارمندان). بهینه سازی منابع انسانی دقیقا همین کار را می کند؛ کارهای تکراری و وقت گیر را به فناوری می سپارد تا انسان ها بتوانند روی استراتژی، فرهنگ و رشد تمرکز کنند.

کالبدشکافی فرآیندها: حوزه های کلیدی برای بهینه سازی

بهینه سازی یک پروژه یکپارچه است، اما می توان آن را به چند حوزه کلیدی تقسیم کرد که بیشترین تاثیر را بر سازمان دارند.

انقلاب در استخدام: از انتشار آگهی تا شکار هوشمند استعداد

فرآیند استخدام سنتی، کند، پرهزینه و اغلب ناکارآمد است. رزومه ها به صورت دستی بررسی می شوند، هماهنگی برای مصاحبه ها از طریق ایمیل های متعدد انجام می گیرد و کاندیداها برای هفته ها در بی خبری باقی می مانند. یک سیستم ردیابی متقاضی بهینه می تواند به طور خودکار رزومه ها را براساس کلمات کلیدی فیلتر کند، ارتباطات با کاندیداها را خودکار کند و یک تجربه روان و حرفه ای برای شان بسازد. این کار نه تنها زمان استخدام را به شدت کاهش می دهد، بلکه به تیم منابع انسانی اجازه می دهد تا وقت خود را صرف جست وجوی فعالانه برای «کاندیداهای منفعل» و ساختن یک برند کارفرمایی جذاب کند.

مدیریت عملکرد: پایان دادن به ارزیابی های سالانه ترسناک

ارزیابی عملکرد سالانه یکی از منفورترین فرآیندهای سازمانی است. این جلسات اغلب به گذشته نگاه می کنند، بر نقاط ضعف متمرکز هستند و به ندرت به رشد واقعی فرد کمک می کنند. رویکرد بهینه حرکت به سوی یک سیستم «مدیریت عملکرد مستمر» است. شرکت هایی مانند ادوبی و آمازون سال ها پیش این سیستم های سنتی را کنار گذاشتند. با استفاده از نرم افزارهای مدرن مدیران و کارمندان می توانند به صورت فصلی یا حتی ماهانه اهداف خود را بازبینی کنند، بازخورد آنی و سازنده به یکدیگر بدهند و گفت وگوها را از یک جلسه قضاوتی به یک مکالمه مربیگری برای رشد تبدیل کنند.

مطلب مرتبط: مدیریت منابع انسانی؛ مهارت هایی که باید یاد بگیرید

آموزش و توسعه: سرمایه گذاری هدفمند 

دوره های آموزشی عمومی و یکسان برای همه، معمولا اتلاف وقت و پول است. بهینه سازی در این حوزه به معنای حرکت به سوی یادگیری شخصی سازی شده است. یک سیستم مدیریت یادگیری مدرن می تواند براساس نقش هر فرد، مهارت های مورد نیاز و نقاط ضعف شناسایی شده در ارزیابی های عملکرد، مسیرهای آموزشی منحصر به فردی را به او پیشنهاد دهد. ارائه محتوای آموزشی در قالب ویدئوهای کوتاه که کارمندان بتوانند در هر زمان و مکانی به آن دسترسی داشته باشند، اثربخشی آموزش را به شدت بالا می برد.

پردازش حقوق و مزایا: دقت، سرعت و شفافیت

اشتباه در محاسبه حقوق و مزایا، یکی از سریع ترین راه ها برای از بین بردن اعتماد کارمندان است. فرآیندهای دستی و مبتنی بر اکسل، مستعد خطاهای انسانی هستند. یک سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد، این فرآیند را خودکار کرده، از انطباق با قوانین اطمینان حاصل می کند و به کارمندان اجازه می دهد تا از طریق یک پرتال سلف سرویس، به فیش حقوقی و اطلاعات مزایای خود به راحتی دسترسی داشته باشند. این کار نه تنها بار کاری را از دوش واحد منابع انسانی برمی دارد، بلکه با ایجاد شفافیت، به کارمندان حس کنترل و اطمینان می دهد.

قدرت داده ها: تصمیم گیری با قطب نما، نه با حدس و گمان

مهمترین رکن بهینه سازی منابع انسانی، استفاده از داده ها برای تصمیم گیری است. یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی مدرن تمام داده های مربوط به کارمندان را در یک مکان جمع آوری می کند. با تحلیل این داده ها، تیم منابع انسانی می تواند به سوالات حیاتی پاسخ دهد:

•    نرخ خروج از شرکت ما چقدر است و چرا افراد ما را ترک می کنند؟

•    کدام کانال های استخدامی، باکیفیت ترین نیروها را برای ما فراهم می کنند؟

•    آیا بین عملکرد بالا و شرکت در دوره های آموزشی خاص، رابطه ای وجود دارد؟

•    کدام تیم ها بیشترین آمار فرسودگی شغلی را گزارش می دهند؟

پاسخ به این سوالات به رهبران منابع انسانی اجازه می دهد تا از حالت واکنشی خارج شده، مشکلات را پیش بینی کنند و با ارائه گزارش های مستند، ارزش سرمایه گذاری روی برنامه های مرتبط با کارمندان را به هیأت مدیره اثبات کنند.

مطلب مرتبط: مهمترین چالش های حوزه مدیریت منابع انسانی در عصر حاضر

در میان این همه صحبت از اتوماسیون و داده، نباید مهمترین بخش منابع انسانی را فراموش کرد: انسان. هدف از بهینه سازی حذف تعاملات انسانی نیست، بلکه غنی تر کردن آنهاست. وقتی یک مدیر منابع انسانی دیگر مجبور نباشد ساعت ها وقت خود را صرف ورود دستی اطلاعات مرخصی کند، می تواند آن زمان را صرف صحبت با یک کارمند نگران، مربیگری یک مدیر جدید یا طراحی یک برنامه برای بهبود فرهنگ سازمانی کند. فناوری قرار است بخش «منابع» را مدیریت کند تا انسان ها بتوانند روی بخش «انسانی» تمرکز کنند.

نتیجه گیری

بهینه سازی منابع انسانی دیگر یک انتخاب لوکس برای شرکت های بزرگ نیست؛ این یک ضرورت استراتژیک برای هر کسب و کاری است که می خواهد در بازار رقابتی امروز دوام بیاورد و رشد کند. با پذیرش فناوری های هوشمند، تمرکز بر روی داده ها و توانمندسازی متخصصان منابع انسانی برای ایفای نقشی استراتژیک تر، شرکت ها می توانند محیط کاری جذاب تر، کارآمدتر و انسانی تری بسازند. این یک سرمایه گذاری مستقیم بر روی افرادی است که در نهایت، موفقیت کسب وکار شما را رقم می زنند.

منابع:

https://ca.indeed.com

https://www.aihr.com