کسب و کارهای کوچک و اشتباهات حوزه پرداخت حقوق

براساس گزارش موسسه فوندرا، 6 میلیون از کسب و کارهای کوچک در ایالات متحده دست ‎کم یک کارمند دائم دارند. اگر کسب و کار شما در میان چنین برندهایی قرار دارد، باید به شما تبریک گفت. امروزه بسیاری از کسب و کارها توان استخدام کارمندان به صورت دائم را ندارند بنابراین اقدام به همکاری با کارآفرینان مستقل و کارمندان پاره وقت می ‎کنند. شاید در نگاه نخست استخدام رسمی کارمندان برای کسب وکارها رویای جذابی باشد. نکته مهم در این میان چالش ‎های همراه با استخدام رسمی کارمندان است.

امروزه بسیاری از کسب و کارهای کوچک در زمینه پرداخت حقوق کارمندان با مشکلات اساسی مواجه هستند. این امر فراتر از مسئله تامین مالی برای پرداخت حقوق کارمندان است. بسیاری از مشکلات به دلیل اشتباهات مدیریتی در زمینه پرداخت صورت می ‎گیرد. در ادامه برخی از مهمترین و رایج‏ترین اشتباهات کسب و کارهای کوچک در زمینه پرداخت حقوق کارمندان مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

عدم دسته ‎بندی کارمندان

پرداخت حقوق به کارمندان براساس تخصص و حوزه فعالیت ‎شان صورت می ‎گیرد. امروزه برندهای مخلتف اقدام به تهیه لیست‎ های مربوط به طبقه ‎بندی کارمندان برای پرداخت حقوق ‎شان در پایان ماه می ‎کنند. کسب و کارهای کوچک به دلیل محدودیت منابع اغلب از چنین کاری صرف نظر می‎ کنند. این امر نیاز مدیران برای شناسایی دقیق کارمندان و میزان حقوق قراردادشان را افزایش می ‎دهد. اگر شما در زمینه دسته ‎بندی کارمندان مشکل دارید، باید اسناد مربوط به استخدام‎ شان را مرور نمایید. این اسناد امکان طبقه ‎بندی ساده کارمندان را فراهم خواهد کرد. نکته مهم در این میان به‎ روز رسانی طبقه ‎بندی موردنظر و مرورش پس از استخدام کارمند تازه است.

مطلب مرتبط: راز موفقیت کسب و کارهای کوچک

اشتباه در زمینه پرداخت دستی حقوق کارمندان همیشه روی می ‎دهد. این فرآیند علاوه بر نیاز به زمان بالا در زمینه جبران اشتباهات پرداختی نیز دشوار خواهد بود. امروزه بسیاری از برندها با استفاده از ابزارهای خودکار اقدام به تعریف دسته‎های مختلف کارمندان و پرداخت خودکار حقوق در بازه‎ های زمانی مشخص می‎کنند.

عدم ثبت سابقه پرداخت

سابقه پرداخت حقوق یا هرگونه فیش مالی باید در بخش حسابداری ثبت شود. این امر از سوی برندهای بزرگ در قالب فایل‎ های فضای ابری صورت می ‎گیرد. کسب و کارهای کوچک در اغلب مسیر توسعه‎ شان نسبت به این امر توجهی ندارند بنابراین در صورت تمایل برای اتمام همکاری با یکی از کارکنان باید ساعت ‎ها به دنبال سابقه فعالیت و میزان پرداختی به آنها باشند. این امر شرایط دشواری برای ادامه همکاری یا صرف نظر از آن ایجاد می ‎کند. یکی از دلایل اصلی عدم ثبت سابقه پرداخت فقدان آینده‎ نگری در کسب و کارهای کوچک است. نگاهی دقیق به وضعیت کسب و کار و برنامه توسعه ‎اش انگیزه بیشتری در مدیران برای بهبود شرایط موردنظر ایجاد خواهد کرد.

استخدام حسابدار از سوی کسب و کارهای کوچک بار مالی قابل توجهی به همراه دارد بنابراین شاید مدیران ارشد مجبور به حسابداری نیز شوند. نکته مهم در این میان استفاده از ابزارهای مناسب برای ساده‎ سازی فرآیند حسابداری است. این امر امکان مدیریت بهینه شرایط برای کسب و کارها را فراهم خواهد کرد. وقتی وضعیت حساب‎های شرکت به طور منظم بررسی شود، مشکلات مالی کمتری پیش روی برندها قرار خواهد گرفت. این امر برای کسب و کارهای کوچک با توانایی محدود در زمینه مدیریت بحران مالی به شدت دارای اهمیت است.

مدیریت پرداخت‎ ها به صورت انفرادی

برخی از مدیران برای صرفه‎ جویی در هزینه ‎های جاری برند اقدام به مدیریت انفرادی پرداختی ‎ها می ‎کنند. این امر شرایط دشواری از نظر مدیریت زمان برای مدیران ایجاد خواهد کرد. شاید براساس این الگو در کوتاه‎ مدت امکان صرفه‏ جویی در هزینه‎ ها فراهم شود، اما در بلندمدت مدیران توان کمتری برای رسیدگی به وظایف اصلی ‎شان خواهند داشت بنابراین همیشه باید نسبت به مدیریت پرداختی ‎ها به صورت گروهی اقدام کرد.

امروزه عرصه کسب و کار نیاز به مدیریت گروهی دارد. ایده مدیریت و ساماندهی بخش ‎های مختلف به صورت انفرادی در اغلب اوقات موجب شکست کسب و کارها می ‎شود بنابراین باید تجدیدنظر اساسی در نحوه مدیریت کسب و کارهای کوچک صورت گیرد.

مطلب مرتبط: راه هایی برای کاهش هزینه کسب و کارهای کوچک

برخی از کسب و کارها به طور مداوم با اشتباهات حوزه پرداخت حقوق کارمندان مواجه هستند. این امر ناشی از عدم ارزیابی وضعیت کسب و کار در بازه‎ های زمانی مشخص است. گاهی اوقات اشتباهات کسب و کار برندها بسیار ساده است، اما درگیری شدید در کار روزانه امکان بازنگری در وضعیت کسب و کار را فراهم نمی ‎کند. در چنین شرایطی اغلب کسب و کارها فرآیندهای اشتباه ‎شان را ادامه می‎ دهند.