هفته کاری بدون جلسه چیست؟

تقویم کاری تان را باز کنید. به احتمال زیاد با منظره ای شبیه به یک بازی پیچیده روبه‎رو می شوید: بلوک های رنگارنگ جلسات که به صورت فشرده و بی رحمانه در کنار هم چیده شده اند و هیچ فضای خالی برای نفس کشیدن، فکر کردن یا کار کردن باقی نگذاشته اند. ما در یک اپیدمی جهانی «جلسه زدگی» زندگی می کنیم؛ بیماری ای که در آن مشغول بودن با مولد بودن اشتباه گرفته می شود و حضور در یک جلسه به خودی خود مترادف با انجام کار تلقی می شود.

ما آنقدر به این ریتم عادت کرده ایم که دیگر حتی به آن فکر نمی کنیم. جلسه پشت جلسه از بحث های استراتژیک گرفته تا «جلساتی برای برنامه ریزی جلسات آینده». اما در اعماق وجودمان، می دانیم که بخش بزرگی از این زمان، در حال هدر رفتن است. همه ما در آن جلسه ای بوده ایم که می توانست یک ایمیل باشد.

اینجاست که یک ایده رادیکال و به ظاهر دیوانه وار، وارد صحنه می شود: «هفته بدون جلسه». در نگاه اول، این ایده مانند یک رویای آرمان شهری و غیرعملی به نظر می رسد، اما برای شرکت های شجاعی که آن را آزمایش کرده اند، این یک هفته تعطیلات و استراحت نبوده است. 

این یک شوک درمانی استراتژیک بوده؛ یک آینه بزرگ و بی رحم که ناکارآمدی ها، فرآیندهای معیوب و بیماری های فرهنگی پنهان سازمان را به وضوح به نمایش گذاشته است. سوال بزرگ این نیست که آیا یک هفته بدون جلسه لذت بخش است یا نه. سوال واقعی این است: سکوت این یک هفته، چه چیزی را درباره سازمان شما آشکار می کند؟

یک هفته بدون جلسه چه چیزی را درباره سازمان شما آشکار می کند؟

ارزش واقعی این آزمایش، در آن پنج روز آرامش نیست؛ در آن یادگیری هایی است که از دل این آرامش بیرون می آید. وقتی شما به صورت موقت، چوب زیربغل سازمان تان (یعنی جلسات) را از آن می گیرید، تازه می فهمید که کدام عضلاتش قوی و کدام یک فلج هستند.

مطلب مرتبط: چگونه بهره وری جلسه کاری تان را افزایش دهید؟

آشکارسازی اعتیاد به کار نمایشی

بسیاری از جلسات، به خصوص جلسات بزرگ و با حضور مدیران ارشد، بیشتر یک تئاتر هستند تا یک فرآیند تصمیم گیری. آنها جایی هستند که افراد حضور خود را اعلام می کنند، چند جمله هوشمندانه می گویند و دیده می شوند که در حال کار کردن هستند. وقتی جلسات را حذف می کنید، افراد مجبور می شوند که ارزش خود را نه با حرف، که با «خروجی» کارشان نشان دهند. این آزمایش به سرعت تفاوت میان افرادی که واقعا کار می کنند و افرادی که فقط در جلسات شرکت می کنند را آشکار می سازد.

ضعف مرگبار در ارتباطات غیرهمزمان 

اگر با حذف جلسات تمام پروژه ها متوقف شده و سازمان شما دچار هرج و مرج می شود، این یک خبر بسیار بد است. این نشان می دهد که فرهنگ ارتباطی شما به شدت بر روی گفت وگوهای زنده و همزمان متکی است و در ارتباطات نوشتاری و مستندسازی، فاجعه بار عمل می کند. این یعنی اطلاعات حیاتی در مکالمات شفاهی گم می شوند، تصمیمات به صورت رسمی ثبت نمی شوند و افراد برای هر قدم کوچکی، نیاز به یک جلسه هماهنگی دارند. شرکت هایی مانند آسانا (ASANA) که با تیم های کاملا دورکار و در مناطق زمانی مختلف فعالیت می کنند، امپراتوری خود را بر پایه همین ارتباطات غیرهمزمان مستحکم بنا کرده اند. یک هفته بدون جلسه، به شما نشان می دهد که در این مهارت حیاتی، چقدر ضعیف هستید.

مطلب مرتبط: چطور برای نخستین جلسه راهبردی خود آماده شویم؟

ترس تصمیم گیری مستقل

چرا برای گرفتن یک تصمیم ساده، به یک جلسه یک ساعته با حضور 10 نفر نیاز داریم؟ اغلب به این دلیل که یک فرهنگ فرار از مسئولیت در سازمان حاکم است. مدیران به تیم خود برای گرفتن تصمیمات مستقل اعتماد ندارند و اعضای تیم نیز آنقدر از شکست می ترسند که ترجیح می دهند مسئولیت یک تصمیم را بر روی دوش یک «کمیته» بیندازند. حذف جلسات، افراد را مجبور به مالکیت می کند. آنها باید براساس اطلاعات موجود، تصمیم بگیرند، اقدام کنند و مسئولیت عواقب آن را بپذیرند. این یک آزمون واقعی برای سنجش میزان توانمندسازی در فرهنگ شماست.

هزینه واقعی و ارزش گمشده کار عمیق

مفهوم کار عمیق (Deep Work) به توانایی تمرکز بدون وقفه بر روی یک کار پیچیده اشاره دارد. کارهایی مانند برنامه نویسی، طراحی استراتژی یا نوشتن یک متن خلاقانه، نیازمند همین نوع از تمرکز هستند. هر جلسه، حتی یک جلسه کوتاه ۳۰ دقیقه ای این رشته تمرکز را پاره می کند و بازگشت به آن حالت ذهنی، زمان زیادی می برد. یک هفته بدون جلسه، به تیم های فنی و خلاق شما اجازه می دهد تا برای اولین بار، طعم شیرین ساعت ها کار بدون وقفه را بچشند. افزایش خیره کننده بهره وری آنها در این یک هفته، بهترین گواه بر هزینه پنهانی است که فرهنگ جلسه محور شما هر روز به سازمان تحمیل می کند.

چگونه یک هفته بدون جلسه موفق را اجرا کنیم؟

این آزمایش اگر به درستی اجرا نشود، می تواند به نتایج معکوس منجر شود. این یک اعتراض فردی نیست، یک تغییر سازمانی هماهنگ است.

•    از بالا شروع کنید: این حرکت باید توسط رهبری سازمان حمایت و اعلام شود. اگر مدیران ارشد خودشان به این قانون پایبند نباشند، هیچ کس دیگری آن را جدی نخواهد گرفت.

•    قوانین را به وضوح تعریف کنید: آیا این قانون مطلق است؟ آیا جلسات ضروری با مشتریان یا مصاحبه های استخدامی نیز لغو می شوند؟ آیا گفت وگوهای یک به یک میان مدیر و کارمند نیز ممنوع است؟ بهتر است برای این موارد استثنا قائل شوید. هدف، حذف جلسات داخلی و گروهی است که بیشترین زمان را تلف می کنند.

•    از قبل برنامه ریزی کنید: یک هفته قبل از شروع، مدیران باید با تیم های خود جلسه گذاشته و اولویت ها و اهداف آن هفته را کاملا شفاف کنند. باید مطمئن شوید که همه می دانند روی چه چیزی باید کار کنند و ابزارهای لازم برای ارتباط غیرهمزمان را در اختیار دارند.

•    یک کالبدشکافی صادقانه داشته باشید: مهمترین بخش این آزمایش، جلسه ای است که در «پایان» آن هفته برگزار می شود. در این جلسه از همه بازخورد بگیرید. چه چیزی عالی بود؟ چه چیزی شکست خورد؟ کدام کارها واقعا و حقیقتا به یک جلسه نیاز داشتند؟ پاسخ به این سوالات، نقشه راه شما برای طراحی یک فرهنگ ارتباطی جدید و هوشمندانه خواهد بود.

مطلب مرتبط: در نخستین جلسه با سرمایه گذار به این ۵ توصیه توجه کنید

سخن پایانی

هدف از یک هفته بدون جلسه، رسیدن به یک آرمان شهر دائمی بدون هیچ جلسه ای نیست. این کار غیرممکن و حتی نامطلوب است. جلسات هدفمند، خلاقانه و با حضور افراد درست، همچنان یکی از قدرتمندترین ابزارهای کسب و کار هستند.

هدف واقعی این آزمایش، فشردن یک دکمه «ریست» فرهنگی است. این یک فرصت برای به چالش کشیدن تمام عادات و فرضیات قدیمی ما درباره نحوه کار کردن است. نتیجه نهایی این آزمایش، حذف تمام جلسات نیست؛ بلکه ارتقای کیفیت و کاهش کمیت آنهاست. پس از این تجربه، شما دیگر هر دعوتی به جلسه را به صورت خودکار نخواهید پذیرفت. شما با جسارت خواهید پرسید: «آیا این جلسه واقعا ضروری است؟ هدف دقیق آن چیست؟ و آیا می توانیم این موضوع را از طریق یک سند اشتراکی حل کنیم؟».

شما شجاعت فشردن این دکمه ریست را دارید؟ سکوت یک هفته ای ممکن است پرسر و صداترین و صادقانه ترین بازخوردی باشد که تا به حال درباره سازمان‎تان شنیده اید.

منابع:

https://www.fastcompany.com